A Zenken reforça a sua equipa de vendas lean com o ChatGPT Enterprise.

A Zenken combina o GPT‑5, GPTs personalizados, geração de imagens e os mais recentes modelos e ferramentas da OpenAI para acelerar os seus dois principais negócios: marketing na Web e o negócio de recursos humanos no estrangeiro, que está a crescer rapidamente. Como uma das primeiras empresas no Japão a implementar o ChatGPT Enterprise em toda a organização, a Zenken implementa uma abordagem que prioriza a IA e observa um impacto claro nos negócios.

Hoje, a Zenken comunica:

• Mais de 90% de utilização ativa semanal do ChatGPT Enterprise
• Poupança média de tempo de 30 a 50% em tarefas de trabalho de conhecimento
• 5 a 15 horas adicionais por colaborador todos os meses, reinvestidas em trabalho de maior valor
• Poupança anual de 50 milhões de ienes em custos de subcontratação em comparação com o ano anterior

Antes de adotar o ChatGPT Enterprise, a Zenken dependia de processos manuais para uma ampla gama de tarefas de conhecimento. Os colaboradores dedicaram muito tempo à pesquisa, resumo, tradução e criação de conteúdo. As equipas de vendas enfrentavam também longos períodos de preparação para reuniões com clientes, o que reduzia o número e a qualidade das conversas com os clientes.

Para resolver estas questões, a Zenken decidiu introduzir a IA de forma estruturada e segura. Yuji Okada, gestor do Departamento de Planeamento Corporativo da Divisão de Administração, explica que, na avaliação das potenciais soluções, "concentraram-se em doze funcionalidades necessárias para o nosso negócio, como a segurança e a compatibilidade avançada com raciocínios complexos", e recorda que "o ChatGPT Enterprise foi a única solução que reuniu todas estas condições". Observa: "Como lidamos com informações de clientes e informações internas sensíveis, não podemos ter fugas de dados. O ChatGPT Enterprise garante que os dados não serão utilizados para treinar a sua IA. Esta funcionalidade de segurança deu-nos a confiança para manusear dados confidenciais com segurança."

A disponibilidade de modelos de raciocínio foi também uma razão decisiva para escolher o ChatGPT Enterprise. No principal negócio de marketing digital da Zenken, as equipas precisam de analisar a fundo os desafios de negócio dos clientes e propor soluções estratégicas. O modelo de raciocínio lançado pela OpenAI em 2024 oferece a compatibilidade avançada com o pensamento complexo que a Zenken procurava e acelerou ainda mais a utilização da IA pela empresa. Okada explica: "O modelo de raciocínio vai além do simples fornecimento de informação e apoia a tomada de decisões a nível da gestão em áreas como a análise de mercado, a estratégia competitiva e a avaliação de novas oportunidades de negócio."

Atualmente, o modelo de raciocínio melhora a qualidade do planeamento e da análise estratégica em todas as equipas e é também utilizado para examinar os próprios problemas de gestão da Zenken e os novos desafios numa perspetiva estratégica. Tornou-se um fator chave do crescimento do negócio da Zenken.

O impacto do ChatGPT Enterprise é particularmente visível nas vendas. Antes de utilizar o ChatGPT Enterprise, a equipa de vendas tinha de gastar muito tempo em trabalhos preparatórios, como pesquisar potenciais clientes, criar materiais de propostas e escrever e-mails de vendas. Okada recorda: "Mesmo antes de pensarmos em aumentar o número de clientes que abordávamos, a nossa equipa já estava a perder muito tempo na preparação. Como tinham de responder a pedidos de informação e criar documentos de proposta, o tempo que podiam realmente passar com os clientes era limitado, e por vezes perdíamos oportunidades." Escrever cada e-mail também levava tempo, o que criava um limite natural para quantos potenciais clientes um vendedor podia alcançar num único dia.

Ao implementar o ChatGPT Enterprise em toda a empresa, a Zenken melhorou significativamente a qualidade das suas atividades de vendas. A tabela abaixo compara o processo de vendas antes e depois do ChatGPT em cada fase.

Como resultado, a Zenken registou ganhos claros no desempenho das vendas:

• Propostas que passam na revisão inicial aumentaram entre 15% e 20%
• Aumento de 5% a 10% da taxa de sucesso para novos negócios
• Aumento de cerca de 30% da taxa de aprovação das propostas finais

"O ChatGPT ajuda-nos a reduzir o tempo necessário para a pesquisa e preparação, além de tornar as nossas conversas com os clientes mais fluidas", explica Okada.

O ChatGPT Enterprise também se tornou essencial para o Business de recursos humanos no estrangeiro da Zenken, que está a crescer rapidamente. Como a maioria dos colaboradores são falantes nativos de japonês, a empresa tinha anteriormente de dedicar tempo e orçamento consideráveis à tradução de anúncios de emprego, contratos e outros documentos para candidatos estrangeiros. Okada recorda: "Quando precisávamos de comunicar em várias línguas, incluindo o inglês, as ferramentas de tradução convencionais muitas vezes não conseguiam transmitir o contexto e as nuances corretas, o que tornava algumas comunicações internacionais bastante desafiantes."

Após a implementação do ChatGPT Enterprise, a equipa conseguiu traduzir com precisão uma vasta gama de documentos para inglês e outros idiomas. Isto permitiu-lhes reduzir os custos de subcontratação e, ao mesmo tempo, aumentar significativamente a velocidade de tradução. "Mesmo com uma equipa mais pequena, conseguimos manter uma organização que continua a impulsionar o crescimento das receitas", afirma Okada.

Os colaboradores também estão a usar o ChatGPT em idiomas para além do inglês para recolher informações de sites de notícias, artigos técnicos e outras fontes que são importantes para o negócio. Isto facilita a criação de novos serviços e iniciativas empresariais com foco na expansão global e permite que mais pessoas na Zenken participem diretamente em projetos internacionais do que nunca.

A ChatGPT Enterprise está a reformular a forma como o trabalho diário é realizado na Zenken. Agora, as equipas utilizam o ChatGPT para gerar rascunhos iniciais de e-mails de vendas, propostas, conteúdo de marketing e documentos internos em poucos minutos, e a produtividade geral praticamente duplicou em toda a organização. O trabalho que antes era subcontratado está a ser cada vez mais realizado internamente, reduzindo os custos anuais de subcontratação em cerca de 50 milhões de ienes e melhorando as margens. "Em vez de estarem ocupados com tarefas repetitivas, os colaboradores de toda a empresa têm agora mais tempo para se concentrarem no conteúdo das suas propostas", diz Okada.

A adoção também é forte a nível individual. A utilização ativa semanal do ChatGPT Enterprise excede 90%, e os colaboradores enviam uma média de cerca de 900 mensagens por pessoa todos os meses. "Já se tornou natural recorrermos primeiro ao ChatGPT", explica Okada. “Utilizamos o ChatGPT para desenvolver uma hipótese inicial e depois discuti-la com os nossos gestores ou colegas Trabalhar desta forma reduziu significativamente o tempo que as pessoas passam a sentir-se bloqueadas antes de falarem com outras pessoas ou de avançarem."

Para a Zenken, o ChatGPT Enterprise é mais do que uma ferramenta. Nas palavras de Okada, tornou-se um parceiro que está a mudar a forma como os colaboradores pensam e trabalham. A empresa agora considera o ChatGPT Enterprise como uma plataforma central que oferece apoio a tudo, desde a eficiência diária e o planeamento estratégico até ao desenvolvimento de talentos e, em última análise, à transformação de toda a empresa.