Polimill crea la nuova infrastruttura pubblica di IA del Giappone

Polimill ha iniziato con Surfvote, una piattaforma in cui i cittadini possono confrontarsi su politica e società. Collaborando con gli enti locali, l’azienda ha individuato un problema strutturale: i team del settore pubblico erano assorbiti dalle attività quotidiane e avevano poco tempo per tradurre le istanze dei cittadini in politiche pubbliche.

Per ampliare la partecipazione civica, Polimill doveva prima rendere più efficiente il lavoro della pubblica amministrazione. L’azienda ha iniziato a sviluppare una piattaforma di IA generativa per i flussi di lavoro del settore pubblico e nell’ottobre 2024 ha lanciato QommonsAI. Oggi QommonsAI offre IA specializzate in ambiti quali le risposte alle assemblee, i servizi pubblici, l’assistenza sociale e la ricerca giuridica. Oggi la utilizzano circa 1.050 comuni e 550.000 dipendenti pubblici in tutto il Giappone. Basata sulla tecnologia OpenAI, QommonsAI si sta evolvendo da strumento per la produttività del personale a quello che Polimill considera un sistema operativo pubblico per il lavoro dei comuni giapponesi.

Uno dei maggiori ostacoli all’introduzione dell’IA generativa nella pubblica amministrazione era la frammentazione dei dati. Ogni comune ha flussi di lavoro e formati documentali propri, mentre i dati storici sono dispersi. Per esempio, preparare le risposte per un’assemblea può richiedere la revisione manuale di anni di verbali, per garantire che siano coerenti con le politiche della prefettura. Anche il modello di IA più avanzato non può fornire indicazioni utili se i dati sottostanti non sono organizzati.

Polimill ha raccolto e standardizzato i verbali delle assemblee di tutto il Giappone, quindi ha utilizzato l’IA per aggiungere metadati e creare una base di ricerca ad alta precisione, utilizzabile tra comuni e periodi diversi.

L’azienda ha esteso questa struttura oltre le assemblee, includendo assistenza sociale, leggi e altri ambiti amministrativi. Riunendo dati specialistici e IA in un’unica piattaforma e rendendoli consultabili tramite un’interfaccia comune, QommonsAI trasforma le informazioni amministrative distribuite in conoscenze utilizzabili nel lavoro quotidiano. Questa struttura è alla base della visione di Polimill: fare di QommonsAI una piattaforma condivisa per la pubblica amministrazione.

I modelli GPT di OpenAI sono al centro di QommonsAI. Nel settore pubblico sono essenziali la gestione delle informazioni e la capacità di affrontare eventuali verifiche. QommonsAI include controlli operativi che consentono agli amministratori di esaminare la cronologia d’uso delle funzionalità e limitare i modelli disponibili in base alle politiche dell’organizzazione.

Allo stesso tempo, Masahiro Wakabayashi, CAIO di Polimill, indica l’ampia versatilità e la familiarità dei modelli GPT come motivi principali della loro adozione. La notorietà di ChatGPT è importante quando i dipendenti pubblici devono iniziare a usare un nuovo strumento dopo il lancio. Anche se non conoscono i termini tecnici o i nomi di altri modelli, sapere che il sistema si basa sulla diffusa tecnologia di ChatGPT riduce la barriera iniziale all’adozione.

Secondo Polimill, i modelli GPT sono l’opzione scelta più spesso per il lavoro quotidiano nella funzionalità di conversazione generale di QommonsAI. Dalla lettura dei file al supporto nelle interazioni quotidiane, la capacità di GPT di rispondere in modo affidabile a un’ampia gamma di richieste di lavoro con un unico modello aiuta QommonsAI ad affermarsi sul campo.

La tecnologia OpenAI ha trasformato anche il processo di sviluppo di Polimill. L’azienda ha adottato Codex in tutto il flusso di lavoro: dalla definizione dei requisiti alla verifica della coerenza con il codice esistente su GitHub, fino all’implementazione e ai test. Gli ingegneri possono concentrarsi sulla revisione dei piani generati dall’IA e sulle decisioni di alto livello, mentre l’IA svolge autonomamente una parte maggiore dell’implementazione.

Grazie alla velocità di programmazione dell’IA e al lavoro continuo in background, lo sviluppo è diventato da 3 a 5 volte più rapido. Wakabayashi afferma che il ciclo di convalida, dalla creazione dei prototipi alla loro presentazione ai team comunali e alla raccolta dei riscontri, ha subito una fortissima accelerazione.

Il supporto operativo di OpenAI ha accelerato ulteriormente questo lavoro. La collaborazione comprende la condivisione delle migliori pratiche tratte da casi avanzati a livello mondiale, la fornitura di informazioni su misura per Polimill e il supporto alla progettazione dello stesso processo di sviluppo, compresa la scelta delle fasi da affidare all’IA e di quelle in cui è necessario l’intervento e la responsabilità umana.

Con l’evoluzione dei modelli e delle loro capacità, cambiano anche le pratiche di sviluppo assistito dall’IA. Per le singole aziende è difficile seguire i casi più avanzati a livello mondiale e integrarli nelle proprie organizzazioni tecniche. Wakabayashi ritiene che poter continuare a imparare da OpenAI e applicare queste conoscenze in Polimill abbia lo stesso valore delle prestazioni dell’API.

Con la tecnologia OpenAI al centro, Polimill ha continuato ad ampliare QommonsAI con l’obiettivo di farne una piattaforma per il lavoro dei comuni. Tra i principali risultati in termini di adozione e utilizzo figurano:

• Circa 1.050 comuni e 550.000 dipendenti pubblici in tutto il Giappone utilizzano QommonsAI.
• Polimill ha creato un’infrastruttura che riunisce i verbali delle assemblee e le informazioni amministrative distribuite in tutto il Giappone, rendendoli consultabili tra organizzazioni diverse.
• Codex e il supporto operativo di OpenAI hanno accelerato i cicli di convalida e implementazione, aumentando da 3 a 5 volte la velocità di sviluppo.
• Il ragionamento avanzato dei modelli GPT ha aiutato i dipendenti meno esperti a utilizzare l’IA e le informazioni amministrative accumulate per redigere proposte politiche di qualità prossima a quella delle proposte dei funzionari veterani.

Il valore di QommonsAI va oltre una ricerca più rapida delle informazioni. Nei test condotti da Polimill, i dipendenti meno esperti hanno utilizzato l’IA e le informazioni amministrative accumulate per redigere proposte politiche, che hanno ricevuto valutazioni simili a quelle delle proposte dei funzionari esperti.

Allo stesso tempo, le proposte dei funzionari esperti hanno continuato a ottenere le valutazioni più alte. Secondo l’analisi di Polimill, la differenza dipendeva dalla conoscenza tacita: il giudizio pratico non riportato nei manuali, come le procedure necessarie per trasformare una proposta politica in realtà o le possibili preoccupazioni dei residenti.

Polimill intende registrare il modo in cui i funzionari veterani chiedono all’IA di svolgere ricerche e correggono i risultati, trasformando valutazioni mai documentate prima in conoscenza organizzativa. L’obiettivo non è sostituire con l’IA i dipendenti qualificati, ma potenziarne le capacità e trasmetterne le competenze alla generazione successiva. QommonsAI può diventare la base per il tipo di trasferimento delle conoscenze che Polimill immagina per la pubblica amministrazione.

Nell’autunno 2026 Polimill prevede il lancio completo di Qommons ONE, uno store in cui aziende esterne potranno offrire applicazioni per i comuni. Al centro ci sarà un super agente che riunirà diversi sistemi di IA specializzati e applicazioni del settore privato. Gli utenti potranno indicare un obiettivo e il sistema richiamerà le IA o le applicazioni necessarie per produrre risultati concreti, dalle ricerche alle presentazioni.

Per realizzare questa visione, Polimill considera basi importanti le ampie capacità di input e output dei modelli GPT e l’esperienza maturata da OpenAI nello sviluppo di agenti. OpenAI sostiene lo sviluppo anche attraverso verifiche tecniche ed esempi specifici. Mentre i modelli e i metodi di sviluppo continuano a evolversi, Wakabayashi attribuisce grande valore alla stretta collaborazione con OpenAI per portare in Polimill le conoscenze più recenti.

Integrando rapidamente queste conoscenze nello sviluppo, Polimill può continuare a far evolvere Qommons ONE. Le sue ambizioni vanno oltre l’efficienza amministrativa. Il tempo liberato dall’IA può consentire ai dipendenti pubblici di ascoltare più attentamente i cittadini e sostenerli. Questo sistema operativo pubblico rappresenta il futuro della pubblica amministrazione a cui lavora Polimill.

Il lavoro di Polimill verso un’infrastruttura pubblica di nuova generazione, in cui amministrazioni, aziende e cittadini sono connessi tramite l’IA, è appena iniziato.