Kako HSP GRUPPE gradi zmogljivosti UI za davčno svetovanje

Podatki o uporabi v tej zgodbi se nanašajo na skupni delovni prostor v storitvi ChatGPT Enterprise, ki ga uporabljata HSP GRUPPE in Kanzleipakt ter zajema 81 organizacijskih skupin. HSP GRUPPE je mreža pravno neodvisnih družb za davčno svetovanje, revizijsko dejavnost in pravne storitve.

Skupina HSP GRUPPE⁠(odpre se v novem oknu) že več kot dve desetletji dosledno vlaga v digitalizacijo in standardizacijo procesov strokovnih družb. Mreža družb je že dolgo pred generativno UI standardizirala procese, uvedla upravljanje kakovosti in po vsej mreži spodbujala kulturo nenehnega izboljševanja.

Ko se je pojavil ChatGPT, so v skupini HSP v njem videli več kot le še eno orodje za produktivnost. Prepoznali so priložnost za nov razmislek o razvoju strokovnega dela.

Namesto da bi se vodstvo spraševalo, kako lahko UI zaposlenim pomaga hitreje pisati e-pošto ali povzemati dokumente, je zastavilo širše vprašanje: Kaj se zgodi, ko UI postane del poslovnega modela družbe za strokovne storitve?

Ta vizija je skupino HSP spodbudila, da je storitev ChatGPT Enterprise vključila v davčno svetovanje, pravne raziskave, komuniciranje s strankami, finančne analize in izmenjavo znanja po vsej mreži.

Skupina HSP je UI obravnavala kot organizacijsko preobrazbo, ne kot uvedbo programske opreme.

Organizacija je ChatGPT Enterprise uvedla z močnim poudarkom na sprejetju, upravljanju in nenehnem učenju. Na mesečnih forumih o UI so zaposleni lahko delili praktične primere uporabe in se učili drug od drugega. Varnostne funkcije ChatGPT Enterprise zagotavljajo pomembno tehnično podlago, uporabo podatkov o strankah pa urejajo interne zahteve skupine HSP glede varstva podatkov, zaupnosti in upravljanja. Strokovni pregled in končna odgovornost vedno ostaneta pri pristojnem davčnem, pravnem ali računovodskem strokovnjaku.

Cilj ni bil zgolj spodbujati preizkušanje. Cilj je bil razviti organizacijsko zmogljivost, ki jo je mogoče razširiti.

Carsten Schulz pravi: »Ljudje me sprašujejo, katera funkcija UI mi je najljubša. Na to vprašanje nikoli ne odgovorim. Posamezne funkcije niso pomembne. Ko razumete, kako je vse povezano, vam UI odpre vrata v povsem nov svet.«

Strokovnjaki po vsej mreži so hitro našli nove načine uporabe UI pri vsakdanjem delu, organizacija pa je uspešne primere uporabe začela standardizirati v prilagojene agente. Primer je skupni agent Komuniciranje s strankami z UI (AI Client Communication), ki pomaga pri pripravi prvih osnutkov, strukturiranju in jasnosti ter zagotavlja bolj dosleden ton, usmerjen k strankam. Strokovni pregled in končna odgovornost ostaneta pri pristojnem davčnem, pravnem ali računovodskem strokovnjaku. Drugi primer je Pomočnik za rezervacije SKR03 & SKR04 (Booking Assistant SKR03 & SKR04), ki pomaga pri pripravi in razvrščanju posameznih vprašanj glede rezervacij. Končna strokovna odločitev ostane pri zaposlenem. Takšni skupni agenti zmanjšujejo ponavljajoče se delo in vsem zaposlenim, ne le strokovnjakom za UI, omogočajo dostop do najboljših praks.

Strokovnjaki te temelje nato nadgrajujejo pri svojem delu. Poslovodni partner Frank Heibel uporablja ChatGPT kot strokovnega sogovornika pri reševanju zapletenih davčnih vprašanj in izboljševanju komunikacije s strankami. »ChatGPT je postal pravi sogovornik. Povsem spremeni raven, na kateri lahko delaš,« pravi.

Partnerka Magdalene Posnak je čas za vrednotenje več nepremičninskih naložb skrajšala z devetih ur na približno dve, zato lahko več časa nameni svetovanju strankam. Direktor Marco Sell z nadzornimi ploščami, ki jih podpira UI, strankam pomaga, da na sestankih skupaj preučujejo finančne scenarije, odvetnik in davčni svetovalec Jan-Henrik Leifelt pa uporablja ChatGPT za krepitev in ne nadomeščanje svoje strokovne presoje.

Skupna značilnost je preprosta: manj časa za pripravo informacij in več časa za uporabo strokovnega znanja.

Skupina HSP se s ChatGPT Work že pripravlja na naslednjo fazo svoje poti z UI.

Le nekaj tednov po pridobitvi dostopa je organizacija začela platformo preizkušati z manjšo skupino razvijalcev in skrbnikov, preden bi jo razširila na širši delovni prostor. Cilj je pred širšo uvedbo razumeti, kako lahko agentska umetna inteligenca varno avtomatizira zapletene delovne postopke ter hkrati uravnoteži upravljanje, kakovost in stroške.

Za skupino HSP gospodarska korist ni v zmanjševanju števila zaposlenih. Družbe v mreži že delujejo s polno zmogljivostjo in imajo veliko nedokončanega dela. Čas, prihranjen s ChatGPT‑jem, je zato mogoče nameniti dodatnemu delu za stranke in s strankami, krajšim rokom izvedbe, večjim svetovalnim zmogljivostim in boljši podpori strankam.

Po Schulzevem mnenju priložnost ni zgolj v tem, da bi ljudem pomagali hitreje opraviti obstoječe naloge. Gre za prenovo samega poteka dela.

Kot primer navaja pripravo zaključnega računa. Danes računovodje manjkajoče podatke pogosto odkrijejo šele, ko začnejo pripravljati letne računovodske izkaze, več mesecev po končanem knjiženju. V skupini HSP preučujejo, kako bi lahko ChatGPT Work sproti pregledoval knjiženje, vse leto odkrival manjkajoče podatke in od strank proaktivno zahteval dokumente, tako da bi bil velik del priprav opravljen, še preden računovodja odpre evidenco.

Ta prehod od UI, ki pomaga ljudem, k UI, ki usklajuje delo v celotnih procesih, pomeni naslednjo stopnjo preobrazbe za skupino HSP.

• Dosegli so 84-odstotno tedensko aktivno uporabo, 755 tedensko aktivnih uporabnikov in 913 edinstvenih uporabnikov v šestih mesecih (od 1. februarja do 14. julija 2026).
• V ocenjevanem obdobju od 1. februarja do 14. julija 2026 so si uporabniki s ChatGPT‑jem izmenjali več kot 500.000 sporočil.
• 98,6 % anketiranih zaposlenih je poročalo o večji produktivnosti, 84,6 % pa o boljši kakovosti dela.
• O tedenskem prihranku časa je poročalo 95,9 % vprašanih; 63,5 % jih je prihranilo vsaj dve uri na teden, 25,7 % pa vsaj pet ur. V skupini HSP pri letnem načrtovanju zmogljivosti že opažajo vodilni operativni kazalnik: strokovnjaki načrtujejo precej več dela kot prejšnja leta, saj zaposleni prepoznavajo dodatne zmogljivosti, ki jih zagotavlja delo s podporo UI. Organizacija namerava celoten finančni učinek oceniti v drugi polovici letošnjega leta.
• O boljši podpori strankam je poročalo 79,7 %, o večjem zadovoljstvu pri delu pa 78,1 % vprašanih.
• Namerno konservativen interni scenarij ocenjuje približno 40.000 ur dodatnih letnih zmogljivosti. Približno 28.000 ur bi lahko namenili produktivnemu, praviloma obračunljivemu strokovnemu delu, približno 12.000 ur pa administraciji, podpori strankam in drugim podpornim dejavnostim. Skupina HSP na podlagi konservativnih urnih postavk ocenjuje teoretični potencial letnih prihodkov na približno 3,8 milijona EUR. To je scenarij zmogljivosti, ne dejanski ali zagotovljeni prihodek.

• UI obravnavajte kot organizacijsko zmogljivost, ne kot orodje posameznika. Uspešne poskuse pretvorite v ponovljive delovne postopke, ki koristijo vsem.
• Najprej vlagajte v operativne temelje. Dobri procesi ter sistemi upravljanja in kakovosti pospešujejo uvajanje UI.
• Ustvarite kulturo nenehnega učenja. Redni forumi o UI so omogočili hitro širjenje uspešnih zamisli po organizaciji.
• Prenovite delovne postopke, ne le nalog. Največjo vrednost prinaša nov razmislek o procesih od začetka do konca, ne avtomatizacija posameznih dejavnosti.
• UI gradite okoli strokovne presoje. Največja vrednost nastane, ko UI strokovno znanje krepi, namesto da bi ga nadomeščala.

• Začnite s poslovnimi težavami, ne s funkcijami UI.
• Vzpostavite redne forume, na katerih lahko zaposleni med ekipami delijo uspešne primere uporabe.
• Povežite strokovnjake za UI s področnimi strokovnjaki, da uspešne poskuse pretvorijo v razširljive delovne postopke.
• Nove zmogljivosti najprej preizkusite z manjšimi skupinami, nato pa jih razširite na vso organizacijo.
• Merite sprejetje in poslovni učinek, ne le uvedbe, da boste razumeli, kje UI ustvarja resnično vrednost.

V skupini HSP menijo, da največje koristi UI šele prihajajo.

HSP GRUPPE namerava skupaj s Kanzleipaktom ustanoviti skupno ekipo za UI, procese družb in razvoj, osredotočeno na DATEV, ki bo ocenjevala uspešne decentralizirane poskuse ter jih pretvarjala v dokumentirane in razširljive referenčne delovne postopke. Ko bodo ChatGPT Work in agentske zmogljivosti dozoreli, namerava skupina HSP podporo posameznim strokovnjakom nadgraditi z avtomatizacijo celotnih delovnih postopkov, ki bodo proaktivno podpirali zaposlene in stranke.

Po Schulzevem mnenju dolgoročna priložnost presega samo skupino HSP. Prepričan je, da lahko UI okrepi, ne zmanjša vloge zaupanja vrednih strokovnjakov, saj jim omogoča, da več časa namenijo presoji, reševanju zapletenih težav in odnosom s strankami.