Como as empresas nativas de IA transformam fluxos de trabalho em capacidade operacional

O mais recente relatório Sinais Empresariais da OpenAI mostra que a IA empresarial está a passar da assistência à execução a ritmos muito diferentes. As empresas de fronteira (as 10% com maior utilização de IA) geram agora 8,3 vezes mais tokens de saída por utilizador ativo do que as empresas típicas, face a 2,6 vezes em janeiro. Esta diferença crescente revela uma mudança operacional mais profunda: as empresas líderes ligam agentes ao contexto e às ferramentas da empresa, delegam trabalho mais substancial e facilitam a repetição de fluxos de trabalho bem-sucedidos.

Para os líderes, o desafio é converter essa profundidade em trabalho no qual as pessoas possam confiar e que consigam medir e melhorar. Os líderes também devem deixar espaço para experimentar, incluindo casos de utilização cujo valor não seja evidente à primeira tentativa.

As startups Basis⁠(abre numa nova janela), Clay⁠(abre numa nova janela) e Exa Labs⁠(abre numa nova janela) integraram agentes no acolhimento de colaboradores, na gestão de contas e no crescimento do ecossistema de programadores. Os seus fluxos de trabalho são diferentes, mas a progressão é esclarecedora: ensinar um processo estável a um agente, dar-lhe contexto persistente à medida que o trabalho muda e, depois, deixá-lo transformar oportunidades em ações testadas.

Em conjunto, estes exemplos mostram como as equipas podem integrar agentes no trabalho habitual e melhorar o processo ao longo do tempo.

O acolhimento de novos colaboradores é, há muito, um processo moroso para empregadores e trabalhadores. Na Basis, que cria agentes de IA para empresas de contabilidade, o acolhimento no primeiro dia demora agora 30 minutos em vez de duas horas, deixando mais tempo aos recursos humanos para a cultura e o apoio.

No primeiro dia, os colaboradores recebem acesso imediato ao Codex e a uma competência de acolhimento específica da empresa (um conjunto reutilizável de instruções e recursos para um fluxo de trabalho específico). O Codex dá-lhes as boas-vindas, apresenta conceitos essenciais da empresa e utiliza o computador de cada um para concluir em segundo plano a configuração das integrações. Quando surgem perguntas recorrentes ou exceções, os recursos humanos podem atualizar a competência antes da próxima turma.

A Basis demonstrou uma vez o processo de acolhimento e transformou-o depois numa competência reutilizável, com um acionador claro, passos conhecidos, acesso às ferramentas certas e uma definição clara de «concluído». O processo deixou de depender da disponibilidade de uma pessoa, embora a equipa possa intervir perante exceções ou questões complexas. O acolhimento é agora mais consistente, repetível e fácil de melhorar, e os novos colaboradores obtêm de imediato um modelo para trabalhar com IA.

A Clay, empresa que cria um motor de receitas autoajustável para equipas de go-to-market, enfrenta um desafio comercial conhecido: o contexto essencial dos negócios está disperso por registos de CRM, e-mail, Slack, chamadas, apresentações, mensagens de texto e conversas com equipas internas e promotores do lado do cliente.

Para manter esse contexto atualizado, uma das engenheiras de GTM da Clay experimentou uma abordagem melhor: um espaço de trabalho persistente e um subagente dedicado a cada conta. Cada subagente analisa fontes primárias e atualiza a respetiva pasta do negócio durante a noite. Todas as manhãs, um agente coordenador converte as atualizações de todas as contas numa pequena lista de ações prioritárias: responder a uma pergunta pendente de um cliente, colmatar uma lacuna no comité de compras ou dar a um potencial cliente uma razão para retomar o contacto.

Segundo a Clay, o fluxo de trabalho poupa-lhe cerca de uma hora de triagem da caixa de entrada todas as noites. As prioridades diárias ajudam-na a concretizar pequenas ações que, juntas, podem fazer a diferença ao longo de um extenso ciclo de vendas empresariais. As provas de apoio permanecem junto de cada recomendação, para que os vendedores possam consultar as fontes primárias antes de agir. As empresas podem alargar esse contexto partilhado a gestores de conta, BDR, engenheiros de soluções e líderes de vendas, respeitando as permissões existentes para cada conta.

A Clay mostra o que é necessário para ampliar trabalho em constante evolução: uma estrutura consistente, uma cadência de atualização útil, provas partilhadas e discernimento humano no momento de agir.

A Exa Labs, que cria infraestrutura de pesquisa na Web para agentes de IA, quer disponibilizar a sua API de pesquisa em todos os locais onde possa ser útil aos programadores. A equipa chama a este objetivo «Exa em todo o lado». Antes, concretizá-lo exigia que as equipas de relações com programadores e de contas monitorizassem repositórios e o ecossistema mais vasto, identificassem integrações promissoras, reunissem contexto e coordenassem o trabalho entre sistemas. Embora as oportunidades variassem, o percurso da descoberta à implementação seguia uma sequência consistente. A Exa transformou essa sequência num fluxo de trabalho definido para o Codex, com prioridades claras, acesso às fontes necessárias e revisão humana antes de qualquer lançamento.

O Codex monitoriza agora oportunidades de integração prioritárias, reúne o contexto relevante, cria pull requests, executa testes e prepara atualizações semanais com fontes como o Slack e o Notion. Quando adequado, também pode preparar a etapa seguinte, incluindo um anúncio inicial, para a equipa analisar. O fluxo de trabalho conduz uma oportunidade desde o sinal até a um resultado testado, reduzindo as transferências entre investigação, engenharia e comunicação.

As pessoas continuam a decidir quais são as oportunidades importantes, que compromissos deve a Exa assumir e como devem ser geridas as relações externas. Os testes e os pontos de revisão tornam o trabalho do agente visível antes do lançamento. Os resultados dos testes e a revisão humana podem mostrar à equipa onde ajustar o fluxo de trabalho antes da execução seguinte. À medida que o trabalho se torna mais relevante, as permissões, as provas e os direitos de decisão ganham maior importância na conceção do fluxo de trabalho.

Em conjunto, a Basis, a Clay e a Exa traduzem em termos operacionais os padrões observados nos Sinais Empresariais. A Basis transforma um processo comprovado numa competência reutilizável. A Clay dá a um agente o contexto e a persistência necessários para manter atualizado um conjunto de trabalho em evolução. A Exa acrescenta ferramentas, testes e revisão para que um agente possa transformar um sinal numa execução delimitada. As três integram a melhoria no fluxo de trabalho: as exceções no acolhimento revelam onde é necessário aperfeiçoar uma competência; a nova atividade nas contas e a validação pelos vendedores mantêm atualizado o contexto dos negócios; e os testes e a revisão humana tornam mais claros os limites de futuras execuções. Cada uma começa com uma tarefa específica e espaço suficiente para a testar. A divisão do trabalho torna-se mais clara com a utilização, e a responsabilidade aumenta à medida que o fluxo de trabalho demonstra o seu valor.

Com a crescente diferença face às empresas de fronteira, os líderes empresariais têm de dar aos colaboradores espaço para testar fluxos de trabalho relevantes, medir o sucesso e transformar as experiências mais promissoras em práticas repetíveis.

• Escolha uma área de criação de valor relevante. Comece por um fluxo de trabalho integral que reúna uma prioridade estratégica, sistemas, transferências, controlos e resultados mensuráveis. Deve repetir-se com frequência suficiente para permitir aprender e ser importante o bastante para justificar uma reformulação.
• Defina o resultado e a forma de o medir. Identifique o responsável, o KPI, o valor de referência e os limites de segurança. Avalie a profundidade através das tarefas concluídas, do contexto e das ferramentas ligados, das exceções e do volume de revisão. Avalie o valor através do tempo de ciclo, da qualidade, do custo, da receita ou do risco. O volume de resultados pode mostrar que as pessoas pedem mais à IA; os resultados dos fluxos de trabalho mostram se isso é relevante.
• Escreva a descrição das funções do agente. Defina o que aciona o trabalho, o resultado, o contexto necessário, as ferramentas, as permissões e com que persistência o agente deve trabalhar para o concluir. Especifique que provas deve produzir e em que pontos deve parar para revisão humana.
• Crie o sistema humano em torno do agente. Inclua as pessoas mais próximas do fluxo de trabalho no ciclo de conceção. Identifique quem é responsável pelo resultado empresarial, pela lógica do domínio, pelo acesso e pelos controlos, pela adoção e pela utilização diária. As startups concentram estas responsabilidades em poucas pessoas; à medida que o fluxo de trabalho cresce, as empresas precisam de direitos de decisão explícitos.
• Torne a experimentação visível e reutilizável. Uma investigação da OpenAI concluiu que, seis meses após a adoção, os colaboradores em início de carreira enviavam mais 13 mensagens por semana do que os executivos. Dê aos colaboradores espaço para testar novos casos de utilização; depois, registe o processo e as provas do que funciona e transforme-os em competências, Plugins ou espaços de trabalho partilhados. Chat, Work e Codex⁠(abre numa nova janela) suportam modos diferentes: Chat para perguntas e colaboração rápida, Work para trabalho de conhecimento em várias etapas e resultados finais, e Codex para execução técnica.
• Reutilize o padrão operacional. Preserve o contexto, as permissões, as avaliações, os pontos de revisão, os responsáveis, as métricas e a capacitação que funcionaram e aplique-os à área de criação de valor seguinte. Cada nova experiência deve proporcionar à equipa seguinte um melhor ponto de partida.