HSP GRUPPE สร้างความเชี่ยวชาญ AI ให้งานที่ปรึกษาด้านภาษีอย่างไร

ตัวเลขการใช้งานที่กล่าวถึงในบทความนี้อ้างอิงจากเวิร์กสเปซ ChatGPT Enterprise ที่ HSP GRUPPE และ Kanzleipakt ใช้ร่วมกัน ซึ่งครอบคลุมกลุ่มองค์กร 81 กลุ่ม ทั้งนี้ HSP GRUPPE เป็นเครือข่ายของบริษัทที่ปรึกษาด้านภาษี บริษัทตรวจสอบบัญชี และสำนักงานกฎหมายที่แยกเป็นอิสระจากกันตามกฎหมาย

เป็นเวลากว่าสองทศวรรษที่ HSP GRUPPE⁠(เปิดในหน้าต่างใหม่) ลงทุนอย่างสม่ำเสมอในการแปลงกระบวนการทำงานของสำนักงานวิชาชีพให้เป็นดิจิทัลและเป็นมาตรฐาน ก่อนที่ Generative AI จะถือกำเนิดขึ้น เครือข่ายนี้ได้สร้างมาตรฐานการทำงาน วางระบบบริหารคุณภาพ และปลูกฝังวัฒนธรรมการพัฒนาอย่างต่อเนื่องทั่วทั้งเครือข่าย

เมื่อ ChatGPT ถือกำเนิดขึ้น HSP ไม่ได้มองว่ามันเป็นเพียงเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพอีกหนึ่งอย่าง แต่ยังมองเห็นโอกาสในการทบทวนรูปแบบการทำงานของผู้ประกอบวิชาชีพใหม่ทั้งหมด เพื่อให้งานสามารถพัฒนาต่อไปได้

แทนที่จะถามว่า AI จะช่วยให้พนักงานเขียนอีเมลหรือสรุปเอกสารได้เร็วขึ้นอย่างไร ทีมผู้บริหารกลับตั้งคำถามที่กว้างกว่านั้นว่า จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อ AI กลายเป็นส่วนหนึ่งของรูปแบบการดำเนินงานของบริษัทผู้ให้บริการระดับมืออาชีพ

วิสัยทัศน์ดังกล่าวผลักดันให้ HSP ผสาน ChatGPT Enterprise เข้ากับงานให้คำปรึกษาด้านภาษี การวิจัยด้านกฎหมาย การสื่อสารกับลูกค้า การวิเคราะห์ทางการเงิน และการแลกเปลี่ยนความรู้ทั่วทั้งเครือข่าย

HSP มอง AI ว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงระดับองค์กร ไม่ใช่เพียงแค่การนำซอฟต์แวร์ใหม่มาใช้งาน

องค์กรนำ ChatGPT Enterprise มาใช้โดยให้ความสำคัญอย่างยิ่งกับการส่งเสริมการใช้งาน การกำกับดูแล และการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง เวทีแลกเปลี่ยนความรู้ด้าน AI ที่จัดขึ้นทุกเดือนเปิดโอกาสให้พนักงานแบ่งปันกรณีการใช้งานจริงและเรียนรู้จากกันและกัน ฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยของ ChatGPT Enterprise เป็นรากฐานทางเทคนิคที่สำคัญ ขณะที่การใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าต้องเป็นไปตามข้อกำหนดภายในของ HSP ว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูล การรักษาความลับ และการกำกับดูแล ทั้งนี้ ผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี กฎหมาย หรือบัญชีที่เกี่ยวข้องยังคงมีหน้าที่ตรวจสอบงานและรับผิดชอบขั้นสุดท้ายเสมอ

เป้าหมายไม่ได้มีเพียงการส่งเสริมให้ทดลองใช้ แต่คือการสร้างขีดความสามารถระดับองค์กรที่ขยายผลได้

Carsten Schulz กล่าวไว้ว่า “หลายคนถามผมว่าฟีเจอร์ AI ที่ผมชอบที่สุดคืออะไร แต่ผมไม่เคยตอบคำถามนี้ เพราะฟีเจอร์ใดฟีเจอร์หนึ่งไม่ได้สำคัญ สิ่งสำคัญคือเมื่อคุณเข้าใจว่าทุกอย่างทำงานเชื่อมโยงกันอย่างไร AI จะเปิดประตูสู่โลกใบใหม่ที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง”

บุคลากรทั่วทั้งเครือข่ายนำ AI ไปใช้กับงานประจำวันในรูปแบบใหม่ๆ ได้อย่างรวดเร็ว พร้อมกันนั้น องค์กรก็เริ่มต่อยอดกรณีการใช้งานที่ได้ผลดีให้เป็นเอเจนต์แบบกำหนดเองที่มีมาตรฐานเดียวกัน หนึ่งในนั้นคือ AI Client Communication ซึ่งเป็นเอเจนต์ที่ใช้ร่วมกันเพื่อช่วยร่างเนื้อหาเบื้องต้น และทำให้น้ำเสียงในการสื่อสารมีความสม่ำเสมอและตอบโจทย์ลูกค้ามากขึ้น อย่างไรก็ตาม ผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี กฎหมาย หรือบัญชีที่เกี่ยวข้องยังคงต้องตรวจสอบงานและรับผิดชอบขั้นสุดท้าย ส่วน Booking Assistant SKR03 & SKR04 ช่วยเตรียมข้อมูลและจำแนกคำถามเฉพาะเกี่ยวกับการบันทึกบัญชี โดยพนักงานยังคงเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้ายในฐานะผู้เชี่ยวชาญ เอเจนต์ที่ใช้ร่วมกันเหล่านี้ช่วยลดงานซ้ำซ้อน และทำให้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเข้าถึงได้สำหรับพนักงานทุกคน ไม่ใช่เฉพาะผู้ที่เชี่ยวชาญด้าน AI

จากนั้นบุคลากรก็นำรากฐานเหล่านี้ไปต่อยอดในงานของตน Frank Heibel หุ้นส่วนผู้จัดการ ใช้ ChatGPT เป็นคู่คิดด้านเทคนิคเพื่อวิเคราะห์ประเด็นภาษีที่ซับซ้อนและปรับปรุงการสื่อสารกับลูกค้า “ChatGPT กลายเป็นคู่คิดที่แท้จริง มันยกระดับวิธีการทำงานของคุณไปอย่างสิ้นเชิง” เขากล่าว

Magdalene Posnak ซึ่งเป็นหุ้นส่วนของบริษัท ลดเวลาที่ใช้ประเมินการลงทุนด้านอสังหาริมทรัพย์หลายรายการจาก 9 ชั่วโมงเหลือประมาณ 2 ชั่วโมง ทำให้มีเวลาให้คำปรึกษาแก่ลูกค้ามากขึ้น ด้าน Marco Sell กรรมการผู้จัดการ ใช้แดชบอร์ดที่ขับเคลื่อนด้วย AI เพื่อช่วยให้ลูกค้าร่วมกันสำรวจสถานการณ์ทางการเงินรูปแบบต่างๆ ระหว่างการประชุม ส่วน Jan-Henrik Leifelt ทนายความและที่ปรึกษาด้านภาษี ใช้ ChatGPT เพื่อเสริมการใช้วิจารณญาณทางวิชาชีพ ไม่ใช่เข้ามาแทนที่

ทุกกรณีล้วนสะท้อนแนวคิดเดียวกัน คือการลดภาระในการเตรียมข้อมูล เพื่อให้บุคลากรมีเวลานำความเชี่ยวชาญมาใช้มากกว่าเดิม

HSP เตรียมพร้อมสำหรับก้าวต่อไปบนเส้นทางการนำ AI มาใช้ด้วย ChatGPT Work แล้ว

เพียงไม่กี่สัปดาห์หลังได้รับสิทธิ์เข้าถึง องค์กรก็เริ่มทดลองใช้แพลตฟอร์มกับนักพัฒนาและผู้ดูแลระบบกลุ่มเล็กๆ ก่อนขยายไปทั่วเวิร์กสเปซ เป้าหมายคือทำความเข้าใจว่า Agentic AI จะทำให้เวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนเป็นอัตโนมัติได้อย่างปลอดภัยอย่างไร พร้อมรักษาสมดุลระหว่างการกำกับดูแล คุณภาพ และต้นทุนก่อนขยายการใช้งาน

สำหรับ HSP ประโยชน์ทางเศรษฐกิจไม่ได้มาจากการลดจำนวนพนักงาน เนื่องจากบริษัทต่างๆ ในเครือข่ายมีงานเต็มกำลังอยู่แล้วและยังมีงานค้างอยู่เป็นจำนวนมาก ดังนั้นเวลาที่ประหยัดได้ด้วย ChatGPT จึงสามารถนำไปใช้รองรับงานของลูกค้าได้มากขึ้น ลดระยะเวลาการดำเนินงาน เพิ่มศักยภาพในการให้คำปรึกษา และยกระดับการบริการลูกค้า

สำหรับ Schulz โอกาสนี้ไม่ใช่แค่การช่วยให้ผู้คนทำงานเดิมเสร็จเร็วขึ้น แต่คือการออกแบบเวิร์กโฟลว์ขึ้นใหม่

เขายกตัวอย่างการจัดทำบัญชีสิ้นปี ปัจจุบันนักบัญชีมักพบว่าข้อมูลไม่ครบถ้วนก็ต่อเมื่อเริ่มจัดทำบัญชีประจำปี ซึ่งอาจเป็นเวลาหลายเดือนหลังจากบันทึกรายการทางบัญชีเสร็จสิ้นแล้ว HSP จึงกำลังศึกษาว่า ChatGPT Work จะช่วยตรวจสอบรายการบัญชีอย่างต่อเนื่อง ระบุข้อมูลที่ขาดหายตลอดทั้งปี และส่งคำขอเอกสารไปยังลูกค้าล่วงหน้าได้อย่างไร เพื่อให้ขั้นตอนการเตรียมงานส่วนใหญ่เสร็จเรียบร้อยก่อนที่นักบัญชีจะเปิดไฟล์ด้วยซ้ำ

การเปลี่ยนผ่านจากการใช้ AI เพื่อช่วยเหลือบุคลากร ไปสู่การใช้ AI เพื่อประสานงานตลอดทั้งกระบวนการ ถือเป็นก้าวต่อไปในการเปลี่ยนแปลงของ HSP

• มีอัตราการใช้งานรายสัปดาห์สูงถึง 84% โดยมีผู้ใช้งานรายสัปดาห์ 755 ราย และผู้ใช้ที่ไม่ซ้ำกัน 913 รายในช่วงหกเดือน ตั้งแต่วันที่ 1 กุมภาพันธ์ถึง 14 กรกฎาคม 2569
• ในช่วงเวลาที่ประเมินตั้งแต่วันที่ 1 กุมภาพันธ์ถึง 14 กรกฎาคม 2569 ผู้ใช้ส่งข้อความโต้ตอบกับ ChatGPT มากกว่า 500,000 ข้อความ
• พนักงานที่ตอบแบบสำรวจ 98.6% ระบุว่าตนเองทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ขณะที่ 84.6% ระบุว่าคุณภาพงานดีขึ้น
• ผู้ตอบแบบสำรวจ 95.9% ระบุว่าประหยัดเวลาได้ในแต่ละสัปดาห์ โดย 63.5% ประหยัดเวลาได้อย่างน้อยสัปดาห์ละ 2 ชั่วโมง และ 25.7% ประหยัดเวลาได้อย่างน้อยสัปดาห์ละ 5 ชั่วโมง HSP เริ่มเห็นสัญญาณบ่งชี้ล่วงหน้าด้านการดำเนินงานจากการวางแผนกำลังการทำงานประจำปี โดยบุคลากรวางแผนรองรับปริมาณงานมากกว่าปีก่อนๆ อย่างมีนัยสำคัญ เนื่องจากพนักงานตระหนักว่าการทำงานโดยมี AI สนับสนุนช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการรองรับงาน องค์กรคาดว่าจะประเมินผลกระทบทางการเงินทั้งหมดภายในปีนี้
• ผู้ตอบแบบสำรวจ 79.7% ระบุว่าสามารถให้บริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น และ 78.1% ระบุว่ามีความพึงพอใจในการทำงานสูงขึ้น
• จากการจำลองสถานการณ์ภายในโดยใช้สมมติฐานแบบระมัดระวัง HSP คาดว่าอาจมีกำลังการทำงานเพิ่มขึ้นประมาณ 40,000 ชั่วโมงต่อปี โดยราว 28,000 ชั่วโมงสามารถนำไปใช้กับงานเฉพาะทางที่สร้างผลงานและเรียกเก็บค่าบริการได้เป็นส่วนใหญ่ ส่วนอีกประมาณ 12,000 ชั่วโมงสามารถนำไปใช้กับงานธุรการ การบริการลูกค้า และงานสนับสนุน เมื่อคำนวณด้วยอัตราค่าบริการรายชั่วโมงแบบระมัดระวัง HSP ประเมินว่ากำลังการทำงานดังกล่าวอาจสร้างรายได้ตามทฤษฎีได้ประมาณ 3.8 ล้านยูโรต่อปี อย่างไรก็ตาม ตัวเลขนี้เป็นเพียงสถานการณ์จำลองด้านกำลังการทำงาน ไม่ใช่รายได้ที่เกิดขึ้นจริงหรือรับประกันว่าจะเกิดขึ้น

• มอง AI เป็นขีดความสามารถขององค์กร ไม่ใช่เครื่องมือส่วนบุคคล ต่อยอดการทดลองที่ประสบความสำเร็จให้เป็นขั้นตอนการทำงานที่ทำซ้ำได้ เพื่อให้ทุกคนได้รับประโยชน์
• ลงทุนวางรากฐานด้านการดำเนินงานก่อน กระบวนการที่มีประสิทธิภาพ การกำกับดูแลที่รัดกุม และระบบควบคุมคุณภาพที่แข็งแกร่งจะช่วยให้องค์กรนำ AI มาใช้ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
• สร้างวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง เวทีแลกเปลี่ยนความรู้ด้าน AI ที่จัดขึ้นเป็นประจำช่วยเผยแพร่แนวคิดที่ประสบความสำเร็จไปทั่วทั้งองค์กรได้อย่างรวดเร็ว
• ออกแบบกระบวนการทำงานใหม่ ไม่ใช่ปรับแค่งานแต่ละอย่าง ประโยชน์สูงสุดมาจากการคิดทบทวนกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ ไม่ใช่เพียงทำให้งานบางอย่างเป็นอัตโนมัติ
• พัฒนา AI โดยยึดวิจารณญาณของผู้เชี่ยวชาญเป็นหลัก AI จะสร้างคุณค่าได้สูงสุดเมื่อช่วยเสริมความเชี่ยวชาญ ไม่ใช่เข้ามาแทนที่

• ให้ปัญหาทางธุรกิจเป็นจุดตั้งต้น ไม่ใช่ฟีเจอร์ของ AI
• จัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนความรู้เป็นประจำ เพื่อให้พนักงานแบ่งปันกรณีการใช้งานที่ประสบความสำเร็จกับทีมอื่นๆ
• จับคู่ผู้เชี่ยวชาญด้าน AI กับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เพื่อเปลี่ยนการทดลองที่ประสบความสำเร็จให้เป็นกระบวนการทำงานที่ขยายผลได้
• ทดลองขีดความสามารถใหม่กับกลุ่มเล็กๆ ก่อนขยายไปทั่วทั้งองค์กร
• วัดทั้งการนำ AI ไปใช้และผลลัพธ์ทางธุรกิจ ไม่ใช่ดูเพียงว่าปรับใช้แล้วหรือยัง เพื่อให้เข้าใจว่า AI สร้างคุณค่าที่แท้จริงในด้านใดบ้าง

HSP เชื่อว่ายังมีโอกาสสร้างประโยชน์จาก AI ได้อีกมากในอนาคต

HSP GRUPPE และ Kanzleipakt มีแผนจัดตั้งทีมร่วมด้าน AI กระบวนการของสำนักงาน และการพัฒนาที่มี DATEV เป็นศูนย์กลาง เพื่อประเมินผลการทดลองแบบกระจายศูนย์ที่ประสบความสำเร็จ และต่อยอดเป็นกระบวนการทำงานอ้างอิงที่จัดทำเป็นเอกสารและขยายการใช้งานได้ ในอนาคต เมื่อ ChatGPT Work และความสามารถของเอเจนต์เติบโตเต็มที่ HSP ตั้งเป้าก้าวข้ามการช่วยงานผู้เชี่ยวชาญแต่ละคน ไปสู่การทำให้กระบวนการทำงานทั้งระบบเป็นอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยสนับสนุนพนักงานและลูกค้าในเชิงรุก

สำหรับ Schulz โอกาสในระยะยาวไม่ได้จำกัดอยู่เพียงภายใน HSP เท่านั้น เขาเชื่อว่า AI สามารถเสริมบทบาทของผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับความไว้วางใจให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้น ไม่ใช่ลดทอนบทบาทของพวกเขา โดยช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญมีเวลามากขึ้นในการใช้วิจารณญาณ แก้ไขปัญหาที่ซับซ้อน และสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า