ChatGPT Work로 현금 대사 시간을 94% 단축한 가맹점주

테드 테일러는 반도체 업계에서 25년간 일한 뒤 외식업에 뛰어들었습니다. 현재는 독립 가맹점주로서 뉴멕시코주에서 Schlotzsky’s와 Cinnabon이 함께 입점한 매장 세 곳을 운영하고 있습니다.

퀵서비스 레스토랑을 운영하려면 고객 경험뿐 아니라 메뉴 가격 책정, 인력 배치, 장비 유지보수, 운영 규정 등 고객 눈에 보이지 않는 수많은 업무도 챙겨야 합니다. 테드는 이 모든 일을 더 빠르게 처리하기 위해 OpenAI 기술을 활용합니다.

테드는 ChatGPT로 조사와 초안 작성처럼 시간이 많이 드는 업무를 빠르게 처리합니다. 또한 ChatGPT Work로 가격, 매출, 예측, 근무 일정, 인력에 관한 방대한 데이터를 수집·분석하고 매장별로 신경 써야 할 부분을 추천받습니다. 이를 통해 가격 조정 시간을 95% 단축하고 급여 처리 시간을 매번 4시간씩 줄였습니다.

매년 진행하는 메뉴 가격 조정에는 레시피별 원가, 메뉴 인기도, 지역 경쟁점의 가격, 제공량, 매장 주문과 배달 주문의 수익 구조 차이를 종합적으로 분석하는 복잡한 작업이 필요합니다. 테드는 ChatGPT Work로 이 요소들을 종합해, 기존에 5일 걸리던 가격 추천 작업을 1~2시간 만에 끝냅니다.

먼저 ChatGPT Work를 활용해 지역 경쟁점의 가격 동향, 제공량, 상대적인 음식 품질을 조사하고, 이를 바탕으로 가격 목표와 전략을 세웁니다. 그런 다음 메뉴를 분류한 목록과 각 메뉴의 현재 매장·배달 가격을 ChatGPT Work에 제공합니다. 앞서 ChatGPT가 분석한 내용을 주로 참고해 매장 가격과 배달 가격을 각각 전체적으로 얼마나 올릴지, 어떤 메뉴의 인상 폭을 더 크게 또는 작게 할지 지정합니다.

메뉴별 판매 이력과 공급업체의 납품 가격을 추가하면 더 정밀한 분석도 가능합니다. ChatGPT Work는 이 정보를 바탕으로 가격 변경이 매출에 미칠 영향을 추정하고, 매출원가 목표에 맞춰 메뉴별 가격을 최적화할 수 있습니다.

ChatGPT Work는 권장 매장 가격과 배달 가격을 스프레드시트로 정리해 제공합니다. 나아가 가격 변경을 전체 가격 전략과 연결해 고객 유지, 가격 인상에 따른 충격 최소화, 추가 메뉴의 효과적인 포지셔닝 등 사업 성과를 극대화할 수 있도록 돕습니다.

테드는 처음 ChatGPT Work로 가격을 책정할 때 직접 수작업으로도 분석을 진행했습니다. 그는 “ChatGPT Work가 지역 내 경쟁점을 더 심층적으로 비교해 줬어요. 덕분에 일부 메뉴의 경쟁력을 떨어뜨릴 만한 가격 인상을 피할 수 있었죠”라고 말했습니다. 테드는 곧바로 ChatGPT로 가격 조정 초안을 먼저 만드는 방식으로 전환했습니다.

테드는 두 가지 방식으로 ChatGPT Work를 인건비 관리에 활용합니다. 매장 세 곳의 인력 운영 현황을 점검하고, 더 나은 주간 근무표 작성 방식을 시험합니다.

인력 분석을 위해 테드는 ChatGPT Work에 매출 및 인력 데이터에 대한 읽기 전용 접근 권한을 부여했습니다. 분석을 실행하면 ChatGPT Work는 예정 근무 시간, 예산에 반영된 근무 시간, 실제 근무 시간을 예상 매출 및 실제 매출과 비교합니다. 지난 12주간의 데이터도 검토해 매출이 예측치를 꾸준히 웃돌거나 밑도는 매장의 특성을 반영합니다. 완성된 보고서는 초과 근무, 계획보다 길어진 교대 근무, 인력 배치 공백을 짚어 주고 관리자가 검토해야 할 사항을 강조합니다.

근무표 작성 테스트를 위해 테드는 직원별 담당 업무, 교육 이력, 근무 가능 시간, 급여가 담긴 명단과 매출 수준별로 매장에 필요한 인력 정보를 ChatGPT Work에 제공했습니다. 테드와 매장 관리자는 ChatGPT Work가 제안한 근무표를 관리자가 직접 작성했을 근무표와 비교했습니다. 바쁜 시간대에 언제 인력을 추가할지에 관한 규칙이 빠져 있음을 확인하고 ChatGPT Work에 줄 지침을 보완했습니다.

이제 ChatGPT Work가 해당 매장의 전체 근무표를 작성합니다. 관리자는 이를 검토하고 필요에 따라 조정한 뒤 매장의 근무 일정 관리 시스템에 입력합니다. 테드는 근무표를 개선하면 장기적으로 세 매장 전체에서 매출 대비 시급제 인건비 비중을 1~2%포인트 낮출 수 있을 것으로 추산합니다. 그러면 연간 잉여현금흐름이 5만~10만 달러 늘어나 급여 인상, 보너스, 사업 투자, 이익 배분 확대에 활용할 수 있습니다.

테드는 인사 규정 수립부터 현금 대사, 물품 및 수리 요청 관리에 이르기까지 일상적인 운영 업무에도 ChatGPT Work를 사용합니다. 

뉴멕시코주가 음식점에 체액 오염 사고 대응 절차를 문서로 비치하도록 의무화했을 때, 테드는 ChatGPT로 약 30초 만에 초안을 작성했습니다. 직원 핸드북에 넣을 소셜 미디어 이용 규정이 필요했을 때도 ChatGPT의 도움으로 지침 초안을 빠르게 작성했습니다. 이후 외부 인사 전문 업체가 이를 검토했지만 수정할 부분이 없었습니다.

테드는 매장 세 곳의 월별 현금 대사에도 ChatGPT Work를 사용합니다. 각 매장의 현금 거래 데이터와 은행 기록을 업로드하면 ChatGPT Work가 거래 내역과 해당 입금 내역을 대조합니다. 예전에는 매달 3시간 걸리던 대사 작업이 이제는 5~10분이면 끝납니다. 급여 계산에 필요한 자료를 ChatGPT Work로 요약하면서 급여를 처리할 때마다 수작업 시간도 4시간씩 줄였습니다.

매장이 원활하게 운영되도록 직원들이 물품이나 수리를 요청할 수 있는 웹 포털도 ChatGPT Work로 만들었습니다. 이 포털은 전용 이메일 주소를 통해 테드에게 알림을 보내고 각 요청의 처리 상태를 추적합니다.

테드의 ChatGPT Work 활용 방식은 소규모 사업자 누구나 실용적으로 적용할 수 있습니다. 테드는 자신이 의사결정에 사용하는 데이터와 지침을 그대로 ChatGPT에 제공하고, 결과물을 자신이 직접 처리했을 때의 방식과 비교합니다. 결과에 대한 신뢰가 쌓이면 더 많은 업무로 활용 범위를 넓히되, 실제로 적용하기 전에는 언제나 결과를 검토합니다.

테드에게 ChatGPT Work의 가치는 단순한 시간 절약을 넘어섭니다. 이제는 예전 같으면 건너뛰었을 분석까지 수행하고, 고객과 직원, 사업 성장에 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다.