Polimill cria infraestrutura pública de IA do futuro no Japão

A Polimill começou com a Surfvote, uma plataforma onde os cidadãos podem trocar opiniões sobre política e sociedade. Ao trabalhar com administrações locais, a empresa identificou um desafio estrutural: as equipas do setor público estavam absorvidas pelas operações diárias e tinham pouco tempo para refletir as opiniões dos cidadãos nas políticas públicas.

Para aumentar a participação cívica, a Polimill precisava primeiro de tornar mais eficiente o próprio funcionamento da administração pública. A empresa começou a desenvolver uma plataforma de IA generativa para os fluxos de trabalho do setor público e lançou o QommonsAI em outubro de 2024. Atualmente, o QommonsAI disponibiliza IA especializada em áreas como respostas a assembleias, serviços públicos, apoio social e pesquisa jurídica. Atualmente, é utilizado por cerca de 1 050 municípios e 550 000 trabalhadores da administração pública em todo o Japão. Desenvolvido com tecnologia da OpenAI, o QommonsAI está a evoluir de uma ferramenta de produtividade para funcionários para aquilo que a Polimill considera um sistema operativo público para o trabalho municipal no Japão.

Um dos maiores obstáculos à introdução da IA generativa na administração pública era a fragmentação dos dados. Cada município tem os seus próprios fluxos de trabalho e formatos de documentos, e os registos anteriores encontram-se dispersos. Por exemplo, preparar respostas para uma assembleia pode exigir a análise manual de atas de vários anos para garantir que a resposta é coerente com a política da prefeitura. Nem o modelo de IA mais avançado consegue gerar informações úteis se os dados subjacentes não estiverem organizados.

A Polimill recolheu e normalizou atas de assembleias de todo o Japão e utilizou depois a IA para acrescentar metadados e criar uma base de pesquisa de alta precisão, aplicável a diferentes municípios e períodos.

A empresa alargou esta estrutura para além das assembleias, abrangendo o apoio social, a legislação e outros domínios administrativos. Ao reunir dados especializados e IA numa única plataforma e permitir a sua pesquisa através de uma interface comum, o QommonsAI transforma informação administrativa dispersa em conhecimento útil para o trabalho diário. Esta estrutura sustenta a visão da Polimill para o QommonsAI enquanto plataforma partilhada pela administração pública.

Os modelos GPT da OpenAI são fundamentais para o QommonsAI. No setor público, a gestão da informação e a preparação para auditorias são essenciais. O QommonsAI inclui controlos operacionais que permitem aos administradores consultar o histórico de utilização das funcionalidades e limitar os modelos disponíveis de acordo com a política da organização.

Ao mesmo tempo, Masahiro Wakabayashi, CAIO da Polimill, aponta a ampla capacidade e a familiaridade dos modelos GPT como os principais motivos para a sua adoção. A ampla notoriedade do ChatGPT é importante quando os trabalhadores da administração pública precisam de utilizar uma nova ferramenta após o lançamento. Mesmo que não conheçam os termos técnicos ou os nomes de outros modelos, saber que o sistema assenta na tecnologia amplamente utilizada do ChatGPT reduz a barreira inicial à adoção.

Segundo a Polimill, os modelos GPT são a opção mais escolhida para o trabalho diário na funcionalidade de conversação geral do QommonsAI. Da leitura de ficheiros ao apoio às conversas diárias, a capacidade do GPT para responder de forma fiável a uma grande variedade de pedidos de trabalho num único modelo ajuda o QommonsAI a consolidar-se no terreno.

A tecnologia da OpenAI também transformou o processo de desenvolvimento da Polimill. A empresa adotou o Codex em todo o fluxo de trabalho, desde a definição de requisitos até à verificação da coerência com o código existente no GitHub, passando pela implementação e pelos testes. Os engenheiros podem concentrar-se na análise dos planos gerados por IA e em decisões de alto nível, enquanto a IA executa autonomamente uma parte maior do trabalho de implementação.

Graças à velocidade de programação com IA e à continuidade do trabalho em segundo plano, o desenvolvimento tornou-se 3 a 5 vezes mais rápido. Wakabayashi afirma que o ciclo de validação — criar protótipos, apresentá-los às equipas municipais e recolher comentários — acelerou drasticamente.

O apoio prático da OpenAI acelerou ainda mais este trabalho. A colaboração inclui a partilha de boas práticas de exemplos internacionais avançados, o fornecimento de informação adaptada à Polimill e o apoio à conceção do próprio processo de desenvolvimento, incluindo as etapas que devem ficar a cargo da IA e aquelas em que as pessoas devem rever o trabalho e assumir a responsabilidade.

À medida que os modelos e as capacidades evoluem, as práticas de desenvolvimento assistido por IA também continuam a mudar. É difícil para cada empresa acompanhar exemplos internacionais avançados e integrá-los nas suas próprias equipas de engenharia. Para Wakabayashi, a capacidade de continuar a aprender com a OpenAI e aplicar esse conhecimento na Polimill é tão valiosa como o próprio desempenho da API.

Com a tecnologia da OpenAI no seu núcleo, a Polimill tem continuado a expandir o QommonsAI, aproximando-o de uma plataforma para o trabalho municipal. Entre os principais resultados de adoção e utilização encontram-se:

• Cerca de 1 050 municípios e 550 000 trabalhadores da administração pública em todo o Japão utilizam o QommonsAI.
• A Polimill criou uma infraestrutura que unifica atas de assembleias e informação administrativa dispersa por todo o Japão, permitindo pesquisá-las entre organizações.
• O Codex e o apoio prático da OpenAI aceleraram os ciclos de validação e implementação, tornando o desenvolvimento 3 a 5 vezes mais rápido.
• O raciocínio avançado dos modelos GPT ajudou funcionários menos experientes a utilizar a IA e a informação administrativa acumulada para elaborar propostas de políticas públicas com uma qualidade próxima das propostas de funcionários veteranos.

O valor do QommonsAI vai além de uma pesquisa de informação mais rápida. Na validação da Polimill, funcionários menos experientes utilizaram a IA e a informação administrativa acumulada para elaborar propostas de políticas públicas, que receberam avaliações próximas das propostas de funcionários experientes.

Ainda assim, as propostas dos funcionários experientes continuaram a receber as avaliações mais elevadas. A Polimill considera que a diferença se deveu ao conhecimento tácito: a capacidade de decisão prática que não está registada em manuais, como os procedimentos necessários para concretizar uma proposta de política pública ou as preocupações que os residentes poderão ter.

A Polimill pretende registar a forma como os funcionários veteranos instruem a IA a pesquisar e como reveem os resultados, transformando decisões nunca antes documentadas em conhecimento organizacional. Em vez de substituir funcionários qualificados pela IA, o objetivo é ampliar as suas capacidades e transmitir o seu saber-fazer à próxima geração. O QommonsAI pode tornar-se a base para o tipo de transferência de conhecimento que a Polimill idealiza para a administração pública.

No outono de 2026, a Polimill prevê lançar plenamente o Qommons ONE, uma loja onde empresas externas poderão disponibilizar aplicações para municípios. No seu centro estará um superagente que reunirá vários sistemas de IA especializados e aplicações do setor privado. Os utilizadores poderão indicar um objetivo, e o sistema recorrerá à IA ou às aplicações necessárias para produzir resultados práticos, desde pesquisas a apresentações.

Para concretizar esta visão, a Polimill considera que as amplas capacidades de entrada e saída dos modelos GPT e o saber-fazer acumulado da OpenAI no desenvolvimento de agentes são bases importantes. A OpenAI também apoia o desenvolvimento através de validação técnica e exemplos específicos. À medida que os modelos e os métodos de desenvolvimento continuam a evoluir, Wakabayashi vê grande valor numa colaboração estreita com a OpenAI para levar os conhecimentos mais recentes até à Polimill.

Ao integrar rapidamente esse conhecimento no desenvolvimento, a Polimill pode continuar a fazer evoluir o Qommons ONE. A sua ambição vai além da eficiência administrativa. O tempo libertado pela IA pode permitir aos funcionários públicos ouvir com mais atenção os cidadãos e prestar-lhes apoio. Esse sistema operativo público é o futuro da administração pública que a Polimill procura concretizar.

O trabalho da Polimill está apenas a começar, rumo a uma infraestrutura pública de nova geração em que administrações públicas, empresas e cidadãos se ligam através da IA.