Plex Coffee ChatGPT के साथ तेज़ और पर्सनल सर्विस देता है

Plex Coffee तीन वादों पर बना था: किफ़ायती, सुविधाजनक और स्वागत करने वाला कम्युनिटी अनुभव. टेक इंडस्ट्री से प्रेरणा लेकर, को-फाउंडर्स फिलिप चेंग और मैक्स कैम्प ने कैफ़े को एक लीन स्टार्टअप की सोच के साथ चलाया. “रिसोर्स हायरिंग से लेकर सप्लाई चेन तक, जो भी प्रोसेस ऑटोमेट हो सकता था, उसे ऑटोमेट किया गया,” चेंग कहते हैं.

लेकिन जैसे ही Plex एक कैफ़े से बढ़कर चार हो गया, फाउंडर्स को नई चुनौतियों का सामना करना पड़ा जिन्हें पारंपरिक ऑटोमेशन हल नहीं कर सका. ChatGPT Business इसका स्वाभाविक समाधान बना.

शुरुआती भर्तियाँ फाउंडर्स ने सीधे ट्रेन कीं, लेकिन जैसे-जैसे और बारिस्टा और स्टोर मैनेजर्स जुड़े, हर गेस्ट पर पर्सनल ध्यान देने वाली कल्चर को बनाए रखना मुश्किल हो गया.

“जब मैक्स और मैंने यह शुरू किया, तो हम खुद काउंटर के पीछे खड़े रहते थे. हर नए बारिस्टा को हमने खुद सिखाया कि ग्राहकों से कैसे बात करनी है, अलग-अलग ड्रिंक्स कैसे बनानी हैं और स्टोर में समस्याओं को कैसे संभालना है,” चेंग कहते हैं. “लेकिन जैसे-जैसे हम scale हुए, नए hires में वही कल्चर डालना मुश्किल होता गया.”

जैसे-जैसे Plex बढ़ा, दो समस्याएँ सामने आईं: बिखरी हुई नॉलेज शेयरिंग और असंगत ट्रेनिंग. पार्ट-टाइम स्टाफ की रोटेटिंग शिफ्ट्स के साथ, WhatsApp ग्रुप्स में रोज़मर्रा के सवाल बहुत बढ़ गए: कुछ चीज़ें कहाँ मिलेंगी, किसी प्रोसेस की डिटेल्स क्या हैं. “हम नॉलेज शेयरिंग में लगातार जूझ रहे थे और इससे WhatsApp पर मैसेज की बाढ़ आ गई…स्टोर मैनेजर्स का फोकस टाइम भी डिस्टर्ब हो रहा था,” चेंग बताते हैं.

ट्रेनिंग को स्टैंडर्ड बनाना भी मुश्किल हो गया. जैसे-जैसे स्टाफ बढ़ा, स्टोर मैनेजर्स के पास नए hires को कल्चर और कस्टमर एक्सपीरियंस सिखाने का कम समय बचा. Cheng ने 25 पेज का हैंडबुक बाँटने की कोशिश की, लेकिन “कोई भी उससे सही से जुड़ नहीं रहा था.”

Plex ने शुरुआत में अपनी नॉलेज Notion में सेंट्रलाइज़ की, लेकिन वे एक सीमा पर अटक गए. “कीवर्ड सर्च इतना असरदार नहीं होता, क्योंकि हर कोई अपनी जरूरत को अलग शब्दों में बताता है,” Cheng कहते हैं.

टीम ने Notion कनेक्टर चालू किया, जिससे ChatGPT आपके Notion फाइल्स और विकी से कॉन्टेक्स्ट लेकर जवाब देता है, ताकि स्टाफ अपनी जरूरत को आसान भाषा में पूछ सके.

“इससे कुछ मुद्दों पर हमारे WhatsApp मैसेज 50% से ज़्यादा कम हो गए हैं, क्योंकि अब लोगों को पता है कि चीज़ें कहाँ मिलेंगी,” Cheng कहते हैं. स्टाफ स्टोर में iPad का इस्तेमाल करके ChatGPT से बात करता है. बचा हुआ ध्यान अब Plex की सबसे अहम चीज़ों पर लगता है: कम्युनिटी एंगेजमेंट और इवेंट्स, जिन्हें अब स्टोर मैनेजर्स संभाल पाते हैं.

ChatGPT Business के साथ, Cheng ने अपने 25 पेज के हैंडबुक को नए तरीके से इस्तेमाल किया: “मैंने इस हैंडबुक को एक कस्टम GPT में अपलोड किया, जिसे मैं हमारे ऑनबोर्डिंग मेल में शेयर करता हूँ.” इस GPT को इस तरह प्रॉम्प्ट किया गया है कि यह कंपनी के कोर वैल्यूज़ के साथ-साथ तकनीकी जानकारी भी सिखाए, जैसे Plex अपनी कॉफी कहाँ से सोर्स करता है.

“सिर्फ जानकारी डालने के बजाय, यह बातचीत के ज़रिए इसे दिलचस्प तरीके से समझाता है,” Cheng कहते हैं. इसका मतलब है कि नॉलेज ज़्यादा अच्छी तरह याद रहती है, और स्टोर मैनेजर्स को हर नए hire को ट्रेन करने में पहले जितना समय नहीं देना पड़ता: “ऑनबोर्डिंग का समय हफ्तों से घटकर दिनों में आ गया है.”

जब ऑनबोर्डिंग और नॉलेज शेयरिंग अच्छे से चलने लगे, तो Plex Coffee ने ChatGPT Business के और इस्तेमाल के तरीके आज़माने शुरू किए.

• एक्सपैंशन रिसर्च: जैसे-जैसे Plex बढ़ रहा है, चेंग नई लोकेशन्स का आकलन करने के लिए ChatGPT Business का इस्तेमाल करते हैं: “मैं डीप रिसर्च टूल्स का इस्तेमाल करके समय के साथ कस्टमर वॉल्यूम के आधार पर रेवेन्यू पोटेंशियल का अनुमान लगाता हूँ.”
• डिमांड बदलाव को समझना: अगर कोई दिन या हफ्ता बहुत स्लो या बहुत बिज़ी होता है, “ChatGPT आमतौर पर शानदार तरीके से समझाता है, जैसे कितने स्टूडेंट्स जा रहे हैं या उस हफ्ते कौन से इवेंट्स हो रहे हैं. डिमांड पैटर्न को तुरंत और गहराई से समझने में यह बेहद काम का है.” Cheng कहते हैं.
• सप्लाई ऑर्डर्स को ऑटोमेट करना: वेंडर्स के साथ ऑर्डर करना समय लेता है, क्योंकि हर एक के अलग पोर्टल्स और वर्कफ़्लो होते हैं. इसे हल करने के लिए, Plex “हमारे सप्लायर्स से सीधे Agent के ज़रिए ऑर्डर करने का प्रयोग कर रहा है,” Cheng कहते हैं. मल्टी-सिटी चेन के लिए, इससे बार-बार होने वाला एडमिन काम कम हो सकता है और स्टॉक हमेशा उपलब्ध रह सकता है.

• ऑनबोर्डिंग का समय हफ्तों से घटकर दिनों में आ गया है.
• ऑपरेशनल सवालों पर WhatsApp मैसेज 50% से ज़्यादा कम हुए
• स्टोर मैनेजर्स को कम्युनिटी एंगेजमेंट के लिए फिर से फोकस टाइम मिला
• अलग-अलग लोकेशन्स पर तेज़ और ज़्यादा एक जैसी ट्रेनिंग
• डिमांड पैटर्न और एक्सपेंशन प्लानिंग में बेहतर समझ

Cheng के लिए, AI अपनाने से Plex Coffee ज़्यादा मजबूत और अनुकूल बनता है.

ऑपरेशन्स को lean रखते हुए 10 कैफ़े तक बढ़ने की योजना के साथ, Plex Coffee ChatGPT Business को स्केल करने में एक अहम पार्टनर मानता है. लेकिन सिर्फ़ एफिशिएंसी से आगे, AI हॉस्पिटैलिटी के ह्यूमन पहलू को भी आगे बढ़ने का मौका दे रहा है—बारिस्टा गेस्ट्स के साथ समय बिता रहे हैं, अच्छे वाइब्स शेयर कर रहे हैं और कंपनी के बढ़ने पर भी कैफ़े अनुभव को पर्सनल बनाए रख रहे हैं.