Como a HSP GRUPPE desenvolve capacidades de IA na fiscalidade

Os dados de utilização desta história referem-se ao espaço de trabalho partilhado do ChatGPT Enterprise utilizado pela HSP GRUPPE e pela Kanzleipakt, que abrange 81 grupos organizacionais. A própria HSP GRUPPE é uma rede de empresas juridicamente independentes de consultoria fiscal, auditoria e advocacia.

Há mais de duas décadas que a HSP GRUPPE⁠(abre numa nova janela) investe de forma consistente na digitalização e normalização dos processos das empresas especializadas. Muito antes da IA generativa, a rede normalizou processos, integrou a gestão da qualidade e promoveu uma cultura de melhoria contínua em toda a organização.

Quando surgiu o ChatGPT, a HSP viu mais do que outra ferramenta de produtividade. Viu uma oportunidade para repensar a evolução do próprio trabalho especializado.

Em vez de perguntar como a IA poderia ajudar os colaboradores a escrever e-mails mais depressa ou a resumir documentos, a direção colocou uma questão mais abrangente: o que acontece quando a IA passa a fazer parte do modelo operacional de uma empresa de serviços profissionais?

Essa visão levou a HSP a integrar o ChatGPT Enterprise na consultoria fiscal, investigação jurídica, comunicação com clientes, análise financeira e partilha de conhecimentos em toda a rede.

A HSP encarou a IA como uma transformação organizacional, não como a implementação de software.

A organização introduziu o ChatGPT Enterprise com uma forte aposta na adoção, governação e aprendizagem contínua. Fóruns mensais sobre IA permitiram aos colaboradores partilhar casos de utilização práticos e aprender uns com os outros. As funcionalidades de segurança do ChatGPT Enterprise constituem uma base técnica importante, enquanto a utilização de informações relativas aos clientes se rege pelos requisitos internos da HSP em matéria de proteção de dados, confidencialidade e governação. A revisão e a responsabilidade finais cabem sempre ao profissional competente das áreas fiscal, jurídica ou contabilística.

O objetivo não era apenas incentivar a experimentação. Era criar uma capacidade organizacional que pudesse ser ampliada.

Como afirma Carsten Schulz: «Perguntam-me qual é a minha funcionalidade de IA preferida. Nunca respondo a essa pergunta. As funcionalidades isoladas não são importantes. Quando percebemos como tudo se articula, a IA abre as portas para um mundo completamente novo.»

Em toda a rede, os profissionais encontraram rapidamente novas formas de aplicar a IA ao trabalho diário, enquanto a organização começou a transformar casos de utilização bem-sucedidos em Agentes personalizados e normalizados. Um exemplo é o AI Client Communication, um Agente partilhado que ajuda a criar primeiros rascunhos com mais estrutura e clareza e um tom mais coerente e orientado para o cliente. A revisão e a responsabilidade finais cabem ao especialista competente das áreas fiscal, jurídica ou contabilística. Outro exemplo é o Booking Assistant SKR03 & SKR04, que apoia a preparação e classificação de questões contabilísticas específicas. A decisão profissional final continua a caber ao colaborador. Em conjunto, estes Agentes partilhados reduzem o trabalho repetitivo e disponibilizam as melhores práticas a todos os colaboradores, não apenas aos especialistas em IA.

Os profissionais aplicam depois estas bases ao seu próprio trabalho. O sócio-gerente Frank Heibel utiliza o ChatGPT como interlocutor técnico para analisar questões fiscais complexas e aperfeiçoar as comunicações com clientes. «O ChatGPT tornou-se um verdadeiro interlocutor. Muda completamente o nível a que podemos trabalhar», afirma.

A sócia Magdalene Posnak reduziu de nove para cerca de duas horas o tempo necessário para avaliar vários investimentos imobiliários, podendo assim dedicar mais tempo ao aconselhamento de clientes. O diretor executivo Marco Sell utiliza painéis baseados em IA para ajudar os clientes a explorar cenários financeiros em conjunto durante as reuniões, enquanto o advogado e consultor fiscal Jan-Henrik Leifelt usa o ChatGPT para reforçar, e não substituir, o seu discernimento profissional.

O ponto comum é simples: menos tempo a preparar informação e mais tempo a aplicar conhecimentos especializados.

A HSP já está a preparar a próxima fase do seu percurso de IA com o ChatGPT Work.

Poucas semanas após obter acesso, a organização iniciou um projeto-piloto da plataforma com um pequeno grupo de programadores e administradores, antes de o alargar ao espaço de trabalho mais amplo. O objetivo é compreender como a IA agêntica pode automatizar fluxos de trabalho complexos em segurança, equilibrando governação, qualidade e custos antes de uma implementação mais ampla.

Para a HSP, o benefício económico não consiste em reduzir o número de trabalhadores. As empresas da rede já operam no limite da sua capacidade e gerem um volume considerável de trabalho acumulado. O tempo poupado com o ChatGPT pode, assim, ser canalizado para mais trabalho com clientes, prazos de resposta mais curtos, maior capacidade de aconselhamento e um melhor serviço ao cliente.

Para Schulz, a oportunidade não se resume a ajudar as pessoas a concluir mais depressa as tarefas atuais. Trata-se de reformular o próprio fluxo de trabalho.

Aponta o fecho de contas anual como exemplo. Atualmente, os contabilistas só detetam muitas vezes a falta de informação quando começam a preparar as contas anuais, meses após a conclusão da escrituração. A HSP está a explorar como o ChatGPT Work poderá rever continuamente a escrituração, identificar informação em falta ao longo do ano e solicitar documentos aos clientes de forma proativa, para que grande parte da preparação esteja concluída antes de um contabilista sequer abrir o ficheiro.

Esta transição — de uma IA que auxilia as pessoas para uma IA que coordena o trabalho ao longo de processos completos — representa a próxima fase da transformação da HSP.

• Alcançou 84% de utilização ativa semanal, com 755 utilizadores ativos por semana e 913 utilizadores únicos ao longo de seis meses (de 1 de fevereiro a 14 de julho de 2026).
• Durante o período avaliado, de 1 de fevereiro a 14 de julho de 2026, os utilizadores trocaram mais de 500 000 mensagens com o ChatGPT.
• 98,6% dos colaboradores inquiridos declararam maior produtividade e 84,6% referiram uma melhoria da qualidade do trabalho.
• 95,9% dos inquiridos declararam poupar tempo todas as semanas; 63,5% pouparam pelo menos duas horas semanais e 25,7% pouparam pelo menos cinco horas. A HSP já observa um indicador operacional antecipado no planeamento anual da capacidade: os profissionais estão a planear significativamente mais trabalho do que em anos anteriores, pois reconhecem a capacidade adicional criada pelo trabalho apoiado por IA. A organização espera avaliar o impacto financeiro total ainda este ano.
• 79,7% referiram um melhor serviço ao cliente e 78,1% uma maior satisfação profissional.
• Um cenário interno deliberadamente conservador estima cerca de 40 000 horas de capacidade anual adicional. Cerca de 28 000 horas poderiam ser dedicadas a trabalho especializado produtivo e geralmente faturável, e aproximadamente 12 000 horas à administração, ao serviço ao cliente e ao apoio. Com base em tarifas horárias conservadoras, a HSP estima um potencial teórico de receitas anuais de cerca de 3,8 milhões de euros. Trata-se de um cenário de capacidade, não de receitas realizadas ou garantidas.

• Encare a IA como uma capacidade organizacional, não como uma ferramenta individual. Transforme experiências bem-sucedidas em fluxos de trabalho repetíveis que beneficiem todos.
• Invista primeiro nas bases operacionais. Processos, governação e sistemas de qualidade sólidos aceleram a adoção da IA.
• Crie uma cultura de aprendizagem contínua. Fóruns regulares sobre IA ajudaram a divulgar rapidamente as ideias bem-sucedidas em toda a organização.
• Reformule os fluxos de trabalho, não apenas as tarefas. O maior valor resulta de repensar os processos de ponta a ponta, em vez de automatizar atividades isoladas.
• Desenvolva a IA em torno do discernimento profissional. O maior valor surge quando a IA reforça os conhecimentos especializados, em vez de os substituir.

• Comece pelos problemas empresariais, não pelas funcionalidades de IA.
• Crie fóruns regulares onde os colaboradores possam partilhar casos de utilização bem-sucedidos entre equipas.
• Junte especialistas em IA e especialistas das respetivas áreas para transformar experiências bem-sucedidas em fluxos de trabalho escaláveis.
• Teste novas capacidades com pequenos grupos antes de as alargar a toda a organização.
• Meça a adoção e o impacto empresarial, não apenas a implementação, para perceber onde a IA está a criar valor real.

A HSP acredita que os maiores ganhos com a IA ainda estão por concretizar.

Em conjunto com a Kanzleipakt, a HSP GRUPPE planeia criar uma equipa conjunta, centrada na DATEV, para IA, processos empresariais e desenvolvimento, que avalie experiências descentralizadas bem-sucedidas e as transforme em fluxos de trabalho de referência documentados e escaláveis. À medida que o ChatGPT Work e as capacidades agênticas amadurecem, a HSP planeia passar do apoio a profissionais individuais para a automatização de fluxos de trabalho completos que apoiem proativamente colaboradores e clientes.

Para Schulz, a oportunidade a longo prazo vai além da própria HSP. Acredita que a IA pode reforçar, em vez de diminuir, o papel dos profissionais de confiança, permitindo-lhes dedicar mais tempo a exercer o seu discernimento, resolver problemas complexos e criar relações com os clientes.