The Den sparar 10–15 timmar i veckan med ChatGPT Work

The Den Family Social⁠(öppnas i ett nytt fönster) är en social klubb i Denver som förenar värdskap, gemenskap, arbete och lek. Här får föräldrar en plats där de kan känna sig som sig själva och där även barnen är välkomna. Verksamheten växte fram ur grundaren Chandler Lipes egen resa in i föräldraskapet och hennes övertygelse om att föräldrar förtjänar inspirerande miljöer av hög kvalitet, utformade med deras välbefinnande i åtanke.

När The Den började bygga och förbereda öppningen av en andra lokal tog Chandler hjälp av ChatGPT Work för att hantera den växande administrationen. Hennes lilla team sparar nu 10–15 timmar i veckan och tar fram tillstånds- och bidragsansökningar på timmar i stället för dagar. Det ger dem större utrymme att växa och samtidigt behålla fokus på familjerna de finns till för.

För att öppna den andra lokalen behövde teamet på The Den omsätta kunskaperna och erfarenheterna från den första i praktiken. Med hjälp av insticksprogrammen för Gmail, Slack och Google Drive bad de ChatGPT Work att samla in och analysera information från hela verksamheten och föreslå nästa steg.

Planeringen är nu mer strukturerad, lättare att upprepa och snabbare. Teamet kontrollerar fortfarande att resultaten från ChatGPT Work stämmer och fattar de slutgiltiga besluten.

Ett exempel är The Dens andra ansökan om serveringstillstånd. När en tidigare tid för tillståndsprövning plötsligt blev ledig använde The Den ChatGPT Work för att snabbt samla ihop dokument, identifiera vad som saknades och konvertera filer till de format som krävdes.

The Den använder samma arbetsflöde för att söka bidrag med korta ansökningstider. Att söka bidrag tar nu två timmar i stället för tre dagar, vilket ger fler möjligheter att finansiera The Dens tillväxt.

The Dens chefer använder också ChatGPT för att resonera kring frågor och ta fram förslag innan de lyfter problem i gruppen. Chandler uppskattar att det sparar henne ungefär sju timmars inledande diskussioner i veckan, så att hon kan fokusera på att fatta beslut.

Brooke, som ansvarar för aktiviteter och partnerskap på The Den, ville till exempel skapa ett mer enhetligt arbetssätt för partnerskap i takt med att verksamheten växte. Hon bollade problemet med ChatGPT och delade med sig av sina kunskaper om vilka partnerskap som fungerade, vilka som inte gjorde det och varför. Resultatet blev ett förslag på en struktur för partnerskap som ledningsgruppen kunde ta ställning till.

The Den använder även det här arbetssättet för finansiell analys och verksamhetsplanering. Verksamhetschefen Maia samlade in ekonomiska rapporter från redovisningskonsulten samt försäljnings- och lagerdata från kassasystemen. Sedan använde hon ChatGPT för att sammanställa informationen till en lättöverskådlig bild av verksamheten. Det gör det enklare att förutse lagerbehov och besluta hur inköp och system ska fungera på båda platserna.

I takt med att klubben växer tillbringar Chandler mycket tid på resande fot mellan lokalerna och olika möten. Hon har börjat använda ChatGPT Voice för att förvandla restiden till produktivt arbete: prata igenom ett mejl och låta ChatGPT skriva ett utkast, fånga upp vad som behöver följas upp efter ett möte eller strukturera en idé medan den fortfarande är färsk. Sedan kan hon granska arbetet och skicka det när hon är redo, i stället för att återvända till skrivbordet med en allt längre att göra-lista.

The Den planerar också att utforska Codex för att bygga mer skräddarsydda system. Det handlar bland annat om en medlemsapp för incheckning och anmälan till pass, bättre kopplingar mellan kassasystemen och Slack-notiser som håller ihop teamet på de olika platserna.

Allt det här arbetet bottnar i Chandlers ursprungliga tanke med The Den: att ge föräldrar en plats där de kan känna sig som sig själva och där barnen är lika välkomna.