Kako podjetja, zgrajena okoli UI, delovne tokove spreminjajo v operativno zmogljivost

Najnovejše poročilo OpenAI Enterprise Signals kaže, da podjetja z zelo različno hitrostjo prehajajo od pomoči UI k izvajanju nalog. Prelomna podjetja (10 % podjetij z največjo uporabo UI) zdaj ustvarijo 8,3-krat toliko izhodnih žetonov na aktivnega uporabnika kot običajna podjetja, januarja pa so jih 2,6-krat toliko. Vse večja vrzel kaže na globlji operativni premik: vodilna podjetja agente povezujejo s kontekstom in orodji podjetja, jim zaupajo zahtevnejše delo ter olajšujejo ponavljanje uspešnih delovnih tokov.

Izziv za vodje je to poglobljeno uporabo pretvoriti v delo, ki mu ljudje lahko zaupajo ter ga merijo in izboljšujejo. Vodje bi morali pustiti tudi prostor za eksperimentiranje, vključno s primeri uporabe, katerih vrednost ob prvem poskusu ni očitna.

Zagonska podjetja Basis⁠(odpre se v novem oknu), Clay⁠(odpre se v novem oknu) in Exa Labs⁠(odpre se v novem oknu) so agente vključila v uvajanje zaposlenih, upravljanje strank in širjenje ekosistema razvijalcev. Njihovi delovni tokovi se razlikujejo, vendar je razvoj poučen: agenta naučite ustaljenega postopka, zagotovite mu trajen kontekst, ki se posodablja s potekom dela, nato pa mu omogočite, da priložnosti pretvori v preizkušena dejanja.

Ti primeri skupaj kažejo, kako lahko ekipe agente vključijo v ustaljeno delo in sčasoma izboljšajo postopek.

Uvajanje je bilo dolgo zamudno tako za delodajalce kot zaposlene. V podjetju Basis, ki razvija agente UI za računovodska podjetja, uvajanje na prvi dan zdaj traja 30 minut namesto dveh ur, zato ima kadrovska služba več časa za kulturo in podporo.

Zaposleni prvi dan takoj dobijo dostop do Codex in veščine uvajanja, prilagojene podjetju (večkrat uporabnega nabora navodil in virov za določen delovni tok). Codex jih pozdravi, jim predstavi ključne koncepte podjetja in v ozadju z njihovim računalnikom dokonča nastavitev integracij. Ko se pojavijo ponavljajoča se vprašanja ali izjeme, lahko kadrovska služba veščino posodobi pred naslednjo skupino.

Basis je postopek uvajanja enkrat prikazal, nato pa ga pretvoril v večkrat uporabno veščino z jasnim sprožilcem, znanimi koraki, dostopom do ustreznih orodij in jasno opredelitvijo, kdaj je delo »končano«. Postopek ni več odvisen od razpoložljivosti ene osebe, ekipa pa lahko še vedno posreduje pri izjemah ali zahtevnih vprašanjih. Uvajanje je zdaj doslednejše, ponovljivo in ga je lažje izboljševati, novi zaposleni pa takoj dobijo zgled za delo z UI.

Clay, ki razvija samoučeči se sistem za ustvarjanje prihodkov za ekipe s strategijo lansiranja na trg, se spoprijema z znanim prodajnim izzivom: ključni kontekst poslov je razpršen med zapisi v sistemu CRM, e-pošto, Slackom, klici, predstavitvami, besedilnimi sporočili ter pogovori z internimi ekipami in zagovorniki pri strankah.

Da bi ta kontekst ostal ažuren, je ena od inženirk GTM v podjetju Clay preizkusila boljši pristop – trajen delovni prostor in namenskega podagenta za vsako stranko. Vsak podagent pregleda primarne vire in čez noč posodobi svojo mapo posla. Usklajevalni agent vsako jutro posodobitve za vse njene stranke pretvori v kratek seznam prednostnih ukrepov: odgovoriti na še odprto vprašanje stranke, zapolniti vrzel v nakupnem odboru ali potencialni stranki dati razlog za ponovno sodelovanje.

Po navedbah podjetja Clay ji ta delovni tok vsak večer prihrani približno uro pregledovanja prejete pošte. Dnevne prednostne naloge ji pomagajo izvesti manjše ukrepe, katerih učinki se lahko seštejejo v dolgem prodajnem ciklu za podjetja. Dokazila so navedena ob vsakem priporočilu, zato lahko prodajalci pred ukrepanjem preverijo primarne vire. Podjetja bi lahko ta skupni kontekst razširila na skrbnike ključnih strank, predstavnike za razvoj poslovanja (BDR), inženirje rešitev in vodje prodaje, ob upoštevanju obstoječih dovoljenj za stranke.

Clay kaže, kaj spreminjajoče se delo potrebuje za širitev: dosledno strukturo, smiselno pogostost osveževanja, skupna dokazila in človeško presojo ob ukrepanju.

Exa Labs, ki razvija infrastrukturo spletnega iskanja za agente UI, želi svoj iskalni API ponuditi povsod, kjer bi ga razvijalci lahko uporabili. Ekipa ta cilj imenuje »Exa povsod«. V preteklosti so morale ekipe za odnose z razvijalci in upravljanje strank spremljati repozitorije in širši ekosistem, prepoznavati obetavne integracije, zbirati kontekst ter usklajevati delo med sistemi. Čeprav so se priložnosti razlikovale, je pot od odkritja do uvedbe vedno potekala po enakem zaporedju. Exa je to zaporedje pretvorila v opredeljen delovni tok za Codex z jasnimi prednostnimi nalogami, dostopom do potrebnih virov in človeškim pregledom pred vsako izdajo.

Codex zdaj spremlja priložnosti za prednostne integracije, zbira ustrezni kontekst, ustvarja zahteve za vključitev sprememb, izvaja preizkuse in pripravlja tedenske posodobitve z viri, kot sta Slack in Notion. Po potrebi lahko pripravi tudi osnutek naslednjega koraka, vključno s prvim obvestilom, ki ga nato pregleda ekipa. Delovni tok priložnost pretvori iz signala v preizkušen rezultat, hkrati pa zmanjša število predaj med raziskovanjem, inženiringom in komuniciranjem.

Ljudje še vedno odločajo, katere priložnosti so pomembne, h katerim zavezam naj se Exa zaveže in kako naj se upravljajo zunanji odnosi. Preizkusi in točke pregleda omogočajo vpogled v agentovo delo pred izdajo. Rezultati preizkusov in človeški pregled lahko ekipi pokažejo, kje naj delovni tok prilagodi pred naslednjim zagonom. Bolj ko postaja delo pomembno, večjo vlogo pri zasnovi delovnega toka imajo dovoljenja, dokazila in pravice odločanja.

Basis, Clay in Exa skupaj vzorce iz poročila Enterprise Signals pretvarjajo v operativno prakso. Basis preverjen postopek pretvori v večkrat uporabno veščino. Clay agentu zagotavlja kontekst in trajnost, da lahko sproti posodablja spreminjajoči se sklop dela. Exa dodaja orodja, preizkuse in pregled, da lahko agent signal pretvori v omejeno izvedbo. Vsi trije izboljševanje vključujejo v delovni tok: izjeme pri uvajanju pokažejo, kje je treba veščino izpopolniti; nova dejavnost strank in potrditev prodajalcev ohranjata kontekst poslov ažuren; preizkusi in človeški pregled pa natančneje določajo meje prihodnjega izvajanja. Vsak začne z določeno nalogo in dovolj prostora za preizkušanje. Delitev dela z uporabo postaja jasnejša, odgovornost pa se širi, ko se delovni tok izkaže.

Ker se prelomna vrzel povečuje, morajo vodje podjetij zaposlenim omogočiti preizkušanje pomembnih delovnih tokov, merjenje uspeha in pretvarjanje najboljših eksperimentov v ponovljivo prakso.

• Izberite eno pomembno področje ustvarjanja vrednosti. Začnite s celovitim delovnim tokom, v katerem se stikajo strateška prednostna naloga, sistemi, predaje, nadzorni mehanizmi in merljivi učinki. Ponavljati se mora dovolj pogosto, da se lahko iz njega učite, in biti dovolj pomemben, da upraviči prenovo.
• Opredelite rezultat in način njegovega merjenja. Določite odgovornega lastnika, ključni kazalnik uspešnosti, izhodišče in varovalke. Globino spremljajte na podlagi dokončanih nalog, povezanega konteksta in orodij, izjem ter obsega pregledovanja. Vrednost spremljajte na podlagi časa cikla, kakovosti, stroškov, prihodkov ali tveganja. Obseg rezultatov lahko pokaže, da ljudje UI zaupajo več dela; rezultati delovnega toka pa pokažejo, ali je to pomembno.
• Napišite opis agentovega dela. Opredelite sprožilec dela, rezultat, potrebni kontekst, orodja, dovoljenja in kako vztrajno naj si agent prizadeva za dokončanje. Določite, katera dokazila mora pripraviti in kje se mora ustaviti zaradi človeškega pregleda.
• Okoli agenta vzpostavite človeški sistem. V snovanje vključite ljudi, ki so delovnemu toku najbližje. Določite, kdo je odgovoren za poslovni rezultat, področno logiko, dostop in nadzor, sprejetje ter vsakodnevno uporabo. Zagonska podjetja te odgovornosti združijo pri nekaj ljudeh, večja podjetja pa ob širitvi delovnega toka potrebujejo jasno določene pravice odločanja.
• Naj bo eksperimentiranje vidno in ponovno uporabno. Raziskava OpenAI ugotavlja, da so zaposleni na začetku kariere šest mesecev po uvedbi na teden poslali 13 sporočil več kot vodstveni delavci. Zaposlenim omogočite preizkušanje novih primerov uporabe, nato pa zabeležite postopek in dokazila za uspešne rešitve ter jih zapakirajte kot veščine, vtičnike ali skupne delovne prostore. Chat, Work in Codex⁠(odpre se v novem oknu) podpirajo različne načine: Chat za vprašanja in hitro sodelovanje, Work za večstopenjsko intelektualno delo in dokončane izdelke ter Codex za tehnično izvedbo.
• Uspešen način delovanja prenesite naprej. Ohranite kontekst, dovoljenja, vrednotenja, točke pregleda, odgovorne osebe, merila in podporo, ki so se obnesli, nato pa jih uporabite na naslednjem področju ustvarjanja vrednosti. Vsak nov eksperiment naj naslednji ekipi zagotovi boljše izhodišče.