Rapprochement de caisse : 94 % de temps gagné avec ChatGPT Work

Ted Taylor s’est lancé dans la restauration après 25 ans de carrière dans l’industrie des semi-conducteurs. Aujourd’hui, ce franchisé indépendant exploite trois restaurants réunissant les enseignes Schlotzsky’s et Cinnabon au Nouveau-Mexique.

Gérer des restaurants à service rapide, c’est concilier l’expérience client avec de nombreuses tâches invisibles pour la clientèle, comme la tarification des menus, la gestion du personnel, l’entretien du matériel et les règles internes. Ted utilise la technologie d’OpenAI pour accomplir toutes ces tâches plus rapidement.

Avec ChatGPT, Ted accélère les tâches chronophages comme la recherche et la rédaction. Il utilise ChatGPT Work pour rassembler et analyser de vastes ensembles de données sur les prix, les ventes, les prévisions, les plannings et le personnel, et obtenir des recommandations sur les points à surveiller dans chaque restaurant. Il réduit ainsi de 95 % le temps de révision des prix et gagne 4 heures à chaque traitement de la paie.

La révision annuelle des prix des menus exige une analyse complexe du coût des recettes, de la popularité des produits, des prix des concurrents locaux, de la taille des portions et des différences de rentabilité entre les commandes sur place et en livraison. Ted utilise ChatGPT Work pour croiser ces facteurs et obtenir des recommandations tarifaires en 1 à 2 heures au lieu de 5 jours.

Ted commence par utiliser ChatGPT Work pour étudier et définir ses objectifs et stratégies tarifaires en fonction de l’évolution des prix des concurrents locaux, de la taille des portions et de la qualité comparée des plats. Il fournit ensuite à ChatGPT Work une liste des produits du menu classés par catégorie, avec leurs prix actuels sur place et en livraison. Il précise la hausse globale souhaitée pour chaque grille tarifaire et les produits dont les prix doivent augmenter davantage ou moins, en s’appuyant largement sur l’analyse préalable de ChatGPT.

Il peut affiner l’analyse en ajoutant l’historique des ventes par produit et les prix des fournisseurs. ChatGPT Work peut utiliser ces données pour estimer l’incidence des changements de prix sur les ventes et optimiser le prix de chaque produit en fonction des objectifs de coût des marchandises.

ChatGPT Work génère une feuille de calcul avec les prix recommandés sur place et en livraison. Il va même jusqu’à relier les changements de prix à une stratégie tarifaire globale visant à optimiser les résultats commerciaux : fidéliser la clientèle, limiter les hausses brutales et mieux positionner les suppléments.

La première fois que Ted a utilisé ChatGPT Work pour fixer ses prix, il a aussi effectué l’analyse manuellement. « ChatGPT Work a effectué une comparaison locale plus approfondie et m’a aidé à éviter des hausses qui auraient rendu certains produits peu compétitifs », explique-t-il. Ted a immédiatement adopté ChatGPT pour élaborer les premières recommandations.

Ted utilise ChatGPT Work pour mieux maîtriser les coûts de personnel de deux façons : en suivant leur évolution dans ses trois restaurants et en testant une meilleure méthode pour établir le planning hebdomadaire.

Pour l’analyse des coûts de personnel, Ted a donné à ChatGPT Work un accès en lecture seule à ses données de ventes et de personnel. Lorsqu’il lance l’analyse, l’outil compare les heures planifiées, budgétées et réellement effectuées aux ventes prévisionnelles et réelles. Il examine également les 12 semaines précédentes pour tenir compte des établissements dont les ventes sont régulièrement supérieures ou inférieures aux prévisions. Le rapport obtenu signale les heures supplémentaires, les services plus longs que prévu et les créneaux en sous-effectif, et met en évidence les points à examiner par un responsable.

Pour tester la planification, Ted a fourni à ChatGPT Work une liste des employés précisant le poste, la formation, les disponibilités et la rémunération de chacun, ainsi que les besoins en personnel du restaurant selon différents niveaux de ventes. Avec la responsable, il a comparé le planning proposé par ChatGPT Work à celui qu’elle aurait établi, repéré les règles manquantes sur les renforts à prévoir pendant les périodes de forte affluence, puis affiné les consignes données à ChatGPT Work.

ChatGPT Work produit désormais un planning complet pour cet établissement. La responsable le vérifie, l’ajuste si nécessaire et le saisit dans le système de planification du restaurant. Ted estime qu’une meilleure planification pourrait à terme réduire les coûts du personnel payé à l’heure d’un à deux points de pourcentage du chiffre d’affaires sur l’ensemble des trois restaurants. Cela pourrait dégager entre 50 000 et 100 000 $ de trésorerie disponible supplémentaire par an, à consacrer à des hausses de salaire, des primes, des investissements dans l’entreprise ou une augmentation des distributions de bénéfices.

Ted utilise aussi ChatGPT Work pour la gestion quotidienne, de l’élaboration de politiques RH au rapprochement de caisse, en passant par la gestion des demandes de fournitures et de réparations. 

Lorsque le Nouveau-Mexique a commencé à exiger des restaurants une procédure écrite pour les incidents impliquant des fluides corporels, Ted a utilisé ChatGPT pour en rédiger une première version en une trentaine de secondes. Quand Ted a eu besoin d’une politique sur les réseaux sociaux pour son livret du personnel, ChatGPT l’a aidé à rédiger rapidement des consignes qu’un cabinet RH externe a ensuite validées sans aucune modification.

Ted utilise ChatGPT Work pour effectuer le rapprochement mensuel de caisse de ses trois restaurants. Il importe les données des transactions en espèces et les relevés bancaires de chaque établissement, puis ChatGPT Work compare les transactions aux dépôts correspondants. Le rapprochement mensuel prenait auparavant trois heures ; il ne prend plus que 5 à 10 minutes. Il a également économisé quatre heures de travail manuel à chaque cycle de paie en utilisant ChatGPT Work pour synthétiser les éléments de paie.

Pour assurer le bon fonctionnement des restaurants, Ted a aussi utilisé ChatGPT Work pour créer un portail web où les employés peuvent demander des fournitures ou des réparations. Le portail l’avertit via une adresse e-mail dédiée et suit l’état de chaque demande.

La façon dont Ted utilise ChatGPT Work est à la portée de tout dirigeant de petite entreprise. Il fournit à ChatGPT les mêmes données et consignes que celles qu’il utiliserait pour prendre une décision, puis compare le résultat à ce qu’il aurait fait lui-même. À mesure qu’il gagne confiance dans les résultats, il étend son utilisation à d’autres tâches de l’entreprise, en vérifiant toujours les résultats avant de les mettre en pratique.

Pour Ted, la valeur de ChatGPT Work va au-delà des heures gagnées. Il peut désormais mener des analyses qu’il aurait autrement pu laisser de côté et consacrer plus de temps aux clients, aux employés et au développement de son entreprise.