Што научив создавајќи финансиска функција заснована на ВИ

Финансиите станаа функција што работи во реално време. За мене, можноста е многу поголема од побрзо затворање на сметките или почесто ажурирање на прогнозата. Станува збор за следење на бизнисот додека се менува, помагање на раководителите да дејствуваат побрзо и овозможување повеќе време за финансиските тимови да го обликуваат она што следува.

Кога се приклучив на OpenAI пред две години, мал финансиски тим поддржуваше компанија што растеше со исклучителна брзина. Требаше да ја изградиме функцијата од темел и да ја направиме ВИ суштински дел од начинот на кој работиме, донесуваме одлуки и го поддржуваме бизнисот.

Воедно препознав и една позната почетна точка. Затворањето на сметките и ажурирањето на прогнозите сè уште опфаќаа рачна работа што постојано се повторуваше: наоѓање информации, објаснување на промените и собирање на влезните податоци за одлука. Имавме пристап до најнапредните алатки со ВИ во светот, но сè уште учевме како околу нив да ги преосмислиме финансиите.

Затоа поставивме две смели цели: затворање на сметките истиот ден и автоматизирано, континуирано ажурирање на прогнозите.

Идејата зад затворањето на сметките истиот ден е на раководителите да им се обезбеди усогласен и проверлив увид во финансиската состојба на компанијата во реално време. Континуираното прогнозирање се надоврзува на таа основа и покажува како се менува бизнисот, што би можело да следува и кои одлуки би можеле да го променат исходот.

Сè уште работиме на остварување на двете цели. Работата веќе го промени начинот на кој функционира нашиот тим. Таа нè поттикна да ги надминеме ограничувањата на статичните табеларни пресметки, рачното пребарување придружна документација и презентациите и да преминеме кон динамични алатки засновани врз целосниот контекст и сите деловни податоци. Исто така, им овозможи на финансиските професионалци самите да ги создаваат потребните алатки и пошироко да ја применуваат својата стручност.

За мене, тоа е вистинското ветување на финансиската функција заснована на ВИ: тим што разбира што се случува во моментот, им помага на раководителите да ги согледаат претстојните избори и му дава на бизнисот повеќе време да дејствува додека исходот сè уште може да се промени.

За да се стигне дотаму, не е доволно само да се усвои нова технологија. Потребно е работата да се преосмисли околу важните одлуки, на луѓето да им се даде простор за експериментирање, во секој работен тек да се вгради јасна одговорност и да се мери сигурно завршената работа од ВИ за да се утврди јасен поврат на инвестицијата.

Еве пет практични поуки од нашето искуство што може да ги примени секој финансиски директор.

Првиот чекор беше широк пристап. На луѓето им треба слобода да ја истражуваат ВИ во контекст на сопствената работа. Пристапот создава најголема вредност кога е споен со структурирано експериментирање околу реални проблеми.

Вклучивме инженери за продажба во финансиски хакатон и побаравме од тимот да донесе работа што сака да ја трансформира. Еден од резултатите беше IR-GPT, приспособен GPT заснован на одобрените материјали што нашиот тим за односи со инвеститорите ги користи за да одговара на прашања за детална проверка. Почнавме да создаваме и приспособени GPT за области како набавките и даноците.

Хакатонот ја претвори ВИ од апстрактна способност во функционална алатка. За само еден ден, луѓето можеа да утврдат задача што се повторува, да создадат решение, да го тестираат со колегите и да го подобрат. Случаите на употреба дојдоа од луѓето што се најблиску до работата, а техничките стручњаци им помогнаа да напредуваат побрзо.

Поуката за финансиските директори е едноставна: потребни ви се експериментирање од долу нагоре и стратегија од горе надолу. Дајте им на луѓето безбедна и способна ВИ и дозволете им на оние што се најблиску до работата да пронајдат подобри начини за нејзино извршување. Истовремено, насочете ги вниманието на раководството и ресурсите кон промените што ќе бидат најважни за бизнисот. Вистинската можност се јавува кога ќе се спојат двете: практични идеи од првите редови применети на вашите најголеми приоритети.

Финансиските тимови вложуваат огромна енергија во собирањето на влезните податоци за одлука. Проверката на прогнозата може да бара луѓето да ги најдат најновите податоци, да ги усогласат табеларните пресметки, да ги објаснат отстапувањата, да изработат графикони, да подготват документи и да ги претворат во слајдови. Анализата на крајот стигнува до носителот на одлуката, но дотогаш тимот веќе потрошил голем дел од времето за да ја состави.

ВИ ја менува единицата на работа. Финансиските раководители можат да го преосмислат целиот пат од изворните податоци до одлуката.

Земете го предвид затворањето на сметките. Секој финансиски директор го познава месечниот процес: остварените вредности се во еден систем, нарачките во друг, разграничувањата во табеларна пресметка, а објаснувањето на отстапувањето е скриено во низа пораки.

Работиме на поинаков оперативен модел. Амбицијата зад затворањето на сметките истиот ден е да се поврзат одобрените планови за трошоци, остварените вредности од главната книга, нарачките, разграничувањата и деталите за трансакциите во приказ што постојано се усогласува. Секое отстапување може да се проследи до активноста што го предизвикала. ВИ може да подготви првично објаснување и да ги означи исклучоците што бараат внимание. Финансискиот тим ги потврдува бројките, применува професионално расудување и е одговорен за конечното одобрување.

Затворањето на сметките не исчезнува. Почнува да исчезнува хаотичниот обид да се реконструира работењето по завршувањето на периодот.

Таа усогласена основа може да овозможи постојано ажурирана прогноза. Нашиот тим создава работни текови што ги обединуваат статистичките модели, разговорите за продажба, доказите на ниво на сметка, оперативните податоци и процената на финансискиот тим.

Ги надминуваме ограничувањата на табеларните пресметки и преминуваме кон поинтерактивни алатки што ги обединуваат статистичката прогноза, придружните докази и сценаријата во еден динамичен приказ. Раководителите можат да видат што се променило, зошто се променило и кои одлуки би можеле да го променат исходот. Кога во основната проекција недостасува нова обврска од клиент, системот може да ги прикаже придружните докази и да покаже како корекцијата би влијаела врз кварталот или годината. Финансискиот тим може да ги провери претпоставките, да ги спореди сценаријата и да одлучи дали да ја ажурира одобрената прогноза.

Истиот приказ може да им помогне на раководителите да донесат подобри одлуки за распределба на капиталот. Финансискиот тим може да види каде маркетиншките трошоци носат принос, каде резултатите почнуваат да опаѓаат и што би значело прераспределувањето на следниот вложен денар.

Целта е автоматизирано прогнозирање. До неа ќе стигнеме со постојано ажуриран приказ, побрза анализа на сценаријата и јасна одговорност на финансискиот тим.

Пошироката поука е да се почне од значајна одлука, а потоа да се работи наназад. Утврдете ги податоците, алатките, одобренијата и примопредавањата потребни за нејзина поддршка. Потоа утврдете кои делови ВИ може да ги анализира, координира или заврши. Ова ги подобрува брзината и квалитетот на целиот циклус на одлучување.

Поголемата трансформација е во тоа што финансиските професионалци сега можат самите да ги создаваат алатките што им се потребни за работа.

Неодамнешното истражување на OpenAI покажува дека 40 % од специјализираната употреба на ВИ кај финансиските професионалци опфаќа работа надвор од традиционалните финансии, а 22 % опфаќа инженерски задачи.

Секој член на мојот тим создава приспособени контролни табли и алатки со ВИ користејќи ги ChatGPT Работа и Codex. Работата преминува од статични модели во Excel и презентации во PowerPoint кон динамични контролни табли засновани врз целосниот контекст и сите деловни податоци. Овие алатки можат да ја продолжат анализата, да одговараат на дополнителни прашања и да се ажурираат со промената на основните информации.

Еден член на тимот што го поддржува нашиот огласувачки бизнис никогаш претходно немаше програмирано. Тој го искористи Codex за да создаде алатка што ја претвора нашата месечна прогноза за огласување во неделни и дневни планови. Таа ги зема предвид работните денови и празниците, ги споредува прогнозите и го поврзува секој број со одобрениот модел. Раководителите во маркетингот можат брзо да видат што се променило, каде да инвестираат и колкав принос би донеле дополнителните трошоци.

Луѓето што го разбираат проблемот сега можат да го обликуваат решението. Создавањето на овие алатки ги поттикнува и да го преиспитаат вообичаениот начин на работа. Финансискиот професионалец може да ја создаде инфраструктурата за одлучување што му е потребна на бизнисот, да ја тестира со колегите и да ја подобрува со развојот на работата.

Финансиските тимови не стануваат помалку специјализирани. Тие стекнуваат способност пошироко да ја применуваат својата стручност.

IR-GPT ни даде важна поука за контролата. Прашањата за детална проверка од инвеститорите може да бараат аналитичарот да пребара претходни материјали, да подготви одговор, да ја провери доследноста и да ја координира проверката. Со приспособен GPT заснован на одобрени извори, работата што претходно траеше со часови, а понекогаш и цела ноќ, сега може да даде квалитетен прв нацрт за неколку секунди.

Улогата на човекот останува клучна. Нашиот тим за односи со инвеститорите го чита нацртот, додава стручна процена и контекст и проверува дали одговорите остануваат доследни за сите инвеститори. ВИ ја забрзува работата. Луѓето се одговорни за резултатот.

Тоа е вистинскиот модел за финансиите. Финансиските директори треба да соработуваат со тимовите за ИТ и управување за да утврдат до кои податоци може да пристапи системот со ВИ, кои дејства може да ги преземе, кога е потребно одобрение и кога треба да се ескалира проблемот. Секој резултат треба да биде поврзан со сигурен извор. Секоја прогноза треба да има јасно објаснување. Секоја промена на одобрената основна проекција треба да бара овластување од финансискиот тим.

Краткотрајната опсесија со „максимизирање на токените“ дојде и помина. Сега е едноставно да се постават ограничувања на користењето, буџетски контроли, пристап според улога, правила за насочување кон модели и прагови за одобрување. Финансиските директори можат да управуваат со употребата на ВИ со истата дисциплина што ја применуваат за секој променлив трошок, а истовремено да им остават простор на тимовите да создаваат и експериментираат.

Јасната одговорност ја создава довербата потребна за побрзо напредување. Со забрзувањето на синтезата, усогласувањето и подготовката, финансиските професионалци добиваат повеќе време да ги преиспитуваат претпоставките, да го советуваат бизнисот и да го применуваат своето професионално расудување.

На финансиските директори им треба систем за оценување на ВИ заснован на оперативните резултати. Купувањето повеќе кориснички лиценци или користењето повеќе токени не кажува многу. Важно е дали работата е добро завршена и колку навистина чини.

За секој работен тек поставете четири прашања:

• Дали ВИ заврши работа што беше важна?
• Колку чинеше тоа, вклучувајќи го времето на вработените, проверката и повторната работа?
• Дали резултатот беше доволно добар за употреба?
• Дали ни помогна да напредуваме побрзо или да донесеме подобра одлука?

За финансиски тим, корисна работа може да значи ажурирана прогноза, објаснето отстапување, исполнето ревизорско барање или одговорено прашање од одборот. За затворањето на сметките, системот за оценување може да ги опфати времетраењето на циклусот, уделот на автоматски усогласени трансакции, бројот на исклучоци што бараат проверка и времето потребно за објаснување на отстапувањето. За прогнозирањето, може да ги опфати точноста и зачестеноста на ажурирањето на прогнозата, времето потребно за изработка на ново сценарио и квалитетот на одлуките што ги поддржува прогнозата.

Најевтиниот модел не е секогаш и најисплатлив. Ако подобар модел дава сигурен одговор со помалку обиди и проверки, вкупните трошоци може да бидат пониски.

Финансиите се во средиштето на стратегијата, капиталот, податоците, ризикот и резултатите. Тоа им дава на финансиските директори единствен увид во работењето на компанијата и силен мандат да ја предводат нејзината трансформација со ВИ.

Финансиската функција заснована на ВИ се одликува со побрзи циклуси, посилни контроли, подобри одлуки и повеќе време за професионално расудување. Патот почнува со значаен работен тек и се проширува врз основа на докази: дајте им ги алатките на луѓето, помогнете им да ја преосмислат работата, јасно утврдете ја одговорноста и мерете го исходот.

Затворањето на сметките истиот ден и континуираното прогнозирање изразуваат поширока амбиција: финансиски тим што разбира што се случува во моментот, им покажува на раководителите што би можело да следува и ѝ помага на компанијата побрзо да донесува подобри одлуки.

Резултатот е финансиски тим со поголем капацитет и финансиски директор со појасен увид во работењето. Воедно се создава и функционален модел за тоа како целата компанија може да ја претвори интелигенцијата во трајна вредност. Како што секогаш велам, не можете да бидете нешто што не можете да го видите. Ако сакаме нашите финансиски тимови да ги прифатат можностите што ги нуди ВИ, мора да им покажеме како изгледа тоа — а за нас, финансиските директори, првиот чекор е да почнеме од себе.

Мојот финансиски тим покажа како изгледа ова во практика, а снимката може да ја погледнете овде⁠(се отвора во нов прозорец).