Come Zenken valorizza un ufficio vendite agile con ChatGPT Enterprise
Zenken sta rivoluzionando il processo di vendita grazie all'IA, riducendo i tempi di preparazione, migliorando i tassi di successo e concentrandosi su attività a più alto valore aggiunto.
Zenken combina GPT‑5, GPT personalizzati, generazione di immagini e gli ultimi modelli e strumenti OpenAI per accelerare entrambe le sue attività principali: il web marketing e il settore in rapida crescita delle risorse umane all'estero. Essendo una delle prime aziende in Giappone ad aver implementato ChatGPT Enterprise in tutta l'organizzazione, Zenken sta mettendo in pratica un approccio che privilegia l'IA e sta riscontrando un impatto evidente sul business.
Secondo quanto riportato oggi da Zenken:
- Utilizzo attivo settimanale di ChatGPT Enterprise superiore al 90%
- Risparmio medio di tempo dal 30 al 50% nelle attività di knowledge work
- Da 5 a 15 ore aggiuntive al mese per dipendente, reinvestite in attività di maggior valore
- Risparmio annuo di 50 milioni di yen sui costi di outsourcing rispetto all'anno precedente
Prima di adottare ChatGPT Enterprise, Zenken si affidava a processi manuali per una vasta gamma di attività legate alla conoscenza. I dipendenti dedicavano molto tempo alla ricerca, alla sintesi, alla traduzione e alla creazione di contenuti. Anche i team di vendita dovevano affrontare lunghi tempi di preparazione per gli incontri con i clienti, il che riduceva il numero e la qualità delle conversazioni con i clienti.
Per affrontare questi problemi, Zenken ha deciso di introdurre l'AI in modo strutturato e sicuro. Yuji Okada, responsabile del reparto di Pianificazione aziendale della divisione amministrativa, spiega che quando hanno valutato le potenziali soluzioni, si sono "si sono concentrati su dodici funzionalità necessarie per la loro attività, come la sicurezza e il supporto avanzato per il pensiero complesso", e aggiunge che "ChatGPT Enterprise era l'unica soluzione in grado di soddisfare tutte queste condizioni". Inoltre, sottolinea, "Poiché trattiamo informazioni sensibili relative ai clienti e interne all'azienda, prevenire le fughe di dati è imprescindibile. ChatGPT Enterprise garantisce che i nostri dati non verranno utilizzati per addestrare la sua IA. Questa funzionalità di sicurezza ci offre la certezza di poter gestire in modo sicuro i dati riservati".
La disponibilità di modelli di ragionamento è stata un altro motivo decisivo nella scelta di ChatGPT Enterprise. Nell'attività principale di web marketing di Zenken, i team devono analizzare approfonditamente le sfide aziendali dei clienti e proporre soluzioni strategiche. Il modello di ragionamento rilasciato da OpenAI nel 2024 fornisce il supporto avanzato per il pensiero complesso che Zenken stava cercando e ha ulteriormente accelerato l'uso dell'IA da parte dell'azienda. Okada spiega che "Il modello di ragionamento va oltre la semplice fornitura di informazioni e supporta il processo decisionale a livello dirigenziale in aree quali l'analisi di mercato, la strategia competitiva e la valutazione di nuove opportunità di business".
Oggi, il modello di ragionamento migliora la qualità della pianificazione e dell'analisi strategica tra i team e viene utilizzato anche per esaminare le questioni gestionali interne a Zenken e le nuove sfide da un punto di vista strategico. È diventato un fattore chiave per la crescita aziendale di Zenken.
L'impatto di ChatGPT Enterprise è particolarmente evidente nelle vendite. Prima di utilizzare ChatGPT Enterprise, il team di vendita doveva dedicare molto tempo alle attività preparatorie, come la ricerca di potenziali clienti, la creazione di materiali di proposta e la redazione di email di vendita. Okada afferma che "ancor prima di poter pensare di aumentare il numero di clienti da contattare, il nostro personale perdeva già molto tempo nella preparazione. Poiché dovevano rispondere alle richieste e creare documenti di proposta, il tempo che potevano effettivamente dedicare ai clienti era limitato e a volte ci sfuggivano delle opportunità." Scrivere ogni email richiedeva tempo, creando un limite naturale al numero di potenziali clienti che un venditore poteva contattare in un solo giorno.
Con l'introduzione di ChatGPT Enterprise a livello aziendale, Zenken ha migliorato significativamente la qualità delle sue attività di vendita. La tabella seguente mette a confronto il processo di vendita prima e dopo l'introduzione di ChatGPT in ogni fase.
Prima di ChatGPT | Con ChatGPT | |
|---|---|---|
Fase di preparazione | Raccogliere informazioni manualmente | Utilizzare ChatGPT per un'analisi più approfondita del settore e dei clienti |
Fase di analisi preliminare | Domande unidirezionali, in stile checklist | Conversazioni bidirezionali, di tipo consultivo |
Fase di incontro | Quando sorgono domande, le risposte vengono spesso rimandate a un follow-up successivo | Chiedi a ChatGPT durante la riunione e rispondi immediatamente |
Fase di proposta | Proposte standard incentrate sul prodotto, con particolare attenzione alle specifiche e alle caratteristiche | Proposte personalizzate basate sulle informazioni fornite dai clienti |
Di conseguenza, Zenken ha registrato un netto miglioramento delle prestazioni di vendita:
- Aumento del 15-20% delle proposte che superano la revisione iniziale
- Aumento del 5-10% del tasso di successo dei nuovi contratti
- Aumento di circa il 30% del tasso di approvazione delle proposte finali
"ChatGPT ci aiuta a ridurre i tempi necessari per la ricerca e la preparazione, rendendo al contempo più fluide le nostre conversazioni con i clienti", spiega Okada.
ChatGPT Enterprise è diventato essenziale anche per il settore delle risorse umane all'estero di Zenken, in rapida crescita. Poiché la maggior parte dei dipendenti è composta da madrelingua giapponesi, in passato l'azienda doveva dedicare molto tempo e risorse alla traduzione di annunci di lavoro, contratti e altri documenti per i candidati stranieri. Okada racconta "Quando dovevamo comunicare in più lingue, compreso l'inglese, gli strumenti di traduzione tradizionali spesso non riuscivano a trasmettere il contesto e le sfumature giuste, rendendo piuttosto difficile la comunicazione internazionale".
Dopo aver implementato ChatGPT Enterprise, il team è stato in grado di tradurre accuratamente un'ampia gamma di documenti in inglese e in altre lingue. Ciò ha consentito loro di ridurre i costi di outsourcing aumentando significativamente la velocità di traduzione. "Anche con un team più piccolo, siamo stati in grado di mantenere un'organizzazione che continua a promuovere la crescita dei ricavi", afferma Okada.
I dipendenti utilizzano ChatGPT anche in lingue diverse dall'inglese per raccogliere informazioni da siti di notizie, articoli tecnici e altre fonti importanti per l'azienda. Ciò semplifica la progettazione di nuovi servizi e iniziative commerciali in un'ottica di espansione globale e consente a un numero sempre maggiore di dipendenti Zenken di partecipare direttamente al lavoro transfrontaliero.
ChatGPT Enterprise sta rivoluzionando il modo in cui viene svolto il lavoro quotidiano presso Zenken. I team ora utilizzano ChatGPT per generare le prime bozze di email di vendita, proposte, contenuti di marketing e documenti interni in pochi minuti; la produttività complessiva è quasi raddoppiata in tutta l'organizzazione. Il lavoro che in precedenza veniva esternalizzato viene ora sempre più spesso gestito internamente, riducendo i costi annuali di outsourcing di circa 50 milioni di yen e migliorando i margini. "Invece di essere impegnati in attività ripetitive, i dipendenti di tutta l'azienda hanno ora più tempo per concentrarsi sulla sostanza delle loro proposte", afferma Okada.
Il suo utilizzo è molto diffuso anche a livello individuale. L'utilizzo settimanale attivo di ChatGPT Enterprise supera il 90% e i dipendenti inviano in media circa 900 messaggi al mese a persona. "Per noi è diventato naturale rivolgerci prima a ChatGPT", spiega Okada. "Usiamo ChatGPT per sviluppare un'ipotesi iniziale e poi ne discutiamo con i nostri manager o colleghi. Lavorare in questo modo ha ridotto notevolmente il tempo che le persone trascorrono sentendosi bloccate prima di parlare con gli altri o andare avanti".
Per Zenken, ChatGPT Enterprise è più di un semplice strumento. Secondo Okada, è diventato un partner che sta cambiando il modo di pensare e lavorare dei dipendenti. L'azienda ora considera ChatGPT Enterprise una piattaforma fondamentale che supporta ogni aspetto, dall'efficienza quotidiana alla pianificazione strategica, dallo sviluppo dei talenti alla trasformazione a livello aziendale.
