Gilbert + Tobin กำกับและขยาย AI ด้วย OpenAI อย่างไร

Gilbert + Tobin เป็นหนึ่งในสำนักงานกฎหมายธุรกิจชั้นนำของออสเตรเลีย ซึ่งได้รับการยอมรับจากผลงานด้านตลาดทุน การควบรวมและเข้าซื้อกิจการ ข้อพิพาท และเทคโนโลยี การให้บริการของสำนักงานต้องอาศัยความรู้เฉพาะทาง วิจารณญาณที่รอบคอบ และการจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอย่างปลอดภัย

เมื่อ Generative AI เริ่มพลิกโฉมงานที่ใช้ความรู้ Gilbert + Tobin มองเห็นโอกาสที่จะยกระดับมาตรฐานงานปฏิบัติการที่สนับสนุนการให้คำปรึกษากฎหมาย โดยไม่เปลี่ยนแปลงวิธีให้บริการดังกล่าว สำนักงานตั้งเป้ามอบเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นสำหรับการวิจัย การร่างเอกสาร และการวิเคราะห์แก่ทีมปฏิบัติการทุกทีม พร้อมรักษาการกำกับดูแลและความรับผิดชอบทางวิชาชีพตามที่ลูกค้าคาดหวัง

สำนักงานเริ่มนำ ChatGPT Enterprise มาใช้กับทีมปฏิบัติการก่อน เพื่อทดสอบกรณีใช้งานจริงในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุม จากนั้นจึงขยายการใช้งานไปยังฝ่ายการตลาด การพัฒนาธุรกิจ การสรรหา การเงิน เทคโนโลยี การพลิกโฉมธุรกิจ และงานกฎหมายบางส่วน ตลอดกระบวนการ สำนักงานยังคงมุ่งเน้นการปรับปรุงวิธีดำเนินงาน ไม่ใช่การแทนที่วิจารณญาณของผู้เชี่ยวชาญซึ่งเป็นหัวใจของบริการด้านกฎหมาย

ด้วย Codex สำนักงานกำลังก้าวไปอีกขั้น จาก AI ที่ช่วยแต่ละคนทำงานเฉพาะอย่าง ไปสู่ AI ที่ดำเนินขั้นตอนที่กำหนดไว้ในเวิร์กโฟลว์ขนาดใหญ่ได้สำเร็จ

การสนับสนุนอย่างชัดเจนจากผู้นำช่วยให้การนำ AI มาใช้มีความเกี่ยวข้องกับงานและได้รับการยอมรับทั่วทั้งสำนักงาน Sam Nickless ซึ่งเป็น CEO แนะนำ ChatGPT แก่พนักงานผ่านตัวอย่างจากงานของเขาเอง สารที่เขาสื่อว่า “การใช้ AI ไม่ใช่การโกง” ทำให้พนักงานมองว่า AI เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ช่วยให้ใช้วิจารณญาณได้ ไม่ใช่ทางลัดที่ไม่เหมาะสม ผู้นำระดับสูงคนอื่นๆ ก็เริ่มใช้งานอย่างจริงจังและแบ่งปันตัวอย่างกับทีมของตน

Gilbert + Tobin เสริมแรงสนับสนุนจากผู้นำด้วยการส่งเสริมการใช้งานให้เหมาะกับแต่ละบทบาท แทนที่จะพึ่งพาการฝึกอบรมทั่วไป ทีมพลิกโฉมธุรกิจได้เข้าร่วมการประชุมของแต่ละทีม เพื่อสาธิตเวิร์กโฟลว์ที่ปรับให้เหมาะกับงานการตลาด การเงิน การสรรหา การปฏิบัติการ และสายงานอื่นๆ วิดีโอภายในองค์กร การนำเสนอผลงาน กิจกรรมท้าทาย และเรื่องราวกรณีใช้งาน ช่วยให้พนักงานตามทันความสามารถใหม่ๆ ของ ChatGPT

สำนักงานไม่ได้กำหนดเป้าหมายการใช้งานเป็นข้อบังคับ แต่เน้นแสดงให้พนักงานเห็นว่าเทคโนโลยีทำอะไรได้บ้าง พร้อมให้แต่ละคนยังคงรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ ณ เดือนมิถุนายน 2026 สิทธิ์ใช้งานที่เปิดใช้ 87% มีการใช้งานจริง สูงกว่าอัตราการนำเครื่องมืออื่นๆ มาใช้ตามปกติของ Gilbert + Tobin มากกว่าสองเท่า ผู้ใช้งานจริงมีทั้งหุ้นส่วนและพนักงานที่ไม่ได้อยู่ในฝ่ายเทคโนโลยี

Gilbert + Tobin จัดการข้อมูลลับของลูกค้าและธุรกิจ รวมถึงข้อมูลที่อยู่ภายใต้ข้อกำหนดของลูกค้าแต่ละราย การเปิดตัว AI ได้รับการสนับสนุนด้วยแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับงานที่อนุมัติ ข้อมูลที่พนักงานป้อนได้ และวิธีตรวจสอบผลลัพธ์ สำนักงานยังประเมินการคุ้มครองตามสัญญา การเข้าถึงตามบทบาท ข้อกำหนดด้านการประมวลผลข้อมูล และการควบคุมของผู้ดูแลระบบ

การย้ายไปใช้สภาพแวดล้อม OpenAI ที่มีถิ่นที่อยู่ของข้อมูลในออสเตรเลีย ทำให้ Gilbert + Tobin มั่นใจยิ่งขึ้นในการขยายสิทธิ์เข้าถึง พร้อมปฏิบัติตามข้อกำหนดภายในและความคาดหวังของลูกค้า

ปัจจุบัน ChatGPT สนับสนุนการทำงานของหลายฝ่ายในธุรกิจ ChatGPT ลดเวลาของงานวิจัยเพื่อการสรรหาและดึงข้อมูลหนึ่งงานจากประมาณ 4 ชั่วโมงเหลือราว 20 นาที เวิร์กโฟลว์ประมวลผลข้อมูลบุคคลอ้างอิงอีกงานหนึ่งช่วยประหยัดเวลาประมาณ 25 นาทีต่อผู้สมัครหนึ่งราย และรองรับทีมที่จัดการงานสรรหาปริมาณมาก

ทีมการตลาดและพัฒนาธุรกิจใช้ ChatGPT เพื่อสังเคราะห์เอกสารนำเสนองานเดิม และปรับคำตอบให้เหมาะกับโอกาสใหม่ๆ สำนักงานจัดทำข้อเสนองานปีละ 400–500 รายการ โดย ChatGPT ช่วยให้ทีมเตรียมเนื้อหาได้เร็วขึ้น พร้อมยกระดับคุณภาพและทำให้สอดคล้องกับมาตรฐานการเขียนของสำนักงานมากขึ้น ทีมต่างๆ ยังใช้การวิจัยเชิงลึกเพื่อสนับสนุนรายงานอุตสาหกรรม รวมถึงกลยุทธ์ด้านภาคธุรกิจ ลูกค้า และการพัฒนาธุรกิจ

ทีมการเงินใช้ ChatGPT ทำงานด้านสเปรดชีตและการวิเคราะห์ข้อมูล ทีมเทคโนโลยีใช้ ChatGPT กับงานเอกสาร สคริปต์ สื่อการฝึกอบรม และแนวทางภายใน ทนายความใช้ ChatGPT สนับสนุนงานด้านการปฏิบัติการ ส่วนเวิร์กโฟลว์เฉพาะด้านกฎหมายจะดำเนินการผ่านแพลตฟอร์มที่ได้รับอนุมัติ เช่น Harvey ซึ่งขับเคลื่อนด้วย AI ในทุกกรณีใช้งาน บุคลากรยังคงรับผิดชอบการกำหนดขอบเขตงาน ตรวจสอบผลลัพธ์ ใช้วิจารณญาณทางวิชาชีพ และอนุมัติผลงานขั้นสุดท้าย

กรณีใช้งาน ChatGPT ที่โดดเด่นอย่างหนึ่งคือ GPT แบบกำหนดเอง ซึ่งช่วยให้ผู้บริหารทดสอบไอเดียอย่างเข้มข้นก่อนใช้เวลาของ CEO GPT นี้สร้างขึ้นจากตัวอย่างงานเขียน สิ่งที่ให้ความสำคัญ ประวัติการทำงาน ข้อเสนอแนะ และบริบทธุรกิจของ Nickless ที่ได้รับอนุมัติ จึงทำหน้าที่เป็น “ฝาแฝดดิจิทัล” ของ CEO โดยไม่ตัดสินใจแทนหรือกล่าวในนามของเขา

Codex ช่วยให้ Gilbert + Tobin ทำงานปฏิบัติการหลายขั้นตอนตามที่กำหนดได้สำเร็จ โดยมีมนุษย์คอยตรวจสอบ ตัวอย่างเช่น Codex จัดทำรายงานการตรวจสอบที่ครอบคลุม 300 นิติบุคคล ช่วยลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองตลอดทั้งเวิร์กโฟลว์ได้หนึ่งวันเต็ม Codex ยังตรวจสอบและเปลี่ยนชื่อไฟล์ 1,100 ไฟล์เพื่ออัปโหลดไปยังอีกระบบหนึ่ง แทนงานที่เดิมต้องใช้เวลาหลายวัน

ตัวอย่างเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าสำนักงานนำ Codex มาใช้กับงานที่ไม่ได้เกิดขึ้นเป็นประจำ หรือยากที่จะหาเหตุผลรองรับการทำให้เป็นอัตโนมัติด้วยกระบวนการแบบเดิมที่ทำซ้ำได้ ทีมพลิกโฉมธุรกิจยังใช้ Codex เปลี่ยนข้อกำหนดและเอกสารข้อมูลจำเพาะที่มีอยู่ให้เป็นแอปพลิเคชัน Python ที่ใช้งานได้จริง

Gilbert + Tobin ใช้ Codex ช่วยสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ใช้ AI สำหรับการตรวจสอบบางประเภท ได้แก่ ความขัดแย้งทางผลประโยชน์ การต่อต้านการฟอกเงิน บุคคลที่มีสถานภาพทางการเมือง และการรู้จักลูกค้า ระบบดำเนินขั้นตอนการวิจัยและประมวลผล ก่อนจัดทำรายงานให้บุคลากรตรวจสอบและอนุมัติ การตรวจสอบบางประเภทที่เดิมใช้เวลาสูงสุด 8 ชั่วโมง ขณะนี้ทำเสร็จได้ภายในไม่กี่นาที

ในฝ่ายเทคโนโลยี สมาชิกทีม DevOps ใช้ Codex สร้าง “หอสังเกตการณ์” เพื่อติดตามสภาพแวดล้อม AWS ของสำนักงาน ระบบรวบรวมสัญญาณด้านการปฏิบัติงานไว้ด้วยกัน ช่วยวินิจฉัยและดำเนินการแก้ไข รวมถึงส่งต่อปัญหาที่ต้องให้บุคลากรเข้ามาดูแล

Gilbert + Tobin มีแผนขยายสิทธิ์เข้าถึง ChatGPT Work และ Codex ขณะวางมาตรการควบคุมที่จำเป็นสำหรับการใช้งานในวงกว้างขึ้น เป้าหมายระยะยาวของสำนักงานคือสภาพแวดล้อมการทำงานที่เชื่อมโยงถึงกัน ซึ่งพนักงานสามารถใช้ ChatGPT เพื่อเข้าถึงบริบทขององค์กรที่ได้รับอนุมัติ ดำเนินงานปฏิบัติการ และส่งมอบผลงานที่เสร็จสมบูรณ์โดยไม่ต้องสลับระบบด้วยตนเอง