Podjetje Zenken je okrepilo vitko prodajno ekipo s storitvijo ChatGPT Enterprise

V podjetju Zenken so združeni model GPT‑5, GPT‑ji po meri, generiranje slik ter najnovejši modeli in orodja družbe OpenAI, ki omogočajo pospeševanje obeh njihovih ključnih poslovnih dejavnosti: spletnega trženja in hitro rastočega čezmorskega poslovanja na področju človeških virov. Kot eno prvih podjetij na Japonskem, ki je uvedlo storitev ChatGPT Enterprise po celotni organizaciji, v podjetju Zenken v praksi uresničujejo pristop, ki daje prednost umetni inteligenci, in že opažajo jasen vpliv na svoje poslovanje.

Danes iz podjetja Zenken poročajo o naslednjem:

• Več kot 90 % tedenske aktivne uporabe storitve ChatGPT Enterprise
• Povprečni prihranek časa od 30 do 50 % pri delovnih nalogah, povezanih z znanjem
• 5 do 15 dodatnih ur na zaposlenega vsak mesec, znova vloženih v delo z višjo dodano vrednostjo
• 50 milijonov jenov letnih prihrankov pri stroških zunanjih izvajalcev v primerjavi s predhodnim letom

Pred uvedbo storitve ChatGPT Enterprise so se v podjetju Zenken zanašali na ročne postopke pri širokem naboru nalog, povezanih z znanjem. Zaposleni so veliko časa porabili za raziskovanje, povzemanje, prevajanje in ustvarjanje vsebin. Prodajne ekipe so se soočale tudi z dolgimi pripravami na sestanke s strankami, zaradi česar sta se zmanjšala število in kakovost pogovorov s strankami.

Da bi rešili te težave, so se v podjetju Zenken odločili uvesti umetno inteligenco na strukturiran in varen način. Yuji Okada, vodja oddelka za korporativno načrtovanje v administrativnem sektorju, pojasnjuje, da so pri ocenjevanju potencialnih rešitev »osredotočili na dvanajst zmogljivosti, potrebnih za naše poslovanje, kot sta varnost in napredna podpora kompleksnemu razmišljanju,« ter se spominja, da je bil »ChatGPT Enterprise edina rešitev, ki je izpolnjevala vse te pogoje.« Ob tem dodaja: »Ker imamo opravka s podatki strank in občutljivimi internimi informacijami, je preprečevanje uhajanja podatkov nujno in neizogibno. ChatGPT Enterprise zagotavlja, da se naši podatki ne bodo uporabljali za usposabljanje umetne inteligence. Ta varnostna funkcija nas je prepričala, da lahko varno ravnamo z zaupnimi podatki.«

Razpoložljivost modelov sklepanja je bila prav tako odločilni razlog za izbiro storitve ChatGPT Enterprise. Pri glavni spletni trženjski dejavnosti podjetja Zenken morajo ekipe poglobljeno analizirati poslovne izzive strank in predlagati strateške rešitve. Model sklepanja, ki ga je družba OpenAI izdala leta 2024, zagotavlja napredno podporo kompleksnemu razmišljanju, kakršnega so v podjetju Zenken iskali, in je dodatno pospešil uporabo umetne inteligence v tem podjetju. Okada pojasnjuje: »Model sklepanja presega zgolj zagotavljanje informacij in podpira odločanje na vodstveni ravni na področjih, kot so analize trga, konkurenčna strategija in ocenjevanje novih poslovnih priložnosti.«

Model sklepanja danes izboljšuje kakovost strateškega načrtovanja in analiziranja v vseh ekipah ter se uporablja tudi za proučevanje lastnih težav pri upravljanju podjetja Zenken in novih izzivov s strateškega vidika. Postal je ključen dejavnik rasti poslovanja podjetja Zenken.

Vpliv storitve ChatGPT Enterprise je še posebej opazen pri prodaji. Pred uporabo storitve ChatGPT Enterprise je morala prodajna ekipa porabiti veliko časa za pripravljalna dela, kot so raziskovanje potencialnih strank, ustvarjanje gradiv za ponudbe in pisanje prodajnih e-poštnih sporočil. Okada se spominja: »Še preden smo lahko sploh začeli razmišljati o povečanju števila strank, s katerimi smo navezali stik, so naši zaposleni že izgubljali veliko časa za priprave.« »Ker so morali odgovarjati na poizvedbe in pripravljati ponudbe, je bil čas, ki so ga lahko dejansko preživeli s strankami, omejen in včasih smo zamudili priložnosti.« Tudi pisanje vsakega e-poštnega sporočila je jemalo čas, kar je seveda omejilo število potencialnih strank, ki jih je prodajni zastopnik lahko obdelal v enem dnevu.

Z uvedbo storitve ChatGPT Enterprise po celotnem podjetju so v podjetju Zenken bistveno izboljšali kakovost svojih prodajnih aktivnosti. V spodnji tabeli je primerjava prodajnega procesa po posameznih fazah pred uvedbo storitve ChatGPT in po njeni uvedbi.

Posledično so v podjetju Zenken zabeležili jasne izboljšave v prodajni uspešnosti:

• Število ponudb, ki uspešno prestanejo začetni pregled, se je povečalo za 15 do 20 %
• Stopnja uspešnosti pridobivanja novih poslov se je zvišala za 5 do 10 %
• Stopnja sprejetja končnih ponudb se je zvišala za približno 30 %

»ChatGPT nam pomaga skrajšati čas, potreben za raziskovanje in pripravo, in nam hkrati omogoča bolj tekočo komunikacijo s strankami,« pojasnjuje Okada.

ChatGPT Enterprise je postal bistvenega pomena tudi za hitro rastoče čezmorsko poslovanje podjetja Zenken na področju človeških virov. Ker je večina zaposlenih maternih govorcev japonščine, je moralo podjetje prej nameniti precej časa in proračuna za prevajanje objav prostih delovnih mest, pogodb in drugih dokumentov za kandidate iz tujine. Okada se spominja: »Ko smo morali komunicirati v več jezikih, vključno z angleščino, običajna prevajalska orodja pogosto niso uspela prenesti pravega konteksta in pomenskih odtenkov, zaradi česar je bila mednarodna komunikacija precej zahtevna.«

Po uvedbi storitve ChatGPT Enterprise je ekipa lahko natančno prevedla širok nabor dokumentov v angleščino in druge jezike. S tem so znižali stroške zunanjih izvajalcev in hkrati znatno povečali hitrost prevajanja. »Tudi z manjšo ekipo smo uspeli ohraniti organizacijski ustroj, ki zagotavlja nadaljnjo rast prihodkov,« pravi Okada.

Zaposleni uporabljajo storitev ChatGPT tudi v jezikih, ki niso angleščina, in sicer za zbiranje informacij z novičarskih spletnih mest, iz strokovnih člankov in drugih virov, ki so pomembni za poslovanje. To olajša načrtovanje novih storitev in poslovnih pobud z mislijo na globalno širitev ter omogoča, da pri čezmejnem delu neposredno sodeluje več zaposlenih v podjetju Zenken kot kadarkoli prej.

ChatGPT Enterprise preoblikuje način opravljanja vsakodnevnega dela v podjetju Zenken. Ekipe zdaj uporabljajo storitev ChatGPT za ustvarjanje prvih osnutkov prodajnih e-poštnih sporočil, ponudb, trženjskih vsebin in internih dokumentov v le nekaj minutah, skupna produktivnost pa se je v celotni organizaciji približno podvojila. Delo, za katero se je prej najemalo zunanje izvajalce, se vse pogosteje opravlja znotraj podjetja, kar za približno 50 milijonov jenov zniža letne stroške zunanjega izvajanja in izboljša marže. »Namesto da bi bili zaposleni po celotnem podjetju vezani na ponavljajoče se naloge, imajo zdaj več časa, da se osredotočijo na vsebino svojih ponudb,« pravi Okada.

Raven sprejemanja je visoka tudi pri posameznikih. Tedenska aktivna uporaba storitve ChatGPT Enterprise presega 90 %, zaposleni pa v povprečju pošljejo približno 900 sporočil na osebo vsak mesec. »Postalo nam je povsem naravno, da se najprej obrnemo na ChatGPT,« pojasnjuje Okada. ChatGPT uporabljamo za razvoj začetne hipoteze, nato pa o njej razpravljamo z našimi vodji ali sodelavci. »Delo na ta način je močno skrajšalo čas, ki ga zaposleni porabijo, kadar ne znajo naprej, preden se pogovorijo z drugimi ali nadaljujejo z opravljanjem dela.«

Za podjetje Zenken je ChatGPT Enterprise več kot le orodje. Po Okadovih besedah je postal partner, ki spreminja, kako zaposleni razmišljajo in opravljajo svoje delo. Podjetje zdaj vidi storitev ChatGPT Enterprise kot osrednjo platformo, ki podpira vse vidike – od vsakodnevne učinkovitosti in strateškega načrtovanja do razvoja talentov in navsezadnje preobrazbe na ravni celotnega podjetja.