The Den: heti 10–15 óra megtakarítás a ChatGPT Work révén
Új helyszínének megnyitásakor a közösségi klub 3 nap helyett 2 óra alatt készíti el a támogatási pályázatokat, az alkoholárusítási engedélyhez szükséges anyagokat pedig 4 nap helyett 3 óra alatt.
10–15
A vezetőség által hetente megtakarított órák száma
92%
kevesebb idő a támogatási pályázatok elkészítésére
91%
kevesebb idő az alkoholárusítási engedély kérelmezésére
A The Den Family Social(új ablakban nyílik meg) egy denveri közösségi klub, amely a vendéglátást, a közösségi életet, a munkát és a játékot ötvözve olyan helyet kínál a szülőknek, ahol önmaguk lehetnek, és gyermekeiket is szívesen látják. A vállalkozás ötletét az alapító, Chandler Lipe szülővé válása ihlette, valamint az a meggyőződése, hogy a szülők megérdemlik az igényes, inspiráló, jóllétüket szem előtt tartó tereket.
Amikor a The Den megkezdte második helyszínének építését és a nyitás előkészítését, Chandler a ChatGPT Work segítségét kérte a növekvő adminisztrációs terhek kezeléséhez. Kis csapata ma már heti 10–15 órát takarít meg, és napok helyett órák alatt állítja össze az engedélykérelmeket és a támogatási pályázatokat. Így több kapacitásuk marad a növekedésre, miközben továbbra is a hozzájuk járó családokra összpontosíthatnak.
„A ChatGPT Work segítségével már azelőtt felépíthetjük a számunkra szükséges vállalatot, hogy elérnénk az ehhez kellő méretet, vagy rendelkeznénk a szükséges erőforrásokkal.”
A második helyszín megnyitásához a The Den csapatának az elsőnél szerzett tudását és tapasztalatait kellett átültetnie a gyakorlatba. A Gmail, a Slack és a Google Drive bővítményein keresztül arra kérték a ChatGPT Worköt, hogy gyűjtse össze és elemezze a vállalkozás különböző területein található információkat, és tegyen javaslatot a következő lépésekre.
A tervezés ma már szervezettebb, könnyebben megismételhető és gyorsabb, miközben a csapat továbbra is ellenőrzi a ChatGPT Work által készített anyagok pontosságát, és maga hozza meg a végső döntéseket.
Erre példa a The Den második alkoholárusítási engedélyének kérelme. Amikor váratlanul felszabadult egy korábbi meghallgatási időpont, a The Den a ChatGPT Work segítségével gyorsan összegyűjtötte a dokumentumokat, feltárta a hiányokat, és a szükséges formátumokra alakította a fájlokat.
„Ami korábban négy napnyi keresést, rendszerezést, formázást és összeállítást igényelt volna, az a ChatGPT Work segítségével mindössze háromórás közös ellenőrzésre és véglegesítésre rövidült.”
A The Den ugyanezzel a munkafolyamattal reagál a szoros határidejű pályázati lehetőségekre is. A támogatási pályázatok elkészítése ma már három nap helyett két órát vesz igénybe, ami több lehetőséget teremt a The Den növekedésének támogatására.
A The Den vezetői arra is használják a ChatGPT‑t, hogy átgondolják a felmerülő kérdéseket és javaslatokat dolgozzanak ki, mielőtt a problémákat a csapat elé viszik. Chandler becslése szerint ezzel hetente mintegy 7 órányi előzetes egyeztetést takarít meg, így a döntéshozatalra összpontosíthat.
Brooke, a The Den programokért és partnerkapcsolatokért felelős vezetője például a vállalkozás növekedésével egységesebb alapokra akarta helyezni a partneri együttműködéseket. A ChatGPT‑vel közösen gondolkodott a megoldáson: megosztotta vele tapasztalatait arról, hogy mely együttműködések váltak be, melyek nem, és miért. Ennek eredményeként elkészült egy javaslat az együttműködések keretrendszerére, amelyet a vezetőség elé terjesztett.
A The Den ezt a megközelítést a pénzügyi elemzésre és a működés tervezésére is kiterjeszti. Maia, a klubvezető összegyűjtötte a könyvelő pénzügyi jelentéseit, valamint a pénztári rendszerek értékesítési és készletadatait. Ezután a ChatGPT segítségével könnyen áttekinthető üzleti összefoglalót készített ezekből az információkból. Ez megkönnyíti a készletigény előrejelzését és annak eldöntését, hogyan működjön a beszerzés, illetve a különböző rendszerek a két helyszínen.
A klub bővülésével Chandler sok időt tölt azzal, hogy a helyszínek és a megbeszélések között utazik. Most kezdi használni a ChatGPT Hang funkciót, hogy az utazással töltött idő alatt is hatékonyan dolgozhasson: szóban átbeszéli egy e-mail tartalmát, és megíratja a ChatGPT‑vel, rögzíti egy megbeszélés utáni teendőket, vagy rendszerezi egy még friss ötletét. Az elkészült anyagokat aztán átnézheti, és amikor készen áll, elküldheti – ahelyett, hogy egyre hosszabb teendőlistával térne vissza az íróasztalához.
A The Den a Codex lehetőségeit is tervezi feltérképezni, hogy jobban testreszabott rendszereket építhessen. Terveik között szerepel egy tagsági alkalmazás belépéshez és foglalkozásokra való jelentkezéshez, a pénztári rendszerek jobb összekapcsolása, valamint a különböző helyszíneken dolgozó csapatot összekötő Slack-értesítések.
Mindez azt a célt szolgálja, amelyért Chandler létrehozta a The Dent: olyan helyet adni a szülőknek, ahol önmaguk lehetnek, és ahol gyermekeiket is szívesen látják.
