Heimstaden trasforma la gestione immobiliare con l’IA
Dal ripensamento delle locazioni allo sviluppo di processi operativi basati sull’IA, Heimstaden usa OpenAI per migliorare la gestione delle abitazioni.
99%
Riduzione dei costi di produzione delle immagini degli immobili
20.112
Immobili analizzati con Codex
50%
Adozione tra i dipendenti entro 2–3 mesi
Cento anni fa, gestire un edificio residenziale significava trovare inquilini, riscuotere gli affitti e mantenere gli immobili in buone condizioni. Oggi, questi aspetti fondamentali sono rimasti pressoché invariati. A cambiare è il modo in cui si svolge il lavoro.
Per Heimstaden(si apre in una nuova finestra), società europea del settore immobiliare residenziale, si apre un’opportunità: e se l’IA potesse cambiare radicalmente il modo in cui vengono gestite migliaia di abitazioni?
Nel giugno 2025, i vertici di Heimstaden hanno deciso di accelerare gli investimenti nell’IA. Dopo aver valutato diverse piattaforme, l’azienda ha scelto OpenAI. L’obiettivo era duplice: potenziare le capacità dei dipendenti e ripensare i processi al centro dell’attività aziendale.
L’ambizione è arrivare a edifici sempre più autonomi nella gestione, in cui l’IA possa aiutare ad anticipare le esigenze, coordinare il lavoro e supportare le decisioni lungo l’intero ciclo di vita dell’immobile. “La funzione dei nostri edifici non è cambiata”, afferma Helge Krogsbøl, co-CEO di Heimstaden. “Offriamo case alle persone. Ma il modo in cui le gestiamo continua a cambiare, perché mettiamo in discussione le consuetudini e adottiamo nuove tecnologie.”
“Vediamo nell’IA una delle maggiori opportunità per accelerare questa trasformazione.”
Pensiamo a cosa succede quando un immobile si libera.
Tradizionalmente, per rimetterlo sul mercato occorre stimare il canone d’affitto, organizzare un servizio fotografico, creare annunci e rispondere alla domanda del mercato. Ogni fase richiede tempo, coordinamento e competenze specialistiche. La sfida riguarda anche le informazioni: capire di quali immobili si dispone, cosa offre la concorrenza e cosa cerca il cliente.
Oggi l’IA supporta tutte le fasi principali di questo processo:
Definizione dei prezzi: analisi e raccomandazioni basate su strumenti creati in Siti di ChatGPT
Pubblicità: elaborazione estetica delle immagini e descrizioni degli appartamenti realizzate dall’IA
Revisione degli annunci: un agente verifica che tutti gli annunci pubblicati rispettino gli standard di qualità di Heimstaden
Feedback: il feedback sul mercato generato dall’IA aiuta i team di locazione a intervenire con azioni correttive, rendendo i prezzi sempre più dinamici
I dipendenti restano responsabili della revisione e dell’approvazione delle decisioni. Ma il lavoro che accompagna quelle decisioni sta cambiando.
Nei Paesi Bassi, il costo di produzione di un’immagine di un immobile arredato virtualmente è sceso da circa 50 € a meno di 0,10 €, con una riduzione di oltre il 99%. Heimstaden stima un potenziale risparmio annuo di 130.000 € in quel solo mercato.
Il valore di questo cambiamento va oltre la riduzione del costo degli annunci. Applicando l’IA all’intero processo di locazione, Heimstaden sta sviluppando un modo più agile di proporre le abitazioni sul mercato.
“La nostra strategia per l’IA si basa su tre pilastri”, afferma Nikolaj Brammer, responsabile digitale di Heimstaden. “Primo, potenziamo le capacità dei dipendenti attraverso la formazione e l’accesso agli strumenti giusti. Secondo, abbiamo un ufficio centrale per la trasformazione e una rete di promotori dell’IA per guidare le iniziative più ampie in questo ambito. Terzo, rafforziamo le fondamenta preparando i nostri sistemi di gestione immobiliare e i nostri modelli di dati all’uso dell’IA.”
La locazione mette in pratica tutti e tre i pilastri: strumenti e formazione consentono ai colleghi di creare immagini di ambienti arredati virtualmente e annunci; il nostro team centrale coordina i miglioramenti nella definizione dei prezzi, nella pubblicità, nella revisione degli annunci e nel feedback sul mercato; inoltre, stiamo rendendo i dati sugli immobili accessibili agli strumenti di IA che supportano la definizione dei prezzi e la creazione degli annunci.
“Abbiamo iniziato analizzando fase per fase i nostri processi aziendali più importanti e chiedendoci dove l’IA potesse creare valore. La locazione è un buon esempio: non si tratta di automatizzare una singola attività, ma di migliorare il funzionamento dell’intero processo.”
Alcuni dei cambiamenti più significativi stanno avvenendo lontano dai tradizionali team di sviluppo software.
Heimstaden aveva bisogno di valutare i rischi ambientali dell’intero portafoglio immobiliare. Le informazioni esistevano, ma erano sparse tra fonti pubbliche, formati e set di dati diversi. Ricavarne una valutazione utilizzabile avrebbe richiesto molto lavoro manuale e notevoli risorse tecniche.
Julia Erlandsen, analista della sostenibilità ambientale di Heimstaden senza esperienza nello sviluppo software, ha usato Codex per elaborare un approccio diverso.
Codex ha supportato la ricerca, la pulizia e la standardizzazione dei dati, i controlli di qualità e lo sviluppo di pipeline di elaborazione ripetibili. Julia ha mantenuto il controllo sulla metodologia e sulla validazione.
Il risultato: 20.112 immobili valutati, oltre sei milioni di righe di dati utili generate e una stima dell’impegno necessario ridotta da cinque persone al lavoro per un anno a due persone per due mesi.
Heimstaden ha anche evitato di ricorrere a consulenti esterni, che altrimenti sarebbero stati necessari per risolvere il problema.
Quello che era nato come un complesso progetto di analisi sta diventando una capacità riutilizzabile, a supporto delle valutazioni dei rischi climatici, degli obblighi di rendicontazione e delle decisioni degli investitori.
“Codex ci ha aiutato a creare una soluzione che prima avrebbe richiesto un notevole supporto tecnico. Ora abbiamo il pieno controllo della metodologia e possiamo continuare a svilupparla in autonomia.”
L’adozione dell’IA in Heimstaden si concentra sulle attività per cui i dipendenti hanno bisogno di supporto. A due o tre mesi dall’introduzione di ChatGPT Enterprise nel settembre 2025, metà dei dipendenti lo utilizzava già. Un ufficio centrale per la trasformazione tramite l’IA mantiene una raccolta di casi d’uso, così che i colleghi possano imparare da esempi provenienti da tutta l’azienda.
I dipendenti usano strumenti approvati nel rispetto delle regole sulla sicurezza dei dati. Restano responsabili della revisione dei contenuti generati dall’IA prima dell’invio e dell’approvazione delle decisioni.
L’adozione si estende anche agli addetti alla cura degli immobili, compresi alcuni che inizialmente erano scettici. In Norvegia, un addetto ha usato ChatGPT per valutare un appartamento trascurato e stilare un piano di ristrutturazione in ordine di priorità, trasformando le proprie osservazioni in un piano strutturato da rivedere e perfezionare.
“In tutta l’azienda, le persone stanno trovando modi concreti per usare l’IA nel lavoro quotidiano. Il nostro compito è diffondere su larga scala ciò che funziona, mantenendo i dati al sicuro, le responsabilità chiare e il controllo nelle mani delle persone.”
Heimstaden si sta già preparando alla fase successiva: un’IA capace di operare su più sistemi e coordinare processi articolati in più passaggi.
La sua Procurement Intelligence Platform, attualmente in fase di implementazione, combina l’automazione dei flussi di lavoro con i modelli OpenAI accessibili tramite API. Progettata per operare su Outlook, SharePoint e Teams, supporta l’analisi dei contratti, la preparazione delle negoziazioni e la gestione del ciclo di vita contrattuale, lasciando ai dipendenti la responsabilità delle decisioni commerciali e delle approvazioni.
L’ambizione a lungo termine punta a un cambiamento ancora più profondo.
Heimstaden sta sviluppando insieme ad altri partner Amplio Estate, un moderno sistema di gestione immobiliare progettato per supportare flussi di lavoro basati sull’IA tramite MCP. L’obiettivo è consentire ai dipendenti di usare strumenti di IA, come ChatGPT, per recuperare informazioni sugli immobili e agire nei sistemi aziendali principali, con un’adeguata supervisione umana.
È così che Heimstaden inizia a trasformare l’idea di edifici a gestione autonoma in un piano concreto di sviluppo tecnologico.
Costi di produzione delle immagini ridotti di oltre il 99% nei Paesi Bassi.
20.112 immobili valutati con Codex, riducendo l’impegno stimato da cinque persone per un anno a due persone per due mesi.
Adozione da parte del 50% dei dipendenti entro 2–3 mesi dall’introduzione.
Mettere al centro le persone: i limiti sono l’adozione e l’immaginazione, non la tecnologia
Individuare i promotori del cambiamento: i maggiori benefici arrivano dai colleghi che guidano il cambiamento a livello locale
Partire da processi validi: l’IA non risolve le carenze di un processo, ma può ampliare enormemente la portata di uno che funziona.
La visione di Heimstaden non è quella di edifici senza persone, ma di immobili supportati da sistemi sempre più intelligenti, che aiuteranno i dipendenti a prendere decisioni migliori e a risolvere più efficacemente i problemi dei clienti.
Gli edifici resteranno in gran parte ciò che sono sempre stati: case, un tetto sopra la testa delle persone. Il modo di gestirli è cambiato per sempre.
