Heimstaden z UI spreminja upravljanje stanovanj

Pred stotimi leti je upravljanje stanovanjske stavbe pomenilo iskanje najemnikov, pobiranje najemnine in vzdrževanje nepremičnin v dobrem stanju. Danes te osnove ostajajo presenetljivo podobne. Spreminja pa se, kako to delo opravljamo.

Za evropskega upravljavca stanovanjskih nepremičnin Heimstaden⁠(odpre se v novem oknu) je to priložnost: kaj če bi UI lahko temeljito spremenila upravljanje več tisoč domov?

Junija 2025 se je vodstvo družbe Heimstaden odločilo pospešiti vlaganja v UI. Po oceni več platform je podjetje izbralo OpenAI. Cilj je bil dvojen: opolnomočiti zaposlene in na novo zasnovati ključne poslovne procese.

Prizadevajo si za vse bolj samostojno delovanje stavb, pri katerem lahko UI pomaga predvideti potrebe, usklajevati delo in podpirati odločitve v celotnem življenjskem ciklu nepremičnine. »Namen naših stavb se ni spremenil,« pravi Helge Krogsbøl, soglavni izvršni direktor družbe Heimstaden. »Ljudem zagotavljamo domove. Način njihovega upravljanja pa se nenehno spreminja, saj preizprašujemo ustaljene prakse in uvajamo novo tehnologijo.«

Poglejmo, kaj se zgodi, ko se nepremičnina izprazni.

Preden jo znova ponudijo na trgu, je običajno treba oceniti višino najemnine, organizirati fotografiranje, pripraviti oglase in se odzvati na povpraševanje na trgu. Vsaka faza zahteva čas, usklajevanje in strokovno znanje. Izziv so tudi informacije: vedeti je treba, kaj imate v lasti, kaj ponuja konkurenca in kaj želi stranka.

UI zdaj podpira vse ključne korake tega procesa:

• Določanje cen: Analize in priporočila na podlagi orodij, izdelanih v ChatGPT Sites

• Oglaševanje: Oblikovanje slik in opisi stanovanj s pomočjo UI

• Pregled oglasov: Agent preveri skladnost vseh objavljenih oglasov s standardi kakovosti družbe Heimstaden

• Povratne informacije: Tržne povratne informacije, ki jih ustvari UI, ekipam za oddajanje pomagajo pri popravnih ukrepih, zato se cene vse bolj dinamično prilagajajo

Zaposleni ostajajo odgovorni za pregled in potrjevanje odločitev. Spreminja pa se delo, povezano s temi odločitvami.

Na Nizozemskem so se stroški izdelave slike z virtualno opremo nepremičnine znižali s približno 50 € na manj kot 0,10 €, kar je več kot 99-odstotno znižanje. Heimstaden ocenjuje, da bi lahko samo na tem trgu letno prihranil 130.000 €.

Pomen teh sprememb presega zgolj cenejše oglase. Z uporabo UI v celotnem procesu oddajanja Heimstaden razvija bolj odziven način ponujanja stanovanj na trgu.

»Naša strategija UI temelji na treh stebrih,« pravi Nikolaj Brammer, direktor za digitalizacijo pri družbi Heimstaden. »Prvič, zaposlene opolnomočimo z usposabljanjem in dostopom do ustreznih orodij. Drugič, imamo osrednjo pisarno za preobrazbo in mrežo ambasadorjev UI, ki spodbujajo večje pobude na področju UI. Tretjič, krepimo temelje, tako da sisteme za upravljanje nepremičnin in podatkovne modele pripravljamo na uporabo UI.«

Pri oddajanju vsi trije stebri zaživijo v praksi: orodja in usposabljanje sodelavcem omogočajo ustvarjanje slik z virtualno opremo prostorov in oglasov; naša osrednja ekipa usklajuje izboljšave pri določanju cen, oglaševanju, pregledu oglasov in tržnih povratnih informacijah; podatke o nepremičninah pa odpiramo orodjem UI, ki podpirajo določanje cen in pripravo oglasov.

Nekatere najpomembnejše spremembe se dogajajo daleč od tradicionalnih ekip za razvoj programske opreme.

Heimstaden je moral oceniti okoljska tveganja v svojem celotnem nepremičninskem portfelju. Informacije so obstajale, a so bile razpršene po različnih javnih virih, oblikah zapisov in podatkovnih zbirkah. Za pripravo uporabne ocene na njihovi podlagi bi bilo potrebnega veliko ročnega dela in tehničnih virov.

Julia Erlandsen, analitičarka okoljske trajnostnosti pri družbi Heimstaden brez izkušenj z razvojem programske opreme, je s pomočjo orodja Codex zasnovala drugačen pristop.

Codex je pomagal pri iskanju, čiščenju in standardizaciji podatkov, preverjanju kakovosti ter razvoju ponovljivih postopkov obdelave. Julia je ohranila nadzor nad metodologijo in preverjanjem veljavnosti rezultatov.

Rezultat: 20.112 ocenjenih nepremičnin, več kot šest milijonov vrstic uporabnih podatkov in zmanjšanje ocenjenega obsega dela z enega leta za pet ljudi na dva meseca za dve osebi.

Heimstaden se je izognil tudi najemu zunanjih svetovalcev, ki bi jih sicer potreboval za rešitev problema.

Kar se je začelo kot zapleten analitični projekt, postaja ponovljiv postopek za podporo ocenjevanju podnebnih tveganj, izpolnjevanju zahtev glede poročanja in odločanju vlagateljev.

Heimstaden uvajanje UI osredotoča na naloge, pri katerih zaposleni potrebujejo pomoč. Po uvedbi ChatGPT Enterprise septembra 2025 ga je v dveh do treh mesecih uporabljala že polovica zaposlenih. Osrednja pisarna za preobrazbo z UI vzdržuje knjižnico primerov uporabe, da se lahko sodelavci učijo iz primerov iz celotnega podjetja.

Zaposleni uporabljajo odobrena orodja v skladu s pravili o varnosti podatkov. Še naprej so odgovorni za pregled vsebin, ustvarjenih z UI, preden jih pošljejo, in za potrjevanje odločitev.

UI uporabljajo tudi hišniki, med njimi nekateri, ki so bili sprva skeptični. Na Norveškem je hišnik uporabil ChatGPT za oceno zanemarjenega stanovanja in pripravo načrta prenove s prednostnim vrstnim redom del. Svoja opažanja je tako pretvoril v strukturiran načrt, ki ga je lahko pregledal in izpopolnil.

Heimstaden se že pripravlja na naslednjo fazo: UI, ki lahko deluje v različnih sistemih in usklajuje večstopenjske procese.

Njegova platforma za nabavno analitiko, ki jo trenutno uvajajo, združuje avtomatizacijo delovnih procesov z modeli OpenAI, dostopnimi prek API-jev. Zasnovana je za delovanje v okoljih Outlook, SharePoint in Teams ter podpira analizo pogodb, pripravo na pogajanja in upravljanje življenjskega cikla pogodb. Zaposleni pri tem ohranjajo odgovornost za poslovne odločitve in odobritve.

Dolgoročni cilji segajo še globlje.

Heimstaden sodeluje pri razvoju Amplio Estate, sodobnega sistema za upravljanje nepremičnin, zasnovanega za podporo delovnim procesom z UI prek protokola MCP. Cilj je zaposlenim omogočiti, da z UI, kot je ChatGPT, pridobivajo informacije o nepremičninah in izvajajo dejanja v osrednjih poslovnih sistemih, ob ustreznem človeškem nadzoru.

Tako Heimstaden začenja zamisel o stavbah, ki delujejo samostojno, pretvarjati v konkreten načrt tehnološkega razvoja.

• Za več kot 99 % nižji stroški izdelave slik na Nizozemskem.

• 20.112 nepremičnin, ocenjenih z orodjem Codex, pri čemer se je ocenjeni obseg dela zmanjšal z enega leta za pet ljudi na dva meseca za dve osebi.

• 50 % zaposlenih je orodje začelo uporabljati v 2–3 mesecih po uvedbi.

• Osredotočite se na ljudi: Ozki grli sta sprejemanje novih orodij in domišljija, ne tehnologija

• Poiščite svoje pobudnike sprememb: Največ koristi prinesejo sodelavci, ki spodbujajo spremembe v svojem okolju

• Uredite proces: UI ne bo popravila slabega procesa, lahko pa močno razširi obseg dobrega.

Vizija družbe Heimstaden niso stavbe brez ljudi, temveč nepremičnine, podprte z vse inteligentnejšimi sistemi, ki bodo zaposlenim pomagali pri boljšem odločanju in učinkovitejšem reševanju zadev za stranke.

Stavbe bodo ostale predvsem to, kar so bile od nekdaj – domovi in strehe nad glavo. Način njihovega upravljanja pa se je za vedno spremenil.