Ropes & Gray พัฒนา AI ตรวจสอบสถานะธุรกรรมอย่างไร

ในการตรวจสอบสถานะก่อนทำธุรกรรม ทนายความต้องตรวจเอกสารจำนวนมากภายในเวลาที่จำกัด Ropes & Gray เป็นหนึ่งในผู้บุกเบิกการใช้ AI ในวงการกฎหมาย และขณะนี้กำลังร่วมมือกับ OpenAI พัฒนาเครื่องมือ AI ของตนเอง เพื่อให้ลูกค้าเข้าถึงความเชี่ยวชาญได้มากขึ้นและครอบคลุมลูกค้าได้มากขึ้น

ก่อนปิดดีลซื้อกิจการใดๆ ผู้ซื้อต้องตรวจสอบอย่างละเอียดเพื่อยืนยันความถูกต้องของข้อมูลด้านการเงินและกฎหมายที่ผู้ขายระบุไว้ กระบวนการตรวจสอบสถานะก่อนทำธุรกรรมนี้ช่วยค้นหาความเสี่ยงและภาระผูกพัน โดยต้องค้นคว้าข้อมูลจำนวนมาก ซึ่งมักต้องอาศัยทนายความทั้งทีม

ตั้งแต่การไล่ตรวจเอกสารจำนวนมหาศาลไปจนถึงการวิเคราะห์รูปแบบที่พบ การจัดทำข้อเสนอซื้อภายในเวลาอันสั้นอาจต้องใช้เวลาทำงานอย่างหนักหลายวัน Ropes & Gray จึงร่วมกับ OpenAI พัฒนาเครื่องมือ AI สำหรับตรวจสอบสถานะก่อนทำธุรกรรม เพื่อให้ทนายความช่วยลูกค้าเดินหน้าได้เร็วขึ้น

“เครื่องมือนี้ช่วยให้ทนายความทุกคนในสำนักงานของเราได้ทำงานที่เราควรทำจริงๆ” Howard Glazer หุ้นส่วนและหัวหน้าฝ่าย AI สำหรับงานกฎหมายของ Ropes & Gray กล่าว “ลูกค้าไม่ได้จ่ายเงินให้เราเพื่ออ่านตรวจสัญญา แต่จ่ายเพื่อให้เราใช้ดุลยพินิจจากเนื้อหาในสัญญาเหล่านั้น”

เครื่องมือ AI ตรวจสอบสถานะตัวใหม่นี้ทำงานรอบแรกด้วยการไล่ตรวจเอกสารหลายพันหน้า ระบุเอกสารที่เกี่ยวข้อง และจัดกลุ่มตามหัวข้อและประเด็นโดยอัตโนมัติ นอกจากค้นคว้าข้อมูลแล้ว เครื่องมือนี้ยังจัดทำบทสรุปและรายงานฉบับสมบูรณ์ในรูปแบบเฉพาะของ Ropes & Gray เครื่องมือจะจัดทำรายการและหมวดหมู่เอกสารในห้องข้อมูล จึงตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างคู่สัญญาได้อย่างครบถ้วน แทนที่จะดูเอกสารแยกกันทีละฉบับ แน่นอนว่าทนายความสามารถตรวจสอบการจัดกลุ่มและหมวดหมู่ได้ เพื่อยืนยันว่าไม่มีสิ่งใดตกหล่น

การพัฒนาในระยะแรกมุ่งเน้นที่สัญญาทางการค้าที่มีสาระสำคัญ ระหว่างการทำงานร่วมกัน ทนายความของ Ropes & Gray เปรียบเทียบผลลัพธ์จากการทดสอบกับรายงานตรวจสอบสถานะที่คนจัดทำไว้สำหรับดีลที่เสร็จสิ้นแล้ว จากนั้นจึงปรับเกณฑ์การประเมินและรูปแบบรายงานตามสิ่งที่ฉบับร่างทำได้ดีและส่วนที่ยังบกพร่อง

Ropes & Gray ออกแบบเครื่องมือให้ใช้คำสั่งและกรอบการทำงานที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน โดยจำลองขั้นตอนที่ทีมปฏิบัติจริง ตั้งแต่การตรวจสอบเบื้องต้น การสรุป ไปจนถึงการตรวจทานในระดับที่สูงขึ้น เครื่องมือนี้สร้างผลงานคุณภาพสูงอย่างสม่ำเสมอให้สำนักงาน เทียบได้กับผลงานของทนายความระดับต้นถึงกลางที่มีความสามารถ เพื่อใช้เป็นงานตรวจสอบรอบแรกของกระบวนการ

“ทนายความของเรายังต้องตรวจทานทุกอย่าง” Lichtenstein กล่าว “เพราะงานทุกชิ้นที่เราจะส่งให้ลูกค้า เราต้องรับรองได้เต็มร้อย นี่จึงเป็นเหตุผลที่เราออกแบบเครื่องมือให้ทนายความตรวจทานบทสรุประหว่างขั้นตอนและเอกสารจริงได้ง่าย” เมื่อมีเครื่องมือช่วยตรวจสอบเบื้องต้นแล้ว ทนายความก็มีเวลาตรวจทานและปรับปรุงงานมากขึ้น ทำให้ได้ข้อวินิจฉัยสุดท้ายที่ผ่านการพิจารณาอย่างรอบคอบยิ่งขึ้น

Ropes & Gray ได้ประกาศเป้าหมายให้เครื่องมือนี้จัดทำรายงานตรวจสอบสถานะที่ลงรายละเอียดแต่ละประเด็นได้ภายในไม่กี่ชั่วโมง แทนที่จะใช้เวลาหลายสัปดาห์

ด้วยเครื่องมืออย่างเครื่องมือตรวจสอบสถานะที่พัฒนาขึ้นเองและ GPT‑6 Astra ทำให้ Ropes & Gray แก้ปัญหาให้ลูกค้าได้เร็วกว่าที่เคยมาก

• เครื่องมือจัดทำรายการและหมวดหมู่เอกสารในห้องข้อมูล โดยจัดกลุ่มเอกสารที่เกี่ยวข้องกันตามหัวข้อและประเด็น

• กระบวนการทำงานนี้สร้างบทสรุปและรายงานในรูปแบบของ Ropes & Gray

• ทนายความตรวจทานบทสรุประหว่างขั้นตอนและเอกสารต้นทางก่อนส่งงานให้ลูกค้า

• การทดสอบจะเปรียบเทียบผลลัพธ์ฉบับร่างกับรายงานตรวจสอบสถานะที่ทนายความจัดทำ เพื่อปรับปรุงเกณฑ์การประเมินและรูปแบบรายงาน

Lichtenstein และ Glazer แบ่งปันบทเรียนสองข้อจากประสบการณ์ใช้ AI

ลองใช้ AI กับทุกเรื่อง Lichtenstein ใช้ AI ในทุกแง่มุมของชีวิต ตั้งแต่หารองเท้าใส่ออกงานไปจนถึงสั่งให้ AI เขียนโค้ดเกมให้ลูกๆ “แค่ได้ใช้มันกับเรื่องต่างๆ มากมาย ผมก็รู้สึกว่าได้เรียนรู้เยอะมากว่ามันทำอะไรได้ดี และเราจะทำให้มันทำงานได้ดีขึ้นอย่างไร” Lichtenstein อธิบาย “ช่วงที่ได้เรียนรู้คุ้มค่าที่สุดไม่ใช่ตอนที่มันทำได้ดี แต่เป็นตอนที่เราเห็นข้อผิดพลาดแล้วพยายามหาวิธีแก้ นั่นคือจุดที่มันเปลี่ยนจากสิ่งที่ผมลองเล่น มาเป็นเครื่องมือทำงานที่ทรงพลังจริงๆ”

ให้ลูกค้ามาก่อน ในการออกแบบเครื่องมือ AI และกระบวนการทำงาน Ropes & Gray เน้นย้ำว่าต้องคำนึงถึงเป้าหมายสูงสุดของสำนักงานเสมอ “การคิดว่ามีโอกาสอยู่มากมายเป็นเรื่องน่าตื่นเต้น แต่โอกาสนั้นจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อเราเรียนรู้วิธีใช้มัน และทำให้มั่นใจว่าลูกค้าของเราเป็นฝ่ายได้ประโยชน์” Glazer กล่าว “นี่คือสิ่งที่เราให้ความสำคัญ เราจะใช้มันให้เกิดประโยชน์กับลูกค้าได้อย่างไร ถ้าเราทำได้ ทุกอย่างก็จะลงตัว”

• แม้วันนี้ AI จะช่วย Ropes & Gray ตรวจสอบสถานะทางกฎหมาย แต่ Glazer เชื่อว่า AI ในระยะถัดไปจะช่วยสร้างองค์ความรู้ร่วมกันภายในสำนักงาน

• ด้วยหุ้นส่วน 340 คนและทนายความ 1,500 คน Ropes & Gray มองเห็นคุณค่าของการทำให้ทุกคนเข้าถึงความรู้ของกันและกันได้ ตั้งแต่การประชุมกับลูกค้าไปจนถึงโครงการที่ผ่านมา เพื่อแก้ปัญหาให้ลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น

• “นั่นไม่ใช่แค่การประหยัดเวลา และไม่ใช่แค่การประหยัดเงิน” Glazer กล่าว “แต่เป็นการใช้เครื่องมือ AI สร้างคุณค่าโดยตรง ซึ่งเป็นเรื่องที่ยอดเยี่ยมจริงๆ”