Como a Gilbert + Tobin gere e expande a IA com a OpenAI
O compromisso da direção, a governação rigorosa e a responsabilização humana permitem à Gilbert + Tobin integrar a IA no funcionamento da sociedade.
87%
de utilização ativa entre os utilizadores habilitados do ChatGPT, mais do dobro da taxa de adoção que a Gilbert + Tobin normalmente regista com outras ferramentas
20 minutos
para um processo de pesquisa de recrutamento e extração de dados, antes cerca de quatro horas
5 minutos
para verificações selecionadas de conflitos, KYC, AML e afins, antes entre três e oito horas
Um dia
de trabalho manual evitado na preparação de relatórios de auditoria para 300 entidades
A Gilbert + Tobin é uma das principais sociedades de advogados empresariais da Austrália, reconhecida pelo seu trabalho nos mercados de capitais, fusões e aquisições, contencioso e tecnologia. A atividade da sociedade depende de conhecimentos especializados, de um discernimento rigoroso e do tratamento seguro de informações sensíveis.
Quando a IA generativa começou a transformar o trabalho baseado no conhecimento, a Gilbert + Tobin viu uma oportunidade — não para mudar a forma como presta aconselhamento jurídico, mas para elevar a qualidade do trabalho operacional que o sustenta. A sociedade decidiu proporcionar a todas as equipas operacionais ferramentas mais eficazes para pesquisa, redação e análise, preservando a governação e a responsabilidade profissional que os clientes esperam.
O ChatGPT Enterprise foi primeiro disponibilizado às equipas operacionais, onde era possível testar casos de utilização práticos num ambiente controlado. A partir daí, a adoção alargou-se ao marketing, desenvolvimento de negócio, recrutamento, finanças, tecnologia, transformação empresarial e a algumas áreas da prática jurídica. Ao longo de todo o processo, o foco manteve-se no funcionamento da sociedade, e não na substituição do discernimento profissional que está no centro dos seus serviços jurídicos.
Com o Codex, a sociedade está a avançar ainda mais: passa de uma IA que ajuda pessoas em tarefas específicas para uma IA que conclui etapas definidas em fluxos de trabalho mais amplos.
O apoio visível da liderança ajudou a tornar a adoção da IA relevante e legítima em toda a sociedade. O diretor executivo, Sam Nickless, apresentou o ChatGPT aos colaboradores através de exemplos do seu próprio trabalho. A sua mensagem, «Usar IA não é fazer batota», posicionou-a como mais uma ferramenta que os colaboradores podiam usar para aplicar o seu discernimento, em vez de um atalho inadequado. Outros dirigentes tornaram-se utilizadores ativos e partilharam exemplos com as suas equipas.
A Gilbert + Tobin complementou esse apoio da liderança com capacitação específica para cada função. Em vez de recorrer a formação genérica, a equipa de transformação empresarial participou nas reuniões de cada equipa para demonstrar fluxos de trabalho adaptados ao marketing, finanças, recrutamento, operações e outras funções. Vídeos internos, demonstrações, desafios e histórias de casos de utilização ajudaram os colaboradores a acompanhar a evolução do ChatGPT à medida que este adquiria novas capacidades.
A sociedade não impôs metas de utilização. Concentrou-se em mostrar aos colaboradores o que a tecnologia podia fazer, mantendo-os responsáveis pelo resultado. Em junho de 2026, 87% das licenças ativadas estavam em utilização, mais do dobro da taxa de adoção que a Gilbert + Tobin normalmente regista com outras ferramentas. Entre os utilizadores ativos encontravam-se sócios e colaboradores de áreas não tecnológicas.
«Usar IA não é fazer batota. Dá às nossas pessoas outra forma de aplicarem o seu discernimento e melhorarem o funcionamento da sociedade. Numa profissão assente na confiança e na responsabilização, tudo começa com uma governação sólida. A OpenAI disponibiliza a base de nível empresarial que nos permite avançar com confiança.»
A Gilbert + Tobin trata informações confidenciais de clientes e da empresa, incluindo informações sujeitas a diferentes requisitos dos clientes. A implementação da IA foi acompanhada por orientações claras sobre as tarefas aprovadas, os dados que os colaboradores podiam introduzir e a forma de rever os resultados. A sociedade avaliou também as proteções contratuais, o acesso baseado em funções, os requisitos de tratamento de dados e os controlos administrativos.
A mudança para um ambiente da OpenAI com residência de dados na Austrália deu à Gilbert + Tobin mais confiança para alargar o acesso, cumprindo simultaneamente os requisitos internos e as expectativas dos clientes.
«A OpenAI abordou a plataforma numa perspetiva empresarial e criou os controlos de que organizações como a nossa precisam para operar com confiança.»
O ChatGPT apoia agora várias funções empresariais. Reduziu de cerca de quatro horas para aproximadamente 20 minutos uma tarefa de pesquisa de recrutamento e extração de dados. Um fluxo de trabalho distinto para o tratamento de referências poupa cerca de 25 minutos por candidato, apoiando uma equipa que gere elevados volumes de recrutamento.
As equipas de marketing e desenvolvimento de negócio usam o ChatGPT para sintetizar materiais de propostas anteriores e adaptar respostas a novas oportunidades. A sociedade produz entre 400 e 500 propostas por ano, e o ChatGPT ajuda as equipas a preparar conteúdos mais depressa, melhorando simultaneamente a sua qualidade e o alinhamento com as normas de redação da sociedade. As equipas também usam a pesquisa aprofundada para apoiar relatórios do setor e estratégias setoriais, de clientes e de desenvolvimento de negócio.
As equipas financeiras usam o ChatGPT para trabalhar com folhas de cálculo e analisar dados. As equipas de tecnologia aplicam-no à documentação, scripts, materiais de formação e orientações internas. Os advogados que usam o ChatGPT recorrem a ele para a vertente operacional do seu trabalho, enquanto os nossos fluxos de trabalho especificamente jurídicos são apoiados por plataformas aprovadas, como a plataforma Harvey, que utiliza IA. Em todos estes casos de utilização, as pessoas continuam responsáveis por delimitar a tarefa, verificar os resultados, aplicar discernimento profissional e aprovar o produto final.
Um caso de utilização específico do ChatGPT é um GPT personalizado que ajuda os dirigentes a pôr ideias à prova antes de ocuparem o tempo do diretor executivo. Criado a partir de exemplos aprovados dos textos, prioridades, percurso profissional, comentários e contexto empresarial de Nickless, funciona como um «gémeo digital» do diretor executivo, sem tomar decisões em seu nome nem falar por ele.
«Em vez de recorrermos diretamente ao nosso diretor executivo, podemos primeiro testar uma ideia com o GPT personalizado dele. Ajuda-nos a pôr as ideias à prova, a aperfeiçoar o nosso raciocínio e a perceber de que forma poderão alinhar-se com as prioridades dele.»
O Codex ajudou a Gilbert + Tobin a concluir trabalhos operacionais definidos e com várias etapas, sujeitos a revisão humana. Por exemplo, preparou relatórios de auditoria relativos a 300 entidades, evitando um dia inteiro de trabalho manual em todo o fluxo de trabalho. O Codex também verificou e mudou o nome de 1100 ficheiros para os carregar noutro sistema, substituindo um trabalho que antes demoraria vários dias.
Estes exemplos mostram como a sociedade aplica o Codex a tarefas irregulares ou cuja automatização através de processos convencionais e repetíveis seria difícil de justificar. A equipa de transformação empresarial também usou o Codex para transformar requisitos e uma especificação existente numa aplicação Python funcional.
«O Codex pode fazer com que a IA deixe de ser apenas um auxiliar e passe a executar tarefas. Executa as etapas de um fluxo de trabalho operacional, enquanto as nossas pessoas continuam responsáveis por rever e aprovar o resultado.»
A Gilbert + Tobin usou o Codex para ajudar a criar um fluxo de trabalho com IA para verificações selecionadas de conflitos, combate ao branqueamento de capitais, pessoas politicamente expostas e conhecimento do cliente. Este executa as etapas de pesquisa e tratamento e, em seguida, produz um relatório para revisão e aprovação humanas. Algumas verificações que anteriormente demoravam até oito horas podem agora ser concluídas em minutos.
Na área de tecnologia, um membro da equipa de DevOps usou o Codex para criar uma «torre de vigia» de monitorização do ambiente AWS da sociedade. Esta consolida sinais operacionais, apoia o diagnóstico e as medidas corretivas e encaminha os problemas que exigem intervenção humana.
A Gilbert + Tobin pretende alargar o acesso ao ChatGPT Work e ao Codex à medida que implementa os controlos necessários para uma utilização mais abrangente. A ambição da sociedade a longo prazo é criar um ambiente de trabalho interligado, no qual os colaboradores possam recorrer ao ChatGPT para aceder a contexto organizacional aprovado, executar tarefas operacionais e entregar resultados finais sem terem de alternar manualmente entre sistemas.
