Como a HSP GRUPPE desenvolve IA para consultoria tributária

Os dados de uso desta história se referem ao ambiente de trabalho compartilhado do ChatGPT Enterprise usado pela HSP GRUPPE e pela Kanzleipakt, que abrange 81 grupos organizacionais. A própria HSP GRUPPE é uma rede de empresas juridicamente independentes de consultoria tributária, auditoria e advocacia.

Há mais de duas décadas, a HSP GRUPPE⁠(abre em uma nova janela) investe continuamente na digitalização e padronização dos processos de suas empresas. Muito antes da IA generativa, a rede de empresas já padronizava processos, incorporava a gestão da qualidade e promovia uma cultura de melhoria contínua em toda a organização.

Quando surgiu o ChatGPT, a HSP viu mais do que apenas outra ferramenta de produtividade. Viu uma oportunidade de repensar a própria evolução do trabalho especializado.

Em vez de perguntar como a IA poderia ajudar os funcionários a escrever e-mails mais rapidamente ou resumir documentos, a liderança fez uma pergunta mais ampla: o que acontece quando a IA passa a fazer parte do modelo operacional de uma empresa de serviços profissionais?

Essa visão levou a HSP a incorporar o ChatGPT Enterprise à consultoria tributária, pesquisa jurídica, comunicação com clientes, análise financeira e compartilhamento de conhecimento em toda a rede.

A HSP tratou a IA como uma transformação organizacional, não como a simples implementação de um software.

A organização introduziu o ChatGPT Enterprise com forte ênfase em adoção, governança e aprendizado contínuo. Fóruns mensais sobre IA deram aos funcionários um espaço para compartilhar casos de uso práticos e aprender uns com os outros. Os recursos de segurança do ChatGPT Enterprise fornecem uma importante base técnica, enquanto o uso de informações relacionadas aos clientes é regido pelos requisitos internos da HSP de proteção de dados, confidencialidade e governança. A revisão e a responsabilidade final sempre permanecem com o profissional tributário, jurídico ou contábil responsável.

O objetivo não era apenas incentivar a experimentação. Era desenvolver uma capacidade organizacional que pudesse ganhar escala.

Como diz Carsten Schulz: "As pessoas me perguntam qual é meu recurso de IA favorito. Nunca respondo a essa pergunta. Recursos isolados não importam. Quando você entende como tudo se conecta, a IA abre as portas para um mundo totalmente novo."

Em toda a rede, os profissionais rapidamente encontraram novas formas de aplicar a IA ao trabalho diário, enquanto a organização também começou a transformar casos de uso bem-sucedidos em Agentes personalizados e padronizados. Um exemplo é o AI Client Communication, um Agente compartilhado que ajuda a criar os primeiros rascunhos e aprimorar a estrutura, a clareza e a consistência do tom voltado ao cliente. A revisão e a responsabilidade final permanecem com o especialista tributário, jurídico ou contábil responsável. Outro exemplo é o Booking Assistant SKR03 & SKR04, que auxilia na preparação e classificação de questões contábeis específicas. A decisão profissional final permanece com o funcionário. Juntos, esses tipos de Agentes compartilhados reduzem o trabalho repetitivo e disponibilizam as melhores práticas a todos os funcionários, não apenas aos especialistas em IA.

A partir dessas bases, os profissionais aprimoram o próprio trabalho. O sócio-diretor Frank Heibel usa o ChatGPT como parceiro de discussão técnica para analisar questões tributárias complexas e aprimorar a comunicação com os clientes. "O ChatGPT se tornou um verdadeiro parceiro de discussão. Ele muda completamente o nível em que você consegue trabalhar", afirma.

A sócia Magdalene Posnak reduziu de nove para cerca de duas horas o tempo necessário para avaliar vários investimentos imobiliários, o que lhe permitiu dedicar mais tempo à assessoria de clientes. O diretor executivo Marco Sell usa painéis com tecnologia de IA para ajudar clientes a explorar cenários financeiros em conjunto durante reuniões, enquanto o advogado e consultor tributário Jan-Henrik Leifelt usa o ChatGPT para fortalecer, e não substituir, seu julgamento profissional.

O ponto em comum é simples: menos tempo preparando informações e mais tempo aplicando conhecimentos especializados.

A HSP já está se preparando para a próxima etapa de sua jornada com a IA usando o ChatGPT Work.

Poucas semanas após obter acesso, a organização começou a testar a plataforma com um pequeno grupo de desenvolvedores e administradores antes de expandi-la para todo o ambiente de trabalho. O objetivo é entender como a IA agêntica pode automatizar fluxos de trabalho complexos com segurança, equilibrando governança, qualidade e custo antes de uma implementação mais ampla.

Para a HSP, o benefício econômico não está na redução do quadro de funcionários. As empresas da rede já operam no limite da capacidade e administram um volume considerável de trabalho acumulado. Assim, o tempo economizado com o ChatGPT pode ser direcionado a mais trabalhos para clientes, prazos de entrega menores, maior capacidade de assessoria e um atendimento melhor.

Para Schulz, a oportunidade não se resume a ajudar as pessoas a concluir tarefas existentes com mais rapidez. Trata-se de reformular o próprio fluxo de trabalho.

Ele cita a contabilidade de encerramento do exercício como exemplo. Hoje, os contadores muitas vezes só descobrem informações ausentes quando começam a preparar as demonstrações anuais, meses após a conclusão da escrituração contábil. A HSP está estudando como o ChatGPT Work poderia revisar continuamente a escrituração contábil, identificar informações ausentes ao longo do ano e solicitar documentos dos clientes de forma proativa. Assim, grande parte da preparação já estaria concluída antes mesmo de um contador abrir o arquivo.

Essa mudança — da IA auxiliando pessoas para a IA coordenando o trabalho ao longo de processos inteiros — representa a próxima etapa da transformação da HSP.

• Atingiu 84% de uso ativo semanal, com 755 usuários ativos por semana e 913 usuários únicos em seis meses (de 1º de fevereiro a 14 de julho de 2026).

• No período avaliado, de 1º de fevereiro a 14 de julho de 2026, os usuários trocaram mais de 500 mil mensagens com o ChatGPT.

• 98,6% dos funcionários pesquisados relataram maior produtividade, enquanto 84,6% apontaram melhora na qualidade do trabalho.

• 95,9% dos participantes relataram economia de tempo semanal; 63,5% economizaram pelo menos duas horas por semana e 25,7%, pelo menos cinco horas. A HSP já observa um indicador operacional antecedente em seu planejamento anual de capacidade: os profissionais planejam um volume de trabalho significativamente maior do que em anos anteriores porque os funcionários reconhecem a capacidade adicional criada pelo trabalho apoiado por IA. A organização espera avaliar o impacto financeiro total ainda este ano.

• 79,7% relataram melhor atendimento ao cliente e 78,1%, maior satisfação no trabalho.

• Um cenário interno deliberadamente conservador estima cerca de 40 mil horas de capacidade adicional por ano. Cerca de 28 mil horas poderiam ser destinadas ao trabalho especializado produtivo, geralmente faturável, e aproximadamente 12 mil horas poderiam apoiar atividades administrativas, atendimento ao cliente e suporte. Com base em valores por hora conservadores, a HSP estima um potencial teórico de receita anual de aproximadamente € 3,8 milhões. Este é um cenário de capacidade, não uma receita realizada ou garantida.

• Trate a IA como uma capacidade organizacional, não como uma ferramenta individual. Transforme experimentos bem-sucedidos em fluxos de trabalho replicáveis dos quais todos possam se beneficiar.

• Invista primeiro nas bases operacionais. Processos, governança e sistemas de qualidade sólidos aceleram a adoção da IA.

• Crie uma cultura de aprendizado contínuo. Fóruns regulares sobre IA ajudaram ideias bem-sucedidas a se espalhar rapidamente pela organização.

• Reformule fluxos de trabalho, não apenas tarefas. O maior valor vem de repensar processos de ponta a ponta, em vez de automatizar atividades isoladas.

• Estruture a IA em torno do julgamento profissional. O maior valor surge quando a IA aprimora o conhecimento especializado, em vez de substituí-lo.

• Comece pelos problemas de negócios, não pelos recursos de IA.

• Crie fóruns regulares nos quais os funcionários possam compartilhar casos de uso bem-sucedidos entre as equipes.

• Reúna especialistas em IA e especialistas de cada área para transformar experimentos bem-sucedidos em fluxos de trabalho escaláveis.

• Teste novos recursos com grupos pequenos antes de expandi-los para toda a organização.

• Meça a adoção e o impacto nos negócios, não apenas a implementação, para entender onde a IA está gerando valor real.

A HSP acredita que seus maiores ganhos com a IA ainda estão por vir.

Em conjunto com a Kanzleipakt, a HSP GRUPPE planeja criar uma equipe conjunta, centrada na DATEV, dedicada a IA, processos empresariais e desenvolvimento, para avaliar experimentos descentralizados bem-sucedidos e transformá-los em fluxos de trabalho de referência documentados e escaláveis. À medida que o ChatGPT Work e os recursos com agentes de IA amadurecem, a HSP planeja deixar de apenas auxiliar profissionais individualmente para automatizar fluxos de trabalho inteiros que apoiem proativamente funcionários e clientes.

Para Schulz, a oportunidade de longo prazo vai além da própria HSP. Ele acredita que a IA pode fortalecer, e não diminuir, o papel dos profissionais de confiança, permitindo que dediquem mais tempo a exercer seu julgamento, resolver problemas complexos e construir relacionamentos com os clientes.