Nilichojifunza nikijenga kitengo cha fedha chenye AI

Fedha zimekuwa kitengo kinachofanya kazi kwa wakati halisi. Kwangu, fursa hii ni kubwa zaidi kuliko kufunga hesabu haraka au kusasisha utabiri mara nyingi zaidi. Inahusu kuona biashara inapobadilika, kuwasaidia viongozi kuchukua hatua mapema na kuzipa timu za fedha muda zaidi wa kuathiri kitakachofuata.

Nilipojiunga na OpenAI miaka miwili iliyopita, kampuni iliyokuwa ikikua kwa kasi ya ajabu ilisaidiwa na timu ndogo tu ya fedha. Tulihitaji kujenga kitengo hicho kutoka msingi na kuifanya AI kuwa nguzo ya jinsi tunavyofanya kazi, kufanya maamuzi na kusaidia biashara.

Pia niliona mwanzo nilioufahamu vizuri. Kufunga hesabu na kusasisha utabiri bado kulihusisha kazi za mikono zinazojirudia: kutafuta taarifa, kufafanua kilichobadilika na kukusanya data za kufanya uamuzi. Tulikuwa na zana za AI zilizoendelea zaidi duniani, lakini bado tulikuwa tunajifunza jinsi ya kuunda upya kitengo cha fedha kwa kuzitumia.

Kwa hiyo tuliweka malengo mawili makubwa: kufunga hesabu siku sifuri na kuwa na utabiri wa kiotomatiki unaosasishwa daima.

Wazo la kufunga hesabu siku sifuri ni kuwapa viongozi mwonekano wa wakati halisi, uliolinganishwa na unaofuatilika wa hali ya kifedha ya kampuni. Utabiri endelevu hujengwa juu ya msingi huo, ukionyesha jinsi biashara inavyobadilika, kinachoweza kufuata na maamuzi yanayoweza kubadili matokeo.

Bado tunaendelea kujenga kuelekea malengo hayo mawili. Kazi hii tayari imebadili jinsi timu yetu inavyofanya shughuli zake. Imetuvusha mipaka ya lahajedwali tuli, utafutaji wa mikono wa rekodi za uthibitisho na mawasilisho, na kutupeleka kwenye zana za moja kwa moja zinazotumia muktadha na data zote za biashara. Pia imewapa wataalamu wa fedha uwezo wa kuunda zana zinazohitajika katika kazi zao na kutumia utaalamu wao kwa mapana zaidi.

Kwangu, hiyo ndiyo ahadi halisi ya kitengo cha fedha chenye AI: timu inayoelewa kinachotokea wakati huo huo, inayowasaidia viongozi kuona chaguo zilizo mbele yao na kuipa biashara muda zaidi wa kuchukua hatua wakati bado inawezekana kubadili matokeo.

Kufika huko kunahitaji zaidi ya kutumia teknolojia mpya. Kunahitaji kubuni upya kazi kulingana na maamuzi muhimu, kuwapa watu nafasi ya kufanya majaribio, kuweka uwajibikaji wazi katika kila mtiririko wa kazi na kupima kazi ya kuaminika inayokamilishwa na AI ili kuonyesha faida ya uwekezaji.

Haya ni masomo matano ya vitendo kutokana na uzoefu wetu ambayo kila afisa mkuu wa fedha anaweza kutumia.

Hatua ya kwanza ilikuwa kutoa ufikiaji mpana. Watu wanahitaji uhuru wa kuchunguza AI katika muktadha wa kazi zao wenyewe. Ufikiaji huleta thamani kubwa zaidi unapounganishwa na majaribio yenye muundo yanayolenga matatizo halisi.

Tuliwaleta wahandisi wa mauzo kwenye hafla ya ubunifu ya fedha na kuiomba timu ilete kazi ambayo ilitaka kubadilisha. Mojawapo ya matokeo ilikuwa IR-GPT, GPT maalumu inayotumia nyenzo zilizoidhinishwa ambazo timu yetu ya mahusiano na wawekezaji hutumia kujibu maswali ya uchunguzi. Pia tulianza kuunda GPT maalumu kwa maeneo kama vile ununuzi na kodi.

Hafla hiyo ya ubunifu ilibadili AI kutoka uwezo wa kinadharia kuwa zana inayofanya kazi. Kwa siku moja tu, watu waliweza kutambua jukumu linalojirudia, kuunda suluhisho, kulijaribu na wenzao na kuliboresha. Matumizi yalipendekezwa na watu walio karibu zaidi na kazi, huku wataalamu wa kiufundi wakiwasaidia kusonga haraka.

Kwa maafisa wakuu wa fedha, funzo ni rahisi: mnahitaji majaribio kutoka ngazi za chini na mkakati kutoka kwa uongozi. Wape watu AI salama na yenye uwezo, kisha waruhusu walio karibu zaidi na kazi watambue njia bora za kuikamilisha. Wakati huohuo, elekeza umakini na rasilimali za uongozi kwenye mabadiliko yatakayokuwa muhimu zaidi kwa biashara. Fursa halisi hutokea pale yote mawili yanapokutana: mawazo ya vitendo kutoka mstari wa mbele yakitumika katika vipaumbele vyako vikubwa zaidi.

Timu za fedha hutumia nguvu nyingi sana kukusanya data zinazohitajika kufanya uamuzi. Mapitio ya utabiri yanaweza kuhitaji watu kutafuta data za karibuni, kulinganisha lahajedwali, kufafanua tofauti, kuunda chati, kuandaa hati na kubadili hati hizo kuwa slaidi. Hatimaye uchanganuzi humfikia mtoa uamuzi, lakini muda mwingi wa timu tayari umetumika kuutayarisha.

AI hubadili kipimo cha kazi. Viongozi wa fedha wanaweza kubuni upya njia nzima kutoka data chanzo hadi uamuzi.

Fikiria ufungaji wa hesabu. Kila afisa mkuu wa fedha anajua utaratibu wa kila mwezi: matokeo halisi katika mfumo mmoja, maagizo ya ununuzi katika mwingine, malimbikizo katika lahajedwali na ufafanuzi wa tofauti uliofichika kwenye msururu wa ujumbe.

Tunajitahidi kufikia mfumo tofauti wa uendeshaji. Lengo la kufunga hesabu siku sifuri ni kuunganisha mipango ya matumizi iliyoidhinishwa, matokeo halisi ya leja kuu, maagizo ya ununuzi, malimbikizo na maelezo ya miamala katika mwonekano unaolinganishwa daima. Kila tofauti inaweza kufuatiliwa hadi kwenye shughuli iliyoisababisha. AI inaweza kuandaa ufafanuzi wa kwanza na kuashiria hitilafu zinazohitaji kushughulikiwa. Timu ya fedha huthibitisha nambari, hutumia busara na kuwajibikia idhini ya mwisho.

Ufungaji wa hesabu hautoweki. Kinachoanza kutoweka ni pilikapilika za kuunda upya picha ya biashara baada ya kipindi kuisha.

Msingi huo uliolinganishwa unaweza kuwezesha utabiri unaosasishwa daima. Timu yetu inaunda mitiririko ya kazi inayounganisha miundo ya takwimu, mazungumzo ya mauzo, ushahidi wa kila akaunti, data za shughuli na busara ya kifedha.

Tunavuka mipaka ya lahajedwali na kutumia zana shirikishi zaidi zinazoweka utabiri wa takwimu, ushahidi unaounga mkono na hali mbalimbali katika mwonekano mmoja wa moja kwa moja. Viongozi wanaweza kuona kilichobadilika, sababu ya mabadiliko na maamuzi yanayoweza kubadili matokeo. Ahadi mpya ya mteja ikikosekana katika msingi wa utabiri, mfumo unaweza kuonyesha ushahidi unaoiunga mkono na jinsi marekebisho yatakavyoathiri robo mwaka au mwaka. Timu ya fedha inaweza kukagua makadirio, kulinganisha hali mbalimbali na kuamua ikiwa utabiri ulioidhinishwa unapaswa kusasishwa.

Mwonekano huo pia unaweza kuwasaidia viongozi kufanya maamuzi bora ya ugawaji wa mtaji. Timu ya fedha inaweza kuona mahali ambapo matumizi ya masoko yanaleta faida, mahali matokeo yanapoanza kupungua na athari ya kugawa upya dola inayofuata.

Lengo ni utabiri wa kiotomatiki. Tutafika huko kwa mwonekano unaosasishwa daima, uchanganuzi wa haraka wa hali mbalimbali na umiliki wazi wa timu ya fedha.

Funzo pana ni kuanza na uamuzi wenye athari kubwa kisha kurudi nyuma. Bainisha data, zana, idhini na makabidhiano yanayohitajika kuunga mkono uamuzi huo. Kisha amua sehemu ambazo AI inaweza kuchanganua, kuratibu au kukamilisha. Hili huboresha kasi na ubora wa mzunguko mzima wa maamuzi.

Mageuzi makubwa zaidi ni kwamba wataalamu wa fedha sasa wanaweza kuunda zana zinazohitajika katika kazi zao.

Utafiti wa hivi karibuni wa OpenAI unaonyesha kuwa 40% ya matumizi maalumu ya AI ya wataalamu wa fedha yanahusisha kazi zilizo nje ya fedha za jadi, na 22% yanahusisha kazi za uhandisi.

Kila mtu katika timu yangu anaunda dashibodi na zana maalumu za AI kwa kutumia ChatGPT Work na Codex. Kazi inahama kutoka miundo tuli ya Excel na mawasilisho ya PowerPoint kwenda kwenye dashibodi za moja kwa moja zinazotumia muktadha na data zote za biashara. Zana hizi zinaweza kuendeleza uchanganuzi, kujibu maswali ya nyongeza na kujisasisha taarifa za msingi zinapobadilika.

Mwanatimu mmoja anayesaidia biashara yetu ya matangazo hakuwa amewahi kuandika msimbo. Alitumia Codex kuunda zana inayobadili utabiri wetu wa matangazo wa kila mwezi kuwa mipango ya kila wiki na kila siku. Inazingatia siku za kazi na sikukuu, inalinganisha utabiri na kuhakikisha kila nambari inahusishwa na muundo ulioidhinishwa. Viongozi wa masoko wanaweza kuona haraka kilichobadilika, mahali pa kuwekeza na faida inayoweza kuletwa na matumizi ya ziada.

Watu wanaoelewa tatizo sasa wanaweza kuunda suluhisho. Kuunda zana hizi pia huwachochea kutafakari upya njia ya kawaida ya kufanya kazi. Mtaalamu wa fedha anaweza kuunda miundombinu ya maamuzi inayohitajika na biashara, kuijaribu na wenzake na kuiboresha kadiri kazi inavyobadilika.

Timu za fedha hazipunguzi ubobezi wao. Zinapata uwezo wa kutumia utaalamu wao kwa mapana zaidi.

IR-GPT ilitufundisha somo muhimu kuhusu udhibiti. Maswali ya uchunguzi wa wawekezaji yanaweza kumhitaji mchambuzi kutafuta taarifa katika nyenzo za awali, kuandaa jibu, kukagua uthabiti na kuratibu mapitio. Kwa GPT maalumu inayotumia vyanzo vilivyoidhinishwa, kazi iliyochukua saa nyingi na wakati mwingine kuendelea usiku kucha sasa inaweza kutoa rasimu nzuri ya kwanza kwa sekunde chache.

Jukumu la binadamu bado ni muhimu. Timu yetu ya mahusiano na wawekezaji husoma rasimu, huongeza busara na muktadha, na kuhakikisha majibu yetu yanabaki thabiti kwa wawekezaji wote. AI huharakisha kazi. Watu wanawajibikia matokeo.

Huo ndio mfumo unaofaa kwa fedha. Maafisa wakuu wa fedha wanapaswa kushirikiana na timu za TEHAMA na utawala kufafanua data ambazo mfumo wa AI unaweza kufikia, hatua unazoweza kuchukua, wakati idhini inahitajika na wakati suala linapaswa kuwasilishwa ngazi ya juu. Kila matokeo yanapaswa kuhusishwa na chanzo cha kuaminika. Kila utabiri unapaswa kuwa na ufafanuzi ulio wazi. Kila badiliko la msingi ulioidhinishwa linapaswa kuhitaji idhini ya timu ya fedha.

Shauku ya muda mfupi ya “kuongeza tokeni kupita kiasi” imekuja na kupita. Sasa ni rahisi kuweka vikomo vya matumizi, udhibiti wa bajeti, ufikiaji kulingana na majukumu, kanuni za kuelekeza miundo na viwango vya kuhitaji idhini. Maafisa wakuu wa fedha wanaweza kusimamia matumizi ya AI kwa nidhamu sawa na gharama nyingine yoyote inayobadilika huku wakizipa timu nafasi ya kuunda na kufanya majaribio.

Uwajibikaji ulio wazi hujenga ujasiri unaohitajika ili kusonga haraka. Uunganishaji wa taarifa, ulinganishaji na maandalizi yanapoharakishwa, wataalamu wa fedha hupata muda zaidi wa kuhoji makadirio, kuishauri biashara na kutumia busara.

Maafisa wakuu wa fedha wanahitaji kadi ya tathmini ya AI inayotegemea utendaji wa shughuli. Kununua leseni zaidi au kutumia tokeni zaidi hakukupi taarifa nyingi. Muhimu ni kama kazi imefanywa vizuri na gharama yake halisi ni kiasi gani.

Kwa kila mtiririko wa kazi, uliza maswali manne:

• Je, AI ilikamilisha kazi muhimu?
• Iligarimu kiasi gani, ukijumuisha muda wa wafanyakazi, ukaguzi na kurudia kazi?
• Je, matokeo yalikuwa mazuri vya kutosha kutumiwa?
• Je, ilitusaidia kusonga haraka au kufanya uamuzi bora?

Kwa timu ya fedha, kazi muhimu inaweza kuwa kusasisha utabiri, kufafanua tofauti, kukamilisha ombi la ukaguzi au kujibu swali la bodi. Kwa ufungaji wa hesabu, kadi ya tathmini inaweza kujumuisha muda wa mzunguko, sehemu ya miamala iliyolinganishwa kiotomatiki, idadi ya hitilafu zinazohitaji ukaguzi na muda wa kufafanua tofauti. Kwa utabiri, inaweza kujumuisha usahihi wa utabiri, marudio ya masasisho, muda wa kuunda hali mpya na ubora wa maamuzi yanayosaidiwa na utabiri huo.

Muundo wa bei nafuu zaidi si lazima uwe wa gharama ya chini zaidi kwa jumla. Ikiwa muundo bora unatoa jibu la kuaminika kwa majaribio na ukaguzi mchache, unaweza kugharimu kidogo kwa jumla.

Fedha ziko kiini cha mkakati, mtaji, data, hatari na utendaji. Hilo huwapa maafisa wakuu wa fedha mtazamo wa kipekee kuhusu jinsi kampuni inavyofanya kazi na mamlaka makubwa ya kuongoza mageuzi yake ya AI.

Kitengo cha fedha chenye AI hutambulika kwa mizunguko ya haraka, udhibiti imara, maamuzi bora na muda zaidi wa kutumia busara. Safari huanza na mtiririko muhimu wa kazi na kupanuka kwa ushahidi: wape watu zana, wasaidie kubuni upya kazi, weka uwajibikaji wazi na upime matokeo.

Ufungaji wa hesabu wa siku sifuri na utabiri endelevu huonyesha azma pana zaidi: timu ya fedha inayoelewa kinachotokea wakati huo huo, inayowaonyesha viongozi kinachoweza kufuata na kuisaidia kampuni kufanya maamuzi bora mapema.

Matokeo yake ni timu ya fedha yenye uwezo mkubwa zaidi na afisa mkuu wa fedha mwenye picha iliyo wazi zaidi ya biashara. Pia huunda mfumo wa utendaji unaoonyesha jinsi kampuni nzima inaweza kubadili uwezo wa AI kuwa thamani ya kudumu. Kama ninavyosema daima, huwezi kuwa kile usichoweza kuona. Ikiwa tunataka timu zetu za fedha zikumbatie uwezekano unaoletwa na AI, lazima tuwaonyeshe unavyoonekana—na kama maafisa wakuu wa fedha, hilo huanza nasi.

Timu yangu ya fedha ilionyesha jinsi hili linavyofanyika, unaweza kutazama rekodi hiyo hapa⁠(fungua katika dirisha jipya).