Come Gilbert + Tobin governa e scala l’IA con OpenAI

Gilbert + Tobin è uno dei principali studi legali d’impresa australiani, noto per la sua attività nei mercati dei capitali, nelle fusioni e acquisizioni, nel contenzioso e nella tecnologia. L’attività dello studio si basa su conoscenze specialistiche, valutazioni ponderate e gestione sicura delle informazioni sensibili.

Quando l’IA generativa ha iniziato a trasformare il lavoro intellettuale, Gilbert + Tobin ha colto un’opportunità: non cambiare il modo in cui fornisce consulenza legale, ma innalzare la qualità delle attività operative che la supportano. Lo studio ha deciso di offrire a ogni team operativo strumenti più efficaci per la ricerca, la redazione e l’analisi, preservando al contempo la governance e la responsabilità professionale che i clienti si aspettano.

ChatGPT Enterprise è stato introdotto inizialmente nei team operativi, dove era possibile sperimentare casi d’uso concreti in un ambiente controllato. In seguito, l’adozione si è estesa a marketing, sviluppo commerciale, recruiting, finanza, tecnologia, trasformazione aziendale e ad alcuni ambiti dell’attività legale. L’attenzione è sempre rimasta sul funzionamento dello studio, non sulla sostituzione del giudizio professionale che è alla base dei suoi servizi legali.

Con Codex, lo studio compie un ulteriore passo avanti, passando da un’IA che assiste le persone in attività specifiche a un’IA che completa fasi definite all’interno di flussi di lavoro più ampi.

L’impegno visibile della leadership ha contribuito a rendere l’adozione dell’IA pertinente e legittima in tutto lo studio. Il CEO Sam Nickless ha presentato ChatGPT ai dipendenti attraverso esempi tratti dal proprio lavoro. Il suo messaggio, «Usare l’IA non significa barare», l’ha presentata come un ulteriore strumento con cui i dipendenti possono applicare il proprio giudizio, anziché come una scorciatoia impropria. Anche altri dirigenti hanno iniziato a usarla attivamente e a condividere esempi con i propri team.

Gilbert + Tobin ha affiancato al sostegno della leadership iniziative di formazione specifiche per ciascun ruolo. Anziché affidarsi a una formazione generica, il team di trasformazione aziendale ha partecipato alle riunioni dei singoli team per illustrare flussi di lavoro personalizzati per marketing, finanza, recruiting, operations e altre funzioni. Video interni, dimostrazioni, sfide e storie dedicate ai casi d’uso hanno aiutato i dipendenti a restare aggiornati man mano che ChatGPT acquisiva nuove funzionalità.

Lo studio non ha imposto obiettivi di utilizzo. Ha preferito mostrare ai dipendenti le potenzialità della tecnologia, mantenendo le persone responsabili dei risultati. A giugno 2026, era attivo l’87% delle postazioni abilitate, più del doppio del tasso di adozione che Gilbert + Tobin registra solitamente per altri strumenti. Tra gli utenti attivi figuravano partner e dipendenti esterni alla funzione tecnologica.

Gilbert + Tobin gestisce informazioni riservate dei clienti e dello studio, comprese informazioni soggette a requisiti diversi a seconda del cliente. L’introduzione dell’IA è stata accompagnata da indicazioni chiare sulle attività approvate, sui dati che i dipendenti potevano inserire e sulle modalità di revisione dei risultati. Lo studio ha inoltre valutato le tutele contrattuali, l’accesso basato sui ruoli, i requisiti per il trattamento dei dati e i controlli amministrativi.

Il passaggio a un ambiente OpenAI con residenza dei dati in Australia ha dato a Gilbert + Tobin maggiore fiducia nell’estendere l’accesso, rispettando al contempo i requisiti interni e le aspettative dei clienti.

ChatGPT supporta ora diverse funzioni aziendali. Ha ridotto da circa quattro ore a circa 20 minuti un’attività di ricerca ed estrazione dati per il recruiting. Un altro flusso di lavoro per l’elaborazione delle referenze fa risparmiare circa 25 minuti per candidato, supportando un team che gestisce elevati volumi di assunzioni.

I team di marketing e sviluppo commerciale usano ChatGPT per sintetizzare i materiali delle proposte precedenti e personalizzare le risposte per nuove opportunità. Lo studio prepara ogni anno da 400 a 500 proposte e ChatGPT aiuta i team a creare più rapidamente i contenuti, migliorandone al contempo la qualità e la conformità agli standard redazionali dello studio. I team usano inoltre deep research a supporto di report di settore e strategie settoriali, commerciali e dedicate ai clienti.

I team finanziari usano ChatGPT per lavorare su fogli di calcolo e analizzare dati. I team tecnologici lo applicano alla documentazione, agli script, ai materiali formativi e alle linee guida interne. Gli avvocati che usano ChatGPT vi ricorrono per gli aspetti operativi del proprio lavoro, mentre i flussi specifici dell’attività legale sono supportati da piattaforme approvate, come Harvey, basata sull’IA. In tutti questi casi d’uso, le persone restano responsabili di definire i limiti dell’attività, verificare i risultati, applicare il proprio giudizio professionale e approvare il prodotto finale.

Un caso d’uso peculiare di ChatGPT è un GPT personalizzato che aiuta i dirigenti a verificare la solidità delle idee prima di impegnare il tempo del CEO. Creato a partire da esempi approvati dei testi, delle priorità, del percorso professionale e dei feedback di Nickless, nonché dal contesto aziendale, funge da «gemello digitale» del CEO senza prendere decisioni al suo posto né parlare a suo nome.

Codex ha aiutato Gilbert + Tobin a completare attività operative definite e articolate in più fasi, sotto la supervisione delle persone. Per esempio, ha preparato report di audit relativi a 300 entità, evitando un’intera giornata di lavoro manuale sull’intero flusso. Codex ha inoltre verificato e rinominato 1.100 file da caricare in un altro sistema, sostituendo un’attività che in precedenza avrebbe richiesto giorni.

Questi esempi mostrano come lo studio applichi Codex ad attività irregolari o per le quali sarebbe difficile giustificare un’automazione tramite processi convenzionali e ripetibili. Il team di trasformazione aziendale ha inoltre usato Codex per trasformare una serie di requisiti e una specifica esistente in un’applicazione Python funzionante.

Gilbert + Tobin ha usato Codex per contribuire alla creazione di un flusso di lavoro basato sull’IA per alcuni controlli su conflitti, antiriciclaggio, persone politicamente esposte e conoscenza del cliente. Completa le fasi di ricerca ed elaborazione, quindi produce un report che viene sottoposto a revisione e approvazione umana. Alcuni controlli che prima richiedevano fino a otto ore possono ora essere completati in pochi minuti.

Nell’ambito della funzione tecnologica, un membro del team DevOps ha usato Codex per creare una «torre di controllo» per l’ambiente AWS dello studio. Questa soluzione riunisce i segnali operativi, supporta le attività di diagnosi e risoluzione e segnala i problemi che richiedono l’intervento umano.

Gilbert + Tobin intende estendere l’accesso a ChatGPT Work e Codex mentre introduce i controlli necessari per un utilizzo più ampio. L’ambizione a lungo termine dello studio è creare un ambiente di lavoro interconnesso, in cui i dipendenti possano usare ChatGPT per accedere al contesto organizzativo approvato, svolgere attività operative e produrre risultati completi senza dover passare manualmente da un sistema all’altro.