Reconciliação de caixa em 94% menos tempo com ChatGPT Work

Ted Taylor entrou no setor da restauração após uma carreira de 25 anos na indústria dos semicondutores. Hoje, é um franchisado independente que gere três restaurantes com as marcas Schlotzsky’s e Cinnabon no Novo México.

Gerir restaurantes de serviço rápido exige conciliar a experiência do cliente com muito trabalho que este nunca vê, como definir os preços da ementa, gerir o pessoal, assegurar a manutenção dos equipamentos e estabelecer políticas. Ted usa a tecnologia da OpenAI para fazer tudo isto mais depressa.

Com o ChatGPT, Ted acelera tarefas demoradas, como a pesquisa e a redação de textos. Usa também o ChatGPT Work para reunir e analisar grandes volumes de dados sobre preços, vendas, previsões, horários e pessoal, e obter recomendações sobre os aspetos de cada restaurante que precisam de atenção. Assim, reduz em 95% o tempo de revisão de preços e poupa 4 horas em cada processamento salarial.

A revisão dos preços das ementas é uma tarefa anual que exige uma análise complexa dos custos das receitas, da popularidade dos produtos, dos preços da concorrência local, do tamanho das doses e das diferenças de custos e margens entre os pedidos no restaurante e os pedidos para entrega. Ted usa o ChatGPT Work para conjugar estes fatores e obter recomendações de preços em 1 a 2 horas, em vez de 5 dias.

Primeiro, Ted usa o ChatGPT Work para pesquisar e definir objetivos e estratégias de preços com base nas tendências de preços da concorrência local, no tamanho das doses e na qualidade da comida em comparação com a sua. Depois, fornece ao ChatGPT Work uma lista dos produtos da ementa, organizados por categoria, com os preços atuais no restaurante e para entrega. Especifica quanto pretende aumentar globalmente cada conjunto de preços e quais os produtos que devem ter aumentos maiores ou menores, baseando-se sobretudo na análise anterior do ChatGPT.

Pode aprofundar a análise acrescentando o histórico de vendas por produto e os preços dos fornecedores. O ChatGPT Work pode usar estes dados para estimar o impacto das alterações de preços nas vendas e otimizar o preço de cada produto em função dos objetivos de custo das mercadorias.

O ChatGPT Work devolve uma folha de cálculo com os preços recomendados para consumo no restaurante e para entrega. Relaciona ainda as alterações de preços com uma estratégia global concebida para otimizar os resultados do negócio, nomeadamente fidelizar clientes, minimizar o impacto dos aumentos de preços e posicionar melhor os complementos.

Na primeira vez que Ted usou o ChatGPT Work para definir preços, fez também a análise manualmente. «O ChatGPT Work fez uma comparação mais aprofundada do mercado local e ajudou-me a evitar aumentos que teriam tornado alguns produtos pouco competitivos», afirmou. Ted passou imediatamente a usar o ChatGPT para elaborar as recomendações iniciais.

Ted usa o ChatGPT Work para ajudar a gerir os custos com pessoal de duas formas: acompanhando a evolução das horas de trabalho nos três restaurantes e testando uma forma melhor de elaborar o horário semanal.

Para a análise das horas de trabalho, Ted deu ao ChatGPT Work acesso só de leitura aos seus dados de vendas e de pessoal. Quando Ted executa a análise, o ChatGPT Work compara as horas planeadas, orçamentadas e efetivamente trabalhadas com as vendas previstas e reais. Analisa também as 12 semanas anteriores para ter em conta os restaurantes cujas vendas ficam habitualmente acima ou abaixo das previsões. O relatório resultante assinala horas extraordinárias, turnos mais longos do que o previsto e períodos com pessoal insuficiente, e destaca os pontos que o gerente deve analisar.

Para o teste de elaboração de horários, Ted forneceu ao ChatGPT Work uma lista de funcionários com a função, formação, disponibilidade e remuneração de cada um, bem como as necessidades de pessoal do restaurante para diferentes níveis de vendas. Ted e a gerente compararam o horário proposto pelo ChatGPT Work com o que ela teria elaborado, identificaram regras em falta sobre quando reforçar a equipa nos períodos de maior movimento e aperfeiçoaram as instruções para o ChatGPT Work.

O ChatGPT Work produz agora um horário completo para esse restaurante. A gerente revê-o, faz ajustes se necessário e introduz o horário no sistema de gestão de horários do restaurante. Ted estima que uma melhor gestão de horários poderá vir a reduzir o peso dos custos com pessoal pago à hora em um a dois pontos percentuais das vendas no conjunto dos três restaurantes. Isso poderá gerar mais 50 000 a 100 000 dólares anuais de fluxo de caixa livre, que poderão ser usados para aumentar salários, atribuir prémios, investir no negócio ou aumentar a distribuição de lucros.

Ted também usa o ChatGPT Work nas operações do dia a dia, desde a elaboração de políticas de recursos humanos à reconciliação de caixa e à gestão de pedidos de materiais e reparações. 

Quando o Novo México passou a exigir que os restaurantes tivessem um procedimento escrito para incidentes com fluidos corporais, Ted usou o ChatGPT para redigir uma primeira versão em cerca de 30 segundos. Quando Ted precisou de uma política de utilização das redes sociais para o manual do funcionário, o ChatGPT ajudou-o a redigir rapidamente orientações que uma empresa externa de recursos humanos reviu mais tarde, sem fazer qualquer alteração.

Ted usa o ChatGPT Work para fazer a reconciliação mensal de caixa dos seus três restaurantes. Carrega os dados das transações em numerário e os registos bancários de cada restaurante, e o ChatGPT Work compara as transações com os depósitos correspondentes. A reconciliação mensal demorava três horas; agora, demora 5 a 10 minutos. Também poupou quatro horas de trabalho manual em cada ciclo de processamento salarial ao usar o ChatGPT Work para resumir os dados necessários.

Para ajudar a manter o bom funcionamento dos restaurantes, Ted usou ainda o ChatGPT Work para criar um portal web onde os funcionários podem pedir materiais ou reparações. O portal envia-lhe notificações através de um endereço de e-mail dedicado e acompanha o estado de cada pedido.

A forma como Ted usa o ChatGPT Work é prática e acessível a qualquer proprietário de uma pequena empresa. Fornece ao ChatGPT os mesmos dados e orientações que usaria para tomar uma decisão e compara o resultado com a forma como ele próprio faria o trabalho. À medida que ganha confiança nos resultados, passa a usá-lo em mais tarefas do negócio, revendo sempre os resultados antes de os pôr em prática.

Para Ted, o valor do ChatGPT Work vai além das horas poupadas. Agora, pode fazer análises que, de outra forma, talvez deixasse de lado e dedicar mais tempo aos clientes, aos funcionários e ao crescimento do negócio.