वर्कस्पेस एजेंट्स
ChatGPT में दोहराए जाने वाले काम के लिए एजेंट को समझें, बनाएं, और इस्तेमाल करें.
ज़्यादातर ChatGPT उपयोगकर्ता पहले से ही जानते हैं कि AI का इस्तेमाल एक-बार के कामों के लिए कैसे करें—जैसे ड्राफ्ट तैयार करना, सारांश बनाना, विचार-मंथन करना या सवालों के जवाब देना. AI के इस्तेमाल का अगला चरण ज़्यादा व्यापक है और रोज़मर्रा के काम में ज़्यादा रचा-बसा है. छिटपुट मौकों में मदद करने के बजाय, AI का इस्तेमाल अब बढ़ते तौर पर ऐसे दोहराए जा सकने वाले वर्कफ़्लो को सहारा देने के लिए हो रहा है, जो साझा सिस्टम, मानक हैंडऑफ, एक-जैसे आउटपुट, और वास्तविक दुनिया की सीमाओं—जैसे समय, सटीकता, और प्रक्रिया—पर निर्भर करते हैं.
यहीं पर ChatGPT में वर्कस्पेस एजेंट्स काम आते हैं. इन्हें ऐसे दोहराए जा सकने वाले वर्कफ़्लोज़ के लिए डिज़ाइन किया गया है—ऐसा काम जो आप मैन्युअली करते, हर बार स्टेप्स को फिर से समझाते और टूल्स के बीच जानकारी कॉपी करते. हमारे ब्लॉग पोस्ट में वर्कस्पेस एजेंट्स के बारे में और जानें.
अगर आप एजेंट बनाना शुरू कर रहे हैं, तो पहले मुख्य अवधारणाओं पर ध्यान दें, ताकि जब आप बनाना शुरू करें, तो आपको लगातार एक जैसे परिणामों के लिए अपने वर्कस्पेस एजेंट को सेट अप करना पता हो.
सामान्य तौर पर, एजेंट एक ऐसा सिस्टम है जो किसी कार्य को तीन घटकों के साथ पूरा करता है: एक ट्रिगर, एक प्रक्रिया जिसमें विशेषीकृत कौशल शामिल हो सकते हैं, और वे उपकरण या सिस्टम जिनसे यह जुड़ सकता है.
कॉम्पोनेंट | जानकारी | उदाहरण |
ट्रिगर | एजेंट को क्या शुरू करता है | एक शेड्यूल (“हर कार्यदिवस सुबह नौ बजे”) या एक मैनुअल रन (“अभी चलाएं”). |
प्रक्रिया और कौशल | वे चरण जिनका पालन एजेंट कार्य को तुम्हारी अपेक्षा के अनुसार पूरा करने के लिए करता है | इनपुट की समीक्षा करना, गुम जानकारी की जांच करना, आउटपुट का मसौदा तैयार करना और इसे आगे बढ़ाना या अगली कार्रवाई करना. |
उपकरण और प्रणालियाँ | वे स्वीकृत टूल्स और इंटीग्रेशन हैं जिनका एजेंट जानकारी इकट्ठा करने और, यदि अनुमति हो, कार्रवाई करने के लिए उपयोग कर सकता है. | Slack, एक CRM, आंतरिक दस्तावेज़ीकरण, एक टिकटिंग सिस्टम, या एक साझा दस्तावेज़ |
एजेंट्स सबसे उपयोगी होते हैं जब काम:
- दोहराने योग्य: वही टास्क नियमित रूप से सामने आता है
- संरचित: आउटपुट का एक स्पष्ट फ़ॉर्मेट है (ताकि आप यह पहचान सकें कि एजेंट अच्छा काम कर रहा है या नहीं)
- समय-आधारित या घटना-चालित: यह एक निश्चित लय पर चलता है, या किसी घटना से ट्रिगर होता है
- टूल-आधारित: इसके लिए उन सिस्टम्स से पढ़ना या उनमें लिखना आवश्यक है जिनका आपकी टीम उपयोग करती है
खुले तौर पर सोचने, विचार-मंथन करने या खोजपरक लेखन के लिए, सामान्य चैट अक्सर ज़्यादा उपयुक्त होती है—खासकर एकबारगी कामों के लिए.
एजेंट्स पारंपरिक API वर्कफ़्लोज़ से अलग हैं जिन्हें आपने पहले बनाया होगा. अन्य टूल्स में पारंपरिक वर्कफ़्लो अक्सर नियतात्मक होते हैं, अर्थात हर स्टेप को स्पष्ट रूप से परिभाषित किया जाता है, और सिस्टम हर बार उसी रास्ते का पालन करता है जब तक कि आप लॉजिक को न बदलें. एजेंट्स अधिक प्रॉबेबिलिस्टिक होते हैं. वे अब भी निर्देशों, टूल्स और सुरक्षा उपायों के भीतर काम करते हैं, लेकिन वे संदर्भ को समझने, सीमित दायरे में निर्णय लेने और काम को आगे बढ़ाने के अपने तरीके को समायोजित करने के लिए एक मॉडल का उपयोग करते हैं.
वर्कस्पेस एजेंट को डिज़ाइन करने का एक उपयोगी तरीका है इसे भागों में विभाजित करना. किसी व्यक्ति को काम सौंपने से पहले, इस बारे में सोचें कि आपको क्या स्पष्ट करना चाहिए: वे किस चीज़ के लिए ज़िम्मेदार हैं, उन्हें कब शुरू करना चाहिए, किन परिस्थितियों में उन्हें रुकना या काम बंद कर देना चाहिए, वे किन उपकरणों और जानकारी का उपयोग कर सकते हैं, उन्हें कौन-सी प्रक्रिया अपनानी चाहिए, और उन्हें किन नियमों के भीतर रहना चाहिए.
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एजेंट ब्रेकडाउन के कुछ उदाहरण नीचे देखें:
मार्केटिंग अभियान सारांश एजेंट | प्रोडक्ट फ़ीडबैक ट्रायेज एजेंट | बिक्री पाइपलाइन सारांश एजेंट | |
उद्देश्य: एजेंट का समग्र लक्ष्य क्या है? | कैंपेन के प्रदर्शन का विश्लेषण करें और सुधारों का सुझाव दें | नए प्रोडक्ट फ़ीडबैक को समराइज़ करें और सही ओनर्स तक रूट करें | पाइपलाइन में होने वाले बदलावों पर नज़र रखें और जोखिमों तथा अवसरों को उजागर करें |
ट्रिगर: काम कैसे शुरू होता है? | हर सोमवार सुबह 10 बजे | Slack से फॉर्म सबमिशन | हर कार्यदिवस सुबह आठ बजे |
प्रक्रिया: इसे किन चरणों का पालन करना चाहिए? | KPI निकालें, रुझानों को पहचानें, सारांश लिखें, अगले कदम सुझाएँ, और जिम्मेदार व्यक्ति तय करें | फीडबैक की समीक्षा करें, संबंधित आइटम्स को समूहित करें, मुख्य विषयों का सारांश तैयार करें, और फॉलो-अप के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों का सुझाव दें | पाइपलाइन की समीक्षा करें, जोखिमों को चिह्नित करें, और अगले कदमों का प्रस्ताव दें |
टूल्स: आपको किन सिस्टमों या एप्लिकेशनों तक पहुंच चाहिए? | एनालिटिक्स टूल और एक साझा सारांश दस्तावेज़ | Slack, टिकटिंग सिस्टम, और एक सारांश दस्तावेज़ | CRM, email या Slack, और एक pipeline tracker |
शासन: आपको किन नियंत्रणों की आवश्यकता है? इसे कब रुकना चाहिए और आगे बढ़ाना चाहिए? | सिफारिशों का मसौदा; बजट में बदलाव से पहले अनुमोदन आवश्यक है | ड्राफ़्ट टिकट बनाएँ; उच्च-प्राथमिकता वाले मुद्दों को आगे बढ़ाएँ; सबमिट करने से पहले अनुमोदन आवश्यक है | ड्राफ़्ट इनसाइट्स और सुझाव तैयार करें; मालिकों को सूचित करें; बिना मंज़ूरी के सीधे संपर्क न करें |
नीचे दिए गए उदाहरणों को एजेंट वर्कफ़्लो पैटर्न के रूप में समझा जा सकता है: काम के सामान्य, दोहराए जा सकने वाले पैटर्न, जो अलग-अलग टीमों और कार्यों में दिखाई देते हैं. हर एक उस वर्कफ़्लो के मुख्य प्रकार का प्रतिनिधित्व करता है जिसे एक एजेंट अंजाम दे सकता है. विशिष्ट टूल्स, डेटा और आउटपुट अलग-अलग हो सकते हैं, लेकिन अंतर्निहित पैटर्न एक-जैसा रहता है.
वर्कफ़्लो | ये कैसे काम करता है | उदाहरण के उपयोग के मामले |
संक्षिप्त जानकारी कई जगहों से जानकारी निकालें, उसे संक्षेप में ढालें, और उसे निर्णय लेने के लिए तैयार रूप में प्रस्तुत करें. | 1) इनपुट्स एकत्र करें 2) तुलना करें और मुख्य सिग्नल निकालें 3) दर्शक समूह के लिए सारांश दें 4) दस्तावेज़, मेमो या ब्रीफ़िंग के रूप में साझा करें | सेल्स: CRM, कॉल, Slack और समाचार से खाता सारांश बनाएँ. मार्केटिंग: एनालिटिक्स, सोशल और डॉक्स से कैंपेन या प्रतिस्पर्धियों के सारांश संकलित करें. कार्यकारी: सिफ़ारिशों सहित दैनिक उद्योग ब्रीफ़ तैयार करें |
त्रैज और रूटिंग आने वाली चीज़ों को प्रोसेस करें और यह सुनिश्चित करें कि वे सही अगले चरण तक पहुँचें | 1) इनबाउंड वस्तुओं की समीक्षा करें 2) वर्गीकृत करें और प्राथमिकता तय करें 3) अगले चरण के आर्टिफैक्ट को रूट करें या बनाएं 4) मालिक और अनुरोधकर्ता को सूचित करें | Support: फीडबैक को बग्स, फीचर रिक्वेस्ट या फ़ॉलो-अप में बदलें. IT/Ops: Slack में आंतरिक अनुरोधों को संभालें और उनकी तात्कालिकता के आधार पर उन्हें रूट करें. भर्ती: आने वाले उम्मीदवारों की स्क्रीनिंग करें और उन्हें सही रास्ते पर आगे बढ़ाएँ. |
एनालिसिस और सिफ़ारिश डेटा या साक्ष्य की व्याख्या करें, एक दृष्टिकोण बनाएँ, और उसे पहले परिणाम में बदलें. | 1) स्रोत डेटा निकालें 2) पैटर्न, अंतर और समझौतों का विश्लेषण करें 3) सुझाव तैयार करें 4) मेमो, डेक, स्प्रेडशीट, या ईमेल ड्राफ्ट करें | वित्त: बजट और वास्तविकताओं का मिलान करें और प्रबंधक के लिए एक ज्ञापन का मसौदा तैयार करें. प्रोडक्ट/रिसर्च: यूज़र फ़ीडबैक का विश्लेषण करें और प्राथमिकताएँ प्रस्तावित करें. प्रोक्योरमेंट: वेंडर कोट्स की तुलना करें, डिसीजन मैट्रिक्स बनाएं, और PO ईमेल का ड्राफ्ट तैयार करें. |
सामग्री निर्माण कॉन्टेंट बनाएं या अपडेट करें, फिर उसे किसी खास ऑडियंस या चैनल के लिए अनुकूलित करें. | 1) टिप्पणियाँ या स्रोत सामग्री से पहला मसौदा तैयार करें 2) टोन और सटीकता के लिए संपादित करें 3) दर्शकों और चैनलों के अनुसार सामग्री को अनुकूलित करें 4) प्रकाशित करें या भेजें | मार्केटिंग: एक सारांश को अभियान सामग्री में बदलें और प्रतिक्रिया के लिए साझा करें. प्रबंधक: नोट्स को ऑनबोर्डिंग योजना या ट्रेनिंग मॉड्यूल में बदलें. सेल्स: फ़ॉलो-अप ईमेल, QBR सारांश, या स्टेकहोल्डर रीकैप लिखें. |
योजना और समन्वय लक्ष्यों को शेड्यूल किए गए काम और सिस्टम अपडेट्स में बदलें | 1) सीमाओं के आधार पर एक योजना बनाएं 2) डिपेंडेंसी और उपलब्धता जाँचें 3) एक्शन लें या एक्शन तैयार करें 4) सिस्टम्स को अपडेट करें और लोगों को सूचित करें | PM/चीफ ओफ स्टाफ: काम के लिंग ब्लॉक करें, मीटिंग शेड्यूल करें और ट्राकर्स अप्डेट करें. इवेंट्स: ऑफ़-साइट, रजिस्ट्रेशन या यात्रा योजनाओं का समन्वय करो. एडमिन: फॉर्म, अनुस्मारक, आदेश, बुकिंग और फॉलो-अप प्रबंधित करें. |
आप अपने संगठन द्वारा पहले से बनाए गए एजेंट्स का उपयोग करके शुरुआत कर सकते हैं. शुरुआत इस बात को समझने से करें कि एजेंट को किस काम के लिए डिज़ाइन किया गया है—वह किन कार्यों को सपोर्ट करता है, किन उपकरणों पर निर्भर करता है, और वह किस प्रकार का आउटपुट उत्पन्न करता है.
यह देखने के लिए कि यह कैसे व्यवहार करता है, कुछ कम जोखिम वाले अनुरोधों से शुरुआत करें. पहले सरल इनपुट आज़माएं, फिर परिणामों की समीक्षा करें ताकि समझ सकें कि यह कार्य को कैसे दृष्टिकोण करता है.
ध्यान रखें कि अच्छी तरह से बनाया गया एजेंट भी मानव निर्णय से लाभ उठाता है. आप अक्सर वह व्यक्ति होते हैं जो व्यापक संदर्भ, कार्य में दाँव और एक अच्छे उत्तर की अपेक्षा को समझते हैं.
जब आप बुनियादी बातें समझ लें और एक मज़बूत उपयोग का मामला पहचान लें, तो आप अपना वर्कस्पेस एजेंट बनाना शुरू कर सकते हैं. हो सकता है कि आपके पास ChatGPT में पहले से ही बनी हुई स्किल्स हों. वर्कस्पेस एजेंट्स अपने निर्देशों में स्किल्स का उपयोग कर सकते हैं.
नोट: ChatGPT Enterprise में, बिल्ड एजेंट्स तक पहुँच आपके वर्कस्पेस एडमिनिस्ट्रेटर्स द्वारा नियंत्रित की जाती है.
- साधारण भाषा में शुरू करें: एजेंट बिल्डर चैट में यह बताएं कि एजेंट को क्या काम करना चाहिए, सफल परिणाम कैसा दिखेगा, और उसे किन सीमाओं का पालन करना होगा. बिल्डर इसे तय किए गए चरणों वाले एक स्पष्ट वर्कफ़्लो में बदल सकता है, जिसे आप चैट में सुधार सकते हैं या वर्कफ़्लो और निर्देशों में सीधे संपादित कर सकते हैं.
- टूल्स और कनेक्टर्स चुनें: उन स्वीकृत ऐप्स को चुनें जिनका उपयोग एजेंट वर्कफ़्लो पूरा करने के लिए कर सकता है. आप उन सिस्टम का भी वर्णन कर सकते हैं जिन तक एजेंट को पहुँचने की ज़रूरत है, और बिल्डर उन्हें जोड़ने और प्रमाणित करने में आपका मार्गदर्शन करेगा.
- एक ट्रिगर चुनें: तय करें कि एजेंट कब चलना चाहिए. एजेंट ट्रिगर वह इवेंट है जो एजेंट को चलाना शुरू करता है. वर्कस्पेस एजेंट्स के लिए, यह human-triggered हो सकता है (कोई इसे कुछ करने के लिए कहता है), schedule-triggered (यह तय समय पर चलता है). आप सरल भाषा का इस्तेमाल करके अपना ट्रिगर सेट अप करने के लिए एजेंट बिल्डर चैट का उपयोग कर सकते हैं.
- गार्डरेल्स जोड़ें: संवेदनशील कार्रवाइयों के लिए सीमाएं तय करें, ज़रूरी अनुमतियाँ और किसी भी मानव-इन-द-लूप चेकपॉइंट्स सेट करें. आप इन्हें सीधे एजेंट बिल्डर चैट में जोड़ सकते हैं, और एजेंट बिल्डर निर्देशों को संशोधित करेगा.
एजेंट्स का निर्माण एक पुनरावृत्त प्रक्रिया के रूप में सबसे अच्छा काम करता है. ChatGPT में, निर्माता उस चक्र का हिस्सा है. जब आप अपने एजेंट का परीक्षण करें, तो यह समझने के लिए बातचीत का उपयोग करें कि क्या हुआ, समस्याओं की पहचान करें, और निर्देशों को क्रमिक रूप से परिष्कृत करें.
कुछ यथार्थवादी उदाहरणों से शुरुआत करें, जिनमें सीधे-सादे अनुरोध और अधिक उलझे हुए अनुरोध दोनों शामिल हों, जिनमें संदर्भ की कमी हो या अस्पष्टता हो. यह आपको यह देखने में मदद करता है कि एजेंट कैसे व्यवहार करता है और उसे कहाँ अधिक स्पष्ट निर्देशों या गार्डरेल की आवश्यकता हो सकती है.
जब आप अपने एजेंट का परीक्षण करते हैं, तो यह अपेक्षित है कि पहला संस्करण परिपूर्ण नहीं होगा. जब कुछ ठीक न लगे, तो उसे बेहतर बनाने के दो प्रभावी तरीके हैं.
- निर्देशों को सीधे अपडेट करें: एडिटर में छोटे, विशिष्ट बदलाव करें, जैसे किसी चरण को स्पष्ट करना, आउटपुट प्रारूप को समायोजित करना, या कोई बाधा जोड़ना.
- इसे प्राकृतिक भाषा में समझाएँ: जब समस्या कम स्पष्ट हो, तो उस पर काम करने के लिए बिल्डर बातचीत का उपयोग करें. आप यह बता सकते हैं कि इसमें क्या छूट गया, खुले प्रश्न पूछ सकते हैं, या इसकी रीज़निंग समझाने के लिए कह सकते हैं, ताकि निर्देशों में मौजूद कमियाँ सामने आ सकें.
बदलाव करने के बाद, यह सुनिश्चित करने के लिए पुनः परीक्षण करें कि अद्यतन सफल रहा.
वर्कस्पेस एजेंट्स साझा, दोहराए जाने वाले काम के लिए डिज़ाइन किए गए हैं. किसी एजेंट को साझा करने से आपकी टीम को किसी काम को पूरा करने का एक सुसंगत तरीका मिल जाता है, जिससे उन्हें हर बार प्रक्रिया को नए सिरे से शुरू नहीं करना पड़ता.
जब आप किसी एजेंट को साझा करें, तो स्पष्ट रूप से बताएं कि यह किस काम के लिए है. विवरण में यह शामिल करें कि यह कौन-सा कार्य करता है, इसे कब उपयोग करना चाहिए, कौन से इनपुट देने हैं, और किस प्रकार के आउटपुट की अपेक्षा करनी चाहिए. शेयर किए गए एजेंट्स तब सबसे अच्छा काम करते हैं, जब वे किसी खास, बार-बार होने वाले वर्कफ़्लो से जुड़े होते हैं, जिसे आपकी टीम पहले से समझती है. एक या दो उदाहरण प्रॉम्प्ट शामिल करने से दूसरों को एक स्पष्ट शुरुआती बिंदु मिल सकता है और अपनाने की प्रक्रिया भी आसान हो सकती है.
याद रखें कि वर्कस्पेस एडमिन कनेक्टर और फीचर एक्सेस को रोल-बेस्ड एक्सेस कंट्रोल (RBAC) के ज़रिए प्रबंधित करते हैं, इसलिए Slack, Gmail या अन्य टूल्स जैसे सिस्टम के साथ एजेंट के काम करने के लिए टीम के सदस्यों को उचित अनुमतियों की आवश्यकता हो सकती है.
