Rezultati
Vrijeme uvođenja skraćeno s tjedana na dane
50%
Smanjenje operativnih pitanja u porukama na WhatsAppu
Plex Coffee temelji se na tri obećanja: pristupačnost, praktičnost i gostoljubivoj zajednici. Nadahnuti tehnološkom industrijom, suosnivači Philipp Cheng i Max Kamp vodili su kafiće s filozofijom vitkog startupa. „Od zapošljavanja do opskrbnog lanca, svaki proces koji se mogao automatizirati, bio je automatiziran”, kaže Cheng.
No kako je Plex narastao s jednog kafića na četiri, osnivači su se suočili s novim izazovima koje tradicionalna automatizacija nije mogla riješiti. ChatGPT Business bio je prirodan izbor.
„Svi članovi našeg tima već su samostalno upotrebljavali ChatGPT i bili upoznati s tim alatom, a mogućnost stvaranja prilagođenih GPT-ova omogućila nam je izradu namjenskih mini alata za različite slučajeve upotrebe.”
Prve zaposlenike osnivači su izravno obučavali, no kako se pridruživalo sve više barista i voditelja trgovina, postajalo je sve teže očuvati kulturu utemeljenu na prisutnosti i osobnoj pažnji posvećenoj svakom gostu.
„Kada smo Max i ja započeli ovo, i sami smo znali stajati iza pulta. Svakog novog baristu kojeg smo obučavali, osobno smo im pokazivali kako komunicirati s kupcima, kako pripremati različita pića i kako rješavati probleme u trgovini”, kaže Cheng. „No kako smo rasli, postajalo je sve teže usaditi tu istu kulturu novim zaposlenicima.”
Kako se Plex širio, pojavila su se dva problema: raspršena razmjena znanja i nedosljedna obuka. Uz osoblje koje radi na pola radnog vremena i rad u smjenama, broj rutinskih pitanja naglo je porastao u grupama na WhatsAppu: gdje pronaći određene artikle i pojedinosti o određenom procesu. „Sve smo se više mučili s razmjenom znanja, a to je rezultiralo zatrpavanjem porukama na WhatsAppu… voditeljima trgovina to je jednostavno odvlačilo pažnju od vremena za usredotočen rad”, objašnjava Cheng.
Obuku je isto postalo teže standardizirati. Kako je broj zaposlenika rastao, voditelji trgovina imali su manje vremena za podučavanje novih zaposlenika o kulturi tvrtke i korisničkom iskustvu. Cheng je pokušao podijeliti priručnik od 25 stranica, ali „nitko se njime zapravo nije bavio”.
Plex je počeo centralizacijom svojeg znanja u Notionu, ali naišao je na prepreku. „Pretraživanje po ključnim riječima jednostavno ne funkcionira baš najbolje jer svi se koriste različitim riječima kako bi opisali ono što traže”, kaže Cheng.
Tim je omogućio poveznik za Notion, koji ChatGPT‑u omogućuje odgovaranje uz kontekst iz vaših datoteka i wikija u Notionu, kako bi zaposlenici mogli jednostavno tražiti ono što im je potrebno prirodnim jezikom.
„To je smanjilo naše WhatsApp poruke vezane uz određena pitanja za više od 50 % jer ljudi jednostavno znaju gdje pronaći ono što im treba”, kaže Cheng. Osoblje upotrebljava iPad u poslovnici za razgovor s ChatGPT‑jem. Oslobođena pažnja usmjerava se na ono što Plex najviše cijeni: angažman zajednice i događanja, koje voditelji trgovina sada imaju vremena organizirati.
Uz ChatGPT Business, Cheng je uspio iskoristiti svoj priručnik od 25 stranica na nov način: „Prenio sam taj priručnik u prilagođeni GPT, koji dijelim u našoj e-poruci za uvođenje u posao.” GPT je upitan da podučava temeljne vrijednosti tvrtke zajedno s tehničkim pojedinostima, poput toga odakle Plex nabavlja svoju kavu.
„Umjesto samog iznošenja informacija, to čini na zanimljiv način, kroz razgovor“, kaže Cheng. To znači da se znanje bolje usvaja, a voditelji trgovina više ne moraju provoditi toliko vremena za obučavanje svakog novog zaposlenika: „Vrijeme uvođenja u posao skraćeno je s nekoliko tjedana na nekoliko dana“.
Kad su uvođenje u posao i razmjena znanja počeli teći glatko, Plex Coffee je počeo eksperimentirati s drugim načinima primjene usluge ChatGPT Business.
- Istraživanje širenja: Kako Plex raste, Cheng ChatGPT Business upotrebljava za procjenu novih lokacija: „Koristim se alatima za dubinsko istraživanje kako bih procijenio potencijal prihoda na temelju broja kupaca tijekom vremena.”
- Razumijevanje promjene potražnje: Ako je neki dan ili tjedan posebno slab ili jak, „ChatGPT obično daje izvrsno objašnjenje, poput toga koliko učenika odlazi ili koji se događaji odvijaju tog tjedna. Neprocjenjivo je odmah razumjeti obrasce potražnje na dubljoj razini.” kaže Cheng.
- Automatizacija narudžbi zaliha: Slanje narudžbi dobavljačima oduzima vrijeme jer svaki od njih ima različite portale i tijekove rada. Kako bi to riješio, Plex „eksperimentira s naručivanjem od naših dobavljača izravno putem Agenta“, kaže Cheng. Za lanac s poslovnicama u više gradova to bi moglo smanjiti repetitivan administrativni posao i osigurati da zalihe uvijek budu dostupne.
- vrijeme uvođenja skraćeno s tjedana na dane
- poruke na WhatsAppu o operativnim pitanjima smanjene su za više od 50 %
- voditelji trgovina ponovno su stekli vrijeme za fokus na uključivanje u zajednicu
- brža i dosljednija obuka na različitim lokacijama
- poboljšana preglednost obrazaca potražnje i planiranja širenja
Za Chenga, usvajanje AI-ja čini Plex Coffee otpornijim i prilagodljivijim.
Integriranjem umjetne inteligencije u naše svakodnevne procese već sada postajemo svjesniji razvoja koji se odvija. Bez obzira na to u kojoj ste industriji, iz toga se može izvući velika vrijednost.
Uz planove za proširenje na 10 kafića uz održavanje učinkovitog poslovanja, Plex Coffee vidi ChatGPT Business kao ključnog partnera za skaliranje. No, osim same učinkovitosti, umjetna inteligencija stvara prostor da ljudska strana ugostiteljstva dođe do izražaja – baristi provode vrijeme s gostima, šireći pozitivnu atmosferu i održavajući iskustvo boravka u kafiću osobnim čak i dok tvrtka raste.
