AdventHealth izboljšuje celostno oskrbo z OpenAI-jem

AdventHealth uvaja ChatGPT for Healthcare za zmanjšanje administrativnih bremen in poenostavitev kliničnih delovnih tokov v celotnem sistemu. Z avtomatizacijo časovno zahtevne dokumentacije in podpornih nalog ekipe za oskrbo vsak teden pridobijo ure časa, zdravstveni strokovnjaki se lahko bolj neposredno posvetijo pacientom. Rezultat ni le operativna učinkovitost, temveč tudi večja klinična zmogljivost, hitrejši dostop do oskrbe in merljivo boljša izkušnja pacientov.

AdventHealth je bolnišnični sistem, ki deluje v devetih zveznih državah in vsako leto oskrbi več milijonov pacientov. Kot številni veliki zdravstveni sistemi se sooča z nizkimi maržami, naraščajočim povpraševanjem in vse večjo administrativno kompleksnostjo.

Velik del tega pritiska se kaže v vsakodnevnih delovnih tokovih. Zdravniki svetovalci, ki pregledujejo primere za upravljanje uporabe, pogosto porabijo približno 10 minut na primer, ne za eno samo nalogo, temveč za zaporedje korakov: branje kartotek, prepoznavanje pomembnih podrobnosti, preverjanje meril in pripravo strukturiranih utemeljitev. Pri stotinah ali tisočih primerov se ta čas hitro nabere.

Obremenjeno pa ni zgolj klinično osebje. Ekipe v financah, kadrovski službi, IT-ju in na drugih funkcijah porabijo veliko časa za pripravo dokumentov, povzemanje informacij in pripravo gradiv, ki so nujna, vendar zamudna. Zato mnogi delujejo v tem, kar vodje opisujejo kot »stalni operativni način«, z omejeno zmogljivostjo za delo z višjo dodano vrednostjo.

Hkrati se je zanimanje za UI znotraj organizacije že pojavljalo. Zaposleni so preizkušali klepetalne robote, čeprav so formalne politike njihovo uporabo omejevale.

»Imeli smo ljudi, ki so želeli začeti, vendar je bilo zelo veliko takih, ki so ostajali ob strani,« pravi Rob Purinton, glavni direktor za UI pri AdventHealth. »Niso vedeli, kako učinkovito uporabljati UI pri svojem vsakodnevnem delu.«

Vodstvo AdventHealth je zgodaj ugotovilo, da izvajanje izoliranih pilotnih projektov ne bo prineslo pomembnih sprememb. Osrednji izziv je bil spodbuditi dosledno in varno uporabo v obsežnem kadrovskem bazenu.

»Najtežji del pri UI v zdravstvu je doseči, da jo ljudje uporabljajo varno, dosledno in v velikem obsegu,« pravi Purinton. »Zgodaj smo se odločili, da bomo uvedbo obravnavali kot končni produkt.«

Ta odločitev je izoblikovala uvedbo. Namesto da bi UI predstavljali kot avtomatizacijo, so jo vodje predstavili kot način za zmanjšanje administrativnih bremen in vračanje časa zdravstvenim strokovnjakom in ostalemu osebju.

»O UI ne govorimo kot o avtomatizaciji. Govorimo o vrnjenem času,« pravi Purinton. »Če lahko 10-minutni pregled smiselno skrajšamo ob ohranjanju kakovosti, je to zmogljivost, ki jo lahko vrnemo našim zdravstvenim strokovnjakom.«

AdventHealth je uvajanje obravnaval tudi kot merljivo operativno metriko. Organizacija spremlja število sporočil na uporabnika na delovni dan, pri čemer izključuje konce tedna in praznike, da ustvari dosledno izhodišče. To metriko spremljajo in upravljajo kot kateri koli drug ključni kazalnik učinkovitosti (KPI), cilje in trende pa redno pregledujejo.

Za širjenje uporabe se je sistem zanašal na strokovne skupine vrstnikov namesto na velike centralizirane programe usposabljanja. Finančne ekipe so sodelovale s finančnimi ekipami, kadrovske s kadrovskimi – delile so si na primer pozive, delovne tokove in dobre prakse, pomembne za njihove specifične funkcije.

Ko je organizacija prešla od eksperimentiranja k uvedbi na ravni podjetja, je vodstvo dalo prednost orodjem, ki lahko izpolnijo zahteve zdravstva glede zasebnosti, upravljanja in zanesljivosti.

»Izbrali smo OpenAI, ker nismo iskali predstavitvene različice. Iskali smo infrastrukturo za podjetja,« pravi Purinton. »Zmožnost sklepanja, strukturirani izhodi in nadzorni mehanizmi upravljanja so nam dali zaupanje, da to ni le programska oprema za produktivnost. To je bilo nekaj, kar smo lahko odgovorno razširili po celotnem zdravstvenem sistemu.«

AdventHealth je uvedel ChatGPT Enterprise in pozneje ChatGPT for Healthcare, ki je zagotovil dodatne zaščitne ukrepe za regulirana okolja, vključno z zaščito podatkov in podporo za zagotavljanje skladnost.

Na odločitev sta vplivala tudi hitrost inovacij in sodelovanje.

»Zelo cenimo, da smo bližje meji mogočega,« pravi Purinton. »Ugotovili smo tudi, da OpenAI tesno sodeluje z nami, ko razmišljamo o pilotnih projektih, uvedbah in o tem, kaj sledi.«

Eden najzgodnejših in najbolj merljivih primerov uporabe je bilo upravljanje uporabe.

Z uporabo ChatGPT for Healthcare lahko zdravniki svetovalci ustvarijo strukturirane povzetke kartotek pacientov, izpostavijo pomembne klinične podrobnosti in pripravijo začetne utemeljitve. Zdravstveni strokovnjak ostaja odgovoren za končno presojo, vendar se čas, porabljen za zbiranje informacij, skrajša.

Organizacija meri učinke s podatki na ravni sistema, vključno s časovnimi žigi v elektronskih zdravstvenih kartotekah, namesto z ocenami, o katerih poročajo sami.

»Raje imamo meritve, ki so vgrajene neposredno v proces,« pravi Purinton. »Natančno lahko vidimo, koliko minut se je izboljšalo in ali je ta sprememba statistično pomembna.«

Podobni vzorci so se pojavili tudi zunaj kliničnih delovnih tokov, v različnih oddelkih:

• Priprava dokumentov in načrtov se začne s prvim osnutkom namesto s prazno stranjo
• Politike in komunikacije se pretvorijo v strukturirane, uporabne oblike
• Zapiski in nestrukturirane informacije se hitro povzamejo v izvedljive korake

Te spremembe skrajšujejo cikle, omejujejo ponavljajoče se popravke in izboljšujejo doslednost izhodov.

AdventHealth vpliv UI ocenjuje v dveh glavnih razsežnostih: uvajanje in uspešnost delovnih tokov.

Na strani uvajanja je spremljanje dnevne uporabe ustvarilo odgovornost in vpogled v to, kako hitro UI postaja del rutinskega dela.

Na strani delovnih tokov se pilotni projekti ocenjujejo z metrikami prepustnosti, kot so čas na nalogo, čas izvedbe in obseg obdelanega dela. Pri upravljanju uporabe je cilj skrajšati čas pregleda ob hkratnem ohranjanju kakovosti in doslednosti.

V različnih oddelkih ekipe poročajo o:

• Manj časa, porabljenega za ponavljajočo se dokumentacijo in pregledne naloge
• Hitrejši izvedbi internih delovnih tokov
• Manj ciklih ponovnega dela zaradi doslednejših prvih osnutkov
• Večji zmogljivosti brez dodatnega zaposlovanja

Organizacija te koristi pogosto opisuje kot »vrnjen čas«, vendar vodstvo ta koncept neposredno povezuje z merljivimi rezultati.

»Če 10-minutno nalogo skrajšate na dve minuti in se to zgodi tisočkrat na teden, je to resnična zmogljivost,« pravi Purinton. »Vprašanje pa je, kam to zmogljivost znova vložite.«

Za organizacijo AdventHealth je vrednost UI tesno povezana z njenim poslanstvom zagotavljanja celostne oskrbe. To zahteva čas – čas, ki ga zdravstveni strokovnjaki preživijo s pacienti in družinami, ter čas, da se osebje osredotoči na delo z višjo dodano vrednostjo.

En primer ponazarja vpliv na ravni posameznika. Zdravnik, ki je prej večere porabljal za dokončanje dokumentacije, pogosto imenovane »čas v pižami«, je po spremembah delovnih tokov, podprtih z UI, lahko delo končal v rednem delovnem času.

»Delo je pustil v službi,« pravi Purinton. »Lahko je šel domov in bil z mislimi s svojo družino.«

Takšne zgodbe krepijo pristop organizacije k UI kot orodju za zmanjšanje administrativnih bremen, ne pa za nadomeščanje vlog.

Do zdaj je večina merljivih koristi izhajala iz skrajševanja časa, porabljenega za obstoječe naloge. AdventHealth to vidi kot izhodišče.

Organizacija se zdaj osredotoča na širitev na področja, kot so dostop do pacientov, podpora kliničnim odločitvam in novi modeli izvajanja oskrbe, pri tem pa ohranja enak poudarek na upravljanju, merjenju in zaupanju.

Po mnenju vodstva je ključno spoznanje, da je širjenje UI manj odvisno od same tehnologije in bolj od tega, kako je predstavljena in sprejeta.

»Uvajanje ne pomeni zgolj "preprosto uporabljajte izdelek". Pomeni "vodenje skozi spremembe",« pravi Purinton. »Ko to merite, dokažete vrednost in vodite z zaupanjem, takrat presežete pilotne projekte.«