Plex Coffee ChatGPT સાથે ઝડપી, વ્યક્તિગત સેવા પ્રદાન કરે છે

Plex Coffee ત્રણ વચનોને કેન્દ્રમાં રાખીને બનાવવામાં આવી હતી: પરવડે તેવા ભાવ, સુવિધા અને આવકાર આપતો સમુદાય. ટેક ઉદ્યોગમાંથી પ્રેરણા લઈને, સહ-સ્થાપકો Philipp Cheng અને Max Kamp એ કૅફેને લીન સ્ટાર્ટઅપની માનસિકતા સાથે ચલાવ્યા. “ભરતીથી લઈને સપ્લાય ચેઇન સુધી, જે પણ પ્રક્રિયા સ્વચાલિત કરી શકાય તેવી હતી, તેને સ્વચાલિત કરવામાં આવી,” Cheng કહે છે.

પરંતુ Plex એક કૅફેથી ચાર કૅફે સુધી વિકસ્યું, ત્યારે સ્થાપકોને એવા નવા પડકારોનો સામનો કરવો પડ્યો, જેને પરંપરાગત ઓટોમેશન ઉકેલી શકતું નહોતું. ChatGPT Business સ્વાભાવિક ઉકેલ હતો.

શરૂઆતના કર્મચારીઓને સ્થાપકો પોતે સીધી તાલીમ આપતા હતા, પરંતુ જેમ જેમ વધુ બારિસ્ટા અને સ્ટોર મેનેજરો જોડાતા ગયા, તેમ તેમ હાજરી અને દરેક મહેમાન પ્રત્યેના વ્યક્તિગત ધ્યાન પર આધારિત સંસ્કૃતિ જાળવી રાખવી વધુ મુશ્કેલ બનતી ગઈ.

“જ્યારે Max અને મેં આ શરૂ કર્યું, ત્યારે અમે પોતે જ કાઉન્ટર પાછળ હતા. “અમે તાલીમ આપેલા દરેક નવા બારિસ્ટાને, ગ્રાહકો સાથે કેવી રીતે જોડાવું, વિવિધ પીણાં કેવી રીતે બનાવવાં અને સ્ટોરમાં સમસ્યાઓને કેવી રીતે સંભાળવી તે અમે વ્યક્તિગત રીતે બતાવ્યું,” Cheng કહે છે. “પરંતુ પછી, જેમ જેમ અમે વિસ્તરતા ગયા, તેમ તેમ નવા ભરતી થયેલા કર્મચારીઓમાં એ જ સંસ્કૃતિ કેળવવી વધુ મુશ્કેલ બનતી ગઈ.”

જેમ જેમ Plex નો વિસ્તાર થયો, બે સમસ્યાઓ સામે આવી: વિખરાયેલું જ્ઞાન વહેંચાણ અને સતત તાલીમનો અભાવ. પાર્ટ-ટાઇમ કર્મચારીઓની પાળીઓ બદલાતી રહેતાં, WhatsApp ગ્રૂપ્સમાં નિયમિત પ્રશ્નોનો મારો થવા લાગ્યો: ચોક્કસ વસ્તુઓ ક્યાં મળશે, કોઈ ચોક્કસ પ્રક્રિયાની વિગતો શું છે. “જ્ઞાનની આપ-લેને લઈને અમારી મુશ્કેલીઓ સતત વધી રહી હતી, અને તેના પરિણામે WhatsApp પર સંદેશાઓનો મારો શરૂ થઈ ગયો હતો… સ્ટોર મેનેજરોનો એકાગ્રતાથી કામ કરવાનો સમય ભંગ થઈ જતો હતો,” Cheng સમજાવે છે.

તાલીમને પ્રમાણભૂત બનાવવી પણ વધુ મુશ્કેલ બની ગઈ. કર્મચારીઓની સંખ્યા વધતી ગઈ તેમ, સ્ટોર મેનેજરો પાસે નવા ભરતી થયેલા કર્મચારીઓને સંસ્કૃતિ અને ગ્રાહક અનુભવ વિશે માર્ગદર્શન આપવા માટે ઓછો સમય રહેતો હતો. Cheng એ 25 પાનાની હેન્ડબુક વહેંચવાનો પ્રયાસ કર્યો હતો, પરંતુ “કોઈ પણ ખરેખર તેમાં રસ લઈ રહ્યું નહોતું.”

Plexએ પોતાની જાણકારી Notionમાં કેન્દ્રિત કરીને શરૂઆત કરી, પરંતુ તેઓ એક અવરોધ પર આવી અટક્યા. “કીવર્ડ શોધ એટલી સારી રીતે કામ કરતી નથી, કારણ કે દરેક વ્યક્તિ પોતે શું શોધી રહી છે તેનું વર્ણન કરવા માટે અલગ-અલગ શબ્દો વાપરે છે,” Cheng કહે છે.

ટીમે Notion કનેક્ટર સક્ષમ કર્યું, જે ChatGPTને તમારી Notion ફાઇલો અને વિકીઓના સંદર્ભ સાથે જવાબ આપવા દે છે, જેથી કર્મચારીઓ તેમને જે જોઈએ છે તે સ્વાભાવિક ભાષામાં સરળતાથી પૂછી શકે.

“તેના કારણે ચોક્કસ મુદ્દાઓ પર અમારા WhatsApp સંદેશાઓમાં 50%થી વધુ ઘટાડો થયો છે, કારણ કે લોકોને હવે ક્યાં માહિતી શોધવી તે ખબર છે,” Cheng કહે છે. સ્ટાફ ChatGPT સાથે વાત કરવા માટે સ્ટોરમાં રહેલા iPad નો ઉપયોગ કરે છે. ફરી મળેલું ધ્યાન Plex જેને સૌથી વધુ મહત્ત્વ આપે છે તેમાં વપરાય છે: સમુદાય જોડાણ અને ઇવેન્ટ્સ, જેને સંચાલિત કરવા માટે સ્ટોર મેનેજરો પાસે હવે સમય છે.

ChatGPT Business સાથે, Cheng પોતાની 25-પાનાંની હેન્ડબુકનો નવી રીતે લાભ લઈ શક્યો: “મેં આ હેન્ડબુકને કસ્ટમ GPTમાં અપલોડ કરી, જેને હું અમારા ઑનબોર્ડિંગ મેઇલમાં શેર કરું છું.” GPT ને કંપનીના મુખ્ય મૂલ્યો તેમજ Plex પોતાની કોફી ક્યાંથી મેળવે છે જેવી ટેક્નિકલ વિગતો શીખવવા માટે પ્રોમ્પ્ટ આપવામાં આવે છે.

“માત્ર માહિતી આપવાને બદલે, તે વાતચીત દ્વારા તેને આકર્ષક રીતે રજૂ કરે છે,” Cheng કહે છે. આનો અર્થ એ છે કે જ્ઞાન વધુ સારી રીતે મનમાં રહે છે, અને સ્ટોર મેનેજરોને હવે દરેક નવા કર્મચારીને માર્ગદર્શન આપવા એટલો સમય ખર્ચવાની જરૂર રહેતી નથી: “ઓનબોર્ડિંગનો સમય અઠવાડિયાઓમાંથી ઘટીને દિવસોનો થઈ ગયો છે.”

ઑનબોર્ડિંગ અને જ્ઞાનની વહેંચણી સુગમ રીતે ચાલવા લાગ્યાં પછી, Plex Coffee એ ChatGPT Business લાગુ કરવાની અન્ય રીતો અજમાવવાનું શરૂ કર્યું.

• વિસ્તરણ સંશોધન: જેમ જેમ Plex વિકસે છે, તેમ Cheng નવા સ્થળોનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે ChatGPT Business નો ઉપયોગ કરે છે: “સમય જતાં ગ્રાહકોની સંખ્યાના આધારે આવકની સંભાવનાનું અંદાજ લગાવવા માટે હું ડીપ રિસર્ચ ટૂલ્સનો ઉપયોગ કરું છું.”
• માગમાં થતા ફેરફારને સમજવું: જો કોઈ દિવસ અથવા અઠવાડિયું ખાસ કરીને ધીમું કે મજબૂત હોય, તો ChatGPT સામાન્ય રીતે અદ્ભુત સમજૂતી આપે છે, જેમ કે કેટલા વિદ્યાર્થીઓ જઈ રહ્યા છે અથવા તે અઠવાડિયામાં કયા કાર્યક્રમો થઈ રહ્યા છે. માંગનાં વલણોને તરત જ અને વધુ ઊંડાણપૂર્વક સમજવું અત્યંત મૂલ્યવાન છે. Cheng કહે છે.
• પુરવઠા ઓર્ડર સ્વચાલિત કરવું: વેન્ડરોને ઓર્ડર આપવા માટે સમય લાગે છે, કારણ કે દરેક પાસે અલગ-અલગ પોર્ટલ અને વર્કફ્લો હોય છે. તેનો ઉકેલ લાવવા માટે, Plex “Agent મારફતે અમારા સપ્લાયર્સ પાસેથી સીધા ઓર્ડર આપવાનો પ્રયોગ કરી રહી છે,” Cheng કહે છે. એકથી વધુ શહેરોમાં કાર્યરત ચેઇન માટે, આ પુનરાવર્તિત વહીવટી કામ ઘટાડવામાં અને સ્ટોક હંમેશા ઉપલબ્ધ રહે તેની ખાતરી કરવામાં મદદરૂપ થઈ શકે છે.

• ઓનબોર્ડિંગનો સમય અઠવાડિયાથી ઘટાડીને દિવસોમાં કર્યો
• ઓપરેશનલ પ્રશ્નો અંગેના WhatsApp સંદેશાઓમાં 50%થી વધુનો ઘટાડો થયો
• સ્ટોર મેનેજરોએ સમુદાય સાથે જોડાણ માટે ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાનો સમય ફરી મેળવ્યો
• વિવિધ સ્થળોએ ઝડપી અને વધુ સુસંગત તાલીમ
• માંગના પેટર્ન અને વિસ્તરણ આયોજનમાં સુધારેલી સ્પષ્ટતા

Cheng માટે, AI અપનાવવાથી પ્લેક્સ કોફી વધુ સ્થિતિસ્થાપક અને અનુકૂલનક્ષમ બને છે.

કામગીરીને કાર્યક્ષમ રાખતા દસ કૅફે સુધી વિસ્તરણ કરવાની યોજનાઓ સાથે, Plex Coffee વ્યવસાયને મોટા પાયે વધારવા માટે ChatGPT Business ને એક આવશ્યક ભાગીદાર તરીકે જુએ છે. પરંતુ માત્ર કાર્યક્ષમતાથી આગળ, AI આતિથ્યના માનવીય પાસાને ખીલવા માટે અવકાશ ઊભો કરી રહ્યું છે—બારિસ્ટા મહેમાનો સાથે સમય વિતાવે છે, સકારાત્મક વાતાવરણ બનાવે છે અને કંપની વધતી હોવા છતાં કૅફેનો અનુભવ વ્યક્તિગત જાળવી રાખે છે.