ChatGPT Work: riconciliazione di cassa, 94% di tempo in meno

Ted Taylor è entrato nel settore della ristorazione dopo una carriera di 25 anni nell’industria dei semiconduttori. Oggi è un affiliato indipendente che gestisce tre ristoranti a doppio marchio Schlotzsky’s e Cinnabon nel New Mexico.

Gestire ristoranti a servizio rapido significa conciliare l’esperienza dei clienti con tanto lavoro che resta dietro le quinte: dai prezzi dei menu alla gestione del personale, dalla manutenzione delle attrezzature alle procedure interne. Ted usa la tecnologia OpenAI per svolgere tutte queste attività più velocemente.

Con ChatGPT, Ted accelera attività impegnative come la ricerca e la stesura di testi. Usa inoltre ChatGPT Work per raccogliere e analizzare grandi quantità di dati su prezzi, vendite, previsioni, turni e personale, e ricevere consigli sugli aspetti da migliorare in ogni ristorante. Così riduce del 95% il tempo necessario per rivedere i prezzi e risparmia 4 ore a ogni elaborazione delle paghe.

La revisione dei prezzi dei menu è un’attività annuale che richiede un’analisi complessa dei costi delle ricette, della popolarità dei prodotti, dei prezzi della concorrenza locale, delle porzioni e delle differenze di costi e margini tra gli ordini in loco e quelli a domicilio. Ted usa ChatGPT Work per considerare insieme tutti questi fattori e ottenere suggerimenti sui prezzi in 1–2 ore anziché in 5 giorni.

Per prima cosa, Ted usa ChatGPT Work per individuare e definire obiettivi e strategie di prezzo in base all’andamento dei prezzi della concorrenza locale, alle dimensioni delle porzioni e al confronto della qualità del cibo. Poi fornisce a ChatGPT Work un elenco dei prodotti del menu suddivisi per categoria, con i prezzi attuali per il consumo in loco e la consegna a domicilio. Specifica di quanto vuole aumentare complessivamente ciascun gruppo di prezzi e quali prodotti dovrebbero subire aumenti maggiori o minori, basandosi soprattutto sull’analisi svolta in precedenza con ChatGPT.

Può rendere l’analisi più dettagliata aggiungendo lo storico delle vendite dei singoli prodotti e i prezzi dei fornitori. ChatGPT Work può usare questi dati per stimare l’impatto delle variazioni di prezzo sulle vendite e ottimizzare i prezzi dei singoli prodotti in funzione degli obiettivi di costo delle merci.

ChatGPT Work restituisce un foglio di calcolo con i prezzi consigliati per il consumo in loco e la consegna a domicilio. Collega persino le variazioni di prezzo a una strategia complessiva pensata per ottimizzare i risultati aziendali: fidelizzare i clienti, limitare l’impatto degli aumenti e posizionare al meglio gli extra.

La prima volta che ha usato ChatGPT Work per definire i prezzi, Ted ha svolto l’analisi anche manualmente. “ChatGPT Work ha fatto un confronto più approfondito a livello locale e mi ha aiutato a evitare aumenti che avrebbero reso alcuni prodotti non competitivi”, ha raccontato. Da quel momento, Ted ha subito iniziato a usare ChatGPT per ottenere le prime proposte.

Ted usa ChatGPT Work per gestire i costi del personale in due modi: monitorando l’andamento delle ore lavorate nei suoi tre ristoranti e sperimentando un metodo migliore per pianificare i turni settimanali.

Per l’analisi del personale, Ted ha dato a ChatGPT Work accesso in sola lettura ai dati sulle vendite e sul lavoro. Quando avvia l’analisi, ChatGPT Work confronta le ore pianificate, quelle previste a budget e quelle effettive con le vendite previste e reali. Esamina anche le 12 settimane precedenti per tenere conto dei locali che registrano regolarmente vendite superiori o inferiori alle previsioni. Il report risultante segnala straordinari, turni più lunghi del previsto e carenze di personale, evidenziando gli aspetti che un responsabile dovrebbe verificare.

Per il test sulla pianificazione dei turni, Ted ha fornito a ChatGPT Work un elenco dei dipendenti con ruolo, formazione, disponibilità e retribuzione di ciascuno, insieme al fabbisogno di personale del locale in base ai diversi livelli di vendita. Insieme alla responsabile, ha confrontato i turni proposti da ChatGPT Work con quelli che lei avrebbe pianificato. Hanno individuato alcune regole mancanti su quando aggiungere personale nei periodi di maggiore affluenza e perfezionato le istruzioni per ChatGPT Work.

Ora ChatGPT Work genera una pianificazione completa dei turni per quel locale. La responsabile la controlla, la modifica se necessario e la inserisce nel sistema di gestione dei turni del ristorante. Ted stima che una migliore pianificazione dei turni potrebbe, nel tempo, ridurre di uno o due punti percentuali l’incidenza sulle vendite del costo del personale retribuito a ore nei tre ristoranti. Questo potrebbe generare da 50.000 a 100.000 dollari di liquidità disponibile in più all’anno, da destinare ad aumenti di stipendio, bonus, investimenti nell’attività o maggiori distribuzioni di utili.

Ted usa ChatGPT Work anche per le attività quotidiane, dalla definizione delle politiche del personale alla riconciliazione di cassa, fino alla gestione delle richieste di forniture e riparazioni. 

Quando il New Mexico ha introdotto l’obbligo per i ristoranti di disporre di una procedura scritta per gli incidenti con fluidi corporei, Ted ha usato ChatGPT per scriverne una bozza in circa 30 secondi. Quando gli è servito un regolamento sull’uso dei social media per il manuale del personale, ChatGPT lo ha aiutato a redigere rapidamente delle linee guida, poi esaminate da una società esterna di consulenza HR senza apportare alcuna modifica.

Ted usa ChatGPT Work per la riconciliazione mensile di cassa dei suoi tre ristoranti. Carica i dati delle transazioni in contanti e gli estratti conto di ciascun locale, e ChatGPT Work confronta le transazioni con i relativi versamenti. Prima la riconciliazione mensile richiedeva tre ore; ora bastano 5–10 minuti. Ha inoltre eliminato quattro ore di lavoro manuale a ogni ciclo di elaborazione delle paghe, usando ChatGPT Work per riepilogare i dati necessari.

Per contribuire al buon funzionamento dei ristoranti, Ted ha usato ChatGPT Work anche per creare un portale web in cui i dipendenti possono richiedere forniture o riparazioni. Il portale gli invia notifiche tramite un indirizzo email dedicato e tiene traccia dello stato di ogni richiesta.

Il modo in cui Ted usa ChatGPT Work è alla portata di chiunque gestisca una piccola impresa. Fornisce a ChatGPT gli stessi dati e criteri che userebbe per prendere una decisione, poi confronta il risultato con il lavoro che avrebbe svolto da solo. Man mano che cresce la sua fiducia nei risultati, ne estende l’uso ad altre attività aziendali, verificando sempre quanto ottenuto prima di metterlo in pratica.

Per Ted, il valore di ChatGPT Work va oltre le ore risparmiate. Ora può svolgere analisi che altrimenti forse tralascerebbe e dedicare più tempo ai clienti, ai dipendenti e alla crescita dell’attività.