Como a Fyxer criou um assistente executivo de IA fiável
A Fyxer combina modelos da OpenAI com mais de 500 000 horas de fluxos de trabalho de assistência executiva e feedback real para criar respostas com a voz de cada pessoa.
90%
Retenção de utilizadores após 90 dias
53%
Dos rascunhos gerados por IA aceites sem alterações
Para muitos profissionais, trabalhar significa acompanhar conversas e compromissos em caixas de entrada, reuniões, mensagens e aplicações. Sem um contexto sólido, esses compromissos podem ficar esquecidos, prejudicando projetos e relações.
A Fyxer criou um assistente executivo de IA que acompanha o desenrolar do trabalho, à medida que este passa de uma ferramenta para outra. Combina os mais recentes modelos da OpenAI com mais de 500 000 horas de fluxos de trabalho de assistência executiva, distribuindo o trabalho por dezenas de modelos especializados que melhoram com o feedback de utilizadores reais.
O correio eletrónico é uma das áreas onde é mais fácil vê-lo em ação. Duas pessoas podem receber a mesma mensagem e precisar de respostas completamente diferentes, dependendo da relação, do que aconteceu antes e do que cada uma pretende alcançar. Isto torna uma tarefa aparentemente simples muito mais difícil para a IA do que parece.
«Existe algo chamado paradoxo de Moravec», explica Archie Hollingsworth, cofundador da Fyxer. «O que é fácil para os seres humanos é difícil para os computadores, e o que é fácil para os computadores é difícil para os seres humanos.» A Fyxer lida com esta complexidade aprendendo como cada utilizador trabalha, para poder responder como um assistente que já sabe o que é importante.
Os modelos de fronteira da OpenAI sustentam partes essenciais da experiência, desde a compreensão da mensagem e a identificação do contexto certo até à criação do rascunho. A Fyxer escolheu a OpenAI porque os seus modelos obtiveram os melhores resultados nos testes de referência internos da Fyxer, ofereciam sólidas capacidades de fine-tuning para tarefas subjetivas, como o tom e a intenção, e disponibilizavam apoio direto de engenharia através de sessões de trabalho no quadro e colaboração técnica.
«Escolhemos a OpenAI porque tem os melhores modelos e deu-nos acesso efetivo e uma relação de trabalho próxima. Posso deixar uma pergunta no Slack e obter rapidamente uma resposta e, quando enfrentamos um problema, a equipa vem ao nosso escritório e resolve-o connosco. A equipa está sempre presente.»
A abordagem da Fyxer oferece três ensinamentos aos fundadores que desenvolvem produtos de IA altamente contextuais:
A Fyxer desenvolveu o seu sistema em torno de 30 a 50 modelos especializados, cada um responsável por uma parte específica do fluxo de trabalho do correio eletrónico. Em vez de tratar o correio eletrónico como uma única tarefa de geração de texto, a Fyxer divide o problema num sistema de previsões, como decidir se uma mensagem exige resposta ou elaborar respostas que correspondam ao tom e ao contexto do utilizador.
«Dividir o problema em muitos modelos mais pequenos funciona muito melhor do que pedir a um único modelo que escreva uma boa mensagem», explica Hollingsworth.
Quando chega uma nova mensagem, um modelo de decisão sobre respostas classifica-a: é necessário responder, realizar uma ação de agendamento ou trata-se apenas de informação que o utilizador deve ver?
Se for necessária uma resposta, outros modelos analisam a intenção da mensagem e preveem o resultado provável da interação. Estes modelos identificam padrões, como se a conversa está a evoluir para o agendamento de uma reunião, a resolução de um pedido ou a continuação de uma relação mais duradoura.
A memória é uma das partes mais importantes do sistema. A Fyxer tem de decidir que detalhes devem persistir entre conversas e quais devem desaparecer após uma única interação. Quando chega uma nova mensagem, os modelos de recuperação comparam-na com as interações guardadas e apresentam as memórias mais relevantes para essa pessoa e conversa.
Os modelos da OpenAI asseguram várias etapas do sistema da Fyxer. «Utilizamos modelos da OpenAI para tudo, desde a análise da mensagem, para compreendermos realmente o seu conteúdo, até à recolha e reordenação do contexto que queremos incluir e à própria geração da mensagem», afirma Shantsila.
Antes de lançar o seu produto de IA, a Fyxer passou anos a prestar um serviço de assistência executiva assegurado por pessoas. Ao longo do tempo, a equipa reuniu um conjunto de dados baseado em mais de 500 000 horas de fluxos de trabalho executivos anotados, que mostram como assistentes reais gerem a comunicação profissional.
Esses exemplos forneceram à Fyxer dados de treino provenientes do próprio trabalho. Registaram as pequenas decisões por detrás de uma boa resposta: quando responder rapidamente, quando esperar, que conversa anterior é relevante e como o mesmo pedido pode exigir respostas diferentes consoante a pessoa.
A Fyxer utiliza fine-tuning supervisionado e adaptação de baixa dimensão (LoRA) no seu sistema mais abrangente para criar variantes de modelos específicas para cada tarefa, controlando simultaneamente o custo do treino. Numa fase inicial do desenvolvimento do produto, a equipa utilizou a plataforma de fine-tuning da OpenAI para tarefas que exigiam elevada precisão. Mais recentemente, a Fyxer colaborou com a equipa de fine-tuning gerido da OpenAI para colocar um novo checkpoint em produção.
«A OpenAI foi essencial para nos ajudar a transferir o conhecimento que temos sobre os nossos clientes e a incorporá-lo com sucesso no funcionamento dos modelos.»
Antes de implementar qualquer modelo, a Fyxer avalia-o em conjuntos de validação criados em torno das suas próprias tarefas de correio eletrónico, incluindo elaboração, classificação e priorização. A equipa pondera a precisão em conjunto com o tempo de resposta e o custo, uma vez que a melhor opção pode variar consoante a tarefa.
Depois de implementado, o sistema da Fyxer continua a melhorar graças ao feedback de utilizadores reais. Quando alguém edita um rascunho antes de o enviar, a diferença entre a mensagem original e a final revela o resultado que preferiu.
A Fyxer converte essas comparações em dados de treino através da Otimização Direta de Preferências (DPO). Em vez de etiquetar manualmente cada exemplo, o modelo aprende com pares de resultados: o rascunho original e a versão editada pelo utilizador.
Cada alteração ao processo de elaboração é depois submetida a um teste A/B. A Fyxer só lança a nova versão quando esta produz uma melhoria estatisticamente significativa. Graças ao seu volume de utilizadores, a equipa consegue, por vezes, atingir esse limiar num só dia.
Atualmente, 53% dos rascunhos gerados pela IA da Fyxer são aceites sem alterações. Isto significa que, numa grande parte das conversas reais, o sistema prevê corretamente a intenção e o tom. Só em 2025, a receita recorrente anual da Fyxer cresceu de 1 milhão para 32 milhões de dólares.
Para Hollingsworth, a retenção é um indicador mais forte. Muitos clientes da Fyxer não têm conhecimentos técnicos aprofundados e, para alguns, a Fyxer é o primeiro sistema de IA que utilizam diariamente.
«Todos falam de receita recorrente anual, mas creio que a retenção é a verdadeira prova de sucesso. Mais de 90% dos nossos utilizadores continuam a pagar ao fim de 90 dias e a usar o serviço todos os dias.»
A pensar no futuro, a Fyxer está a desenvolver uma compreensão mais profunda das relações, preferências e linhas de trabalho em curso. O seu assistente continua a evoluir para além da elaboração de respostas, rumo a um assistente de IA mais abrangente, capaz de gerir uma parte maior da carga de trabalho de comunicação e coordenação do utilizador.
«A nossa visão é permitir que os nossos clientes façam o máximo possível do trabalho que realmente adoram», afirma Hollingsworth. «Queremos levá-los a um ponto em que nunca tenham de abrir o computador e possam confiar na Fyxer para gerir tudo isso.»
