The Den frigjør 10–15 timer i uken til vekst med ChatGPT Work

The Den Family Social⁠(åpnes i et nytt vindu) er en sosial klubb i Denver som kombinerer servering, fellesskap, arbeid og lek. Her får foreldre et sted der de kan være seg selv, og der også barna er velkomne. Virksomheten sprang ut av grunnlegger Chandler Lipes egne erfaringer med å bli forelder og hennes overbevisning om at foreldre fortjener innbydende, inspirerende steder der deres trivsel står i sentrum.

Da The Den satte i gang byggearbeidet og forberedelsene til å åpne et nytt sted, tok Chandler i bruk ChatGPT Work for å håndtere den økende mengden administrativt arbeid. Det lille teamet hennes sparer nå 10–15 timer i uken og utarbeider søknader om bevillinger og tilskudd på timer i stedet for dager. Det gir dem mer kapasitet til å vokse, samtidig som de holder fokus på familiene som bruker tilbudet.

For å åpne det nye stedet måtte teamet i The Den omsette kunnskapen og erfaringene fra det første til praktisk handling. Med programtilleggene for Gmail, Slack og Google Drive ba de ChatGPT Work samle inn og analysere informasjon fra hele virksomheten og foreslå neste steg.

Planleggingen går nå raskere og er mer strukturert, med prosesser som kan gjenbrukes. Teamet kontrollerer fortsatt at resultatene fra ChatGPT Work er korrekte, og tar de endelige beslutningene.

Et eksempel er The Dens andre søknad om skjenkebevilling. Da det plutselig ble mulig å få en tidligere høring, brukte The Den ChatGPT Work til raskt å samle dokumenter, finne ut hva som manglet, og konvertere filer til de påkrevde formatene.

The Den bruker den samme arbeidsflyten til å søke på tilskuddsordninger med korte frister. Å søke om tilskudd tar nå to timer, mot tidligere tre dager. Det gir flere muligheter til å støtte The Dens vekst.

Lederne i The Den bruker også ChatGPT til å tenke gjennom spørsmål og utarbeide forslag før de tar opp problemstillinger med gruppen. Chandler anslår at dette sparer henne for rundt 7 timer med utforskende samtaler i uken, slik at hun kan fokusere på å ta beslutninger.

Brooke, som er ansvarlig for aktiviteter og partnerskap i The Den, ønsket for eksempel en mer enhetlig tilnærming til partnerskap etter hvert som virksomheten vokste. Hun drøftet problemstillingen med ChatGPT og delte det hun visste om hvilke partnerskap som fungerte, hvilke som ikke gjorde det, og hvorfor. Resultatet var et forslag til en struktur for partnerskap som ledergruppen kunne vurdere.

The Den bruker også denne tilnærmingen til økonomiske analyser og driftsplanlegging. Maia, som er daglig leder, samlet inn økonomiske rapporter fra regnskapsføreren samt salgs- og lagerdata fra kassasystemene. Deretter brukte hun ChatGPT til å organisere informasjonen i en lettfattelig oversikt over virksomheten. Den gjør det enklere å forutsi lagerbehov og avgjøre hvordan innkjøp og systemer skal fungere på tvers av de to stedene.

Etter hvert som klubben vokser, bruker Chandler mye tid på å reise mellom stedene og til møter. Hun har begynt å bruke ChatGPT Voice til å gjøre reisetiden produktiv: Hun forteller hva en e-post skal handle om og lar ChatGPT lage et utkast, noterer oppfølgingspunkter fra et møte eller strukturerer en idé mens den fortsatt er fersk. Da kan hun gå gjennom arbeidet og sende det når hun er klar, i stedet for å komme tilbake til skrivebordet med en stadig lengre oppgaveliste.

The Den planlegger også å utforske Codex for å bygge mer skreddersydde systemer. Det inkluderer en medlemsapp for innsjekking og kurspåmelding, bedre integrasjoner mellom kassasystemene og Slack-varsler som knytter teamet sammen på tvers av stedene.

Alt dette arbeidet handler til syvende og sist om grunnen til at Chandler startet The Den: å gi foreldre et sted der de kan være seg selv, og der barna er velkomne sammen med dem.