Polimill bâtit l’infrastructure publique d’IA nouvelle génération

Polimill a débuté avec Surfvote, une plateforme où les citoyens peuvent échanger leurs points de vue sur la politique et la société. En travaillant avec les collectivités locales, l’entreprise a constaté un problème structurel : accaparées par les tâches quotidiennes, les équipes du secteur public avaient peu de temps pour intégrer la voix des citoyens aux politiques publiques.

Pour élargir la participation citoyenne, Polimill devait d’abord rendre le travail administratif lui-même plus efficace. L’entreprise a commencé à créer une plateforme d’IA générative pour les processus du secteur public et a lancé QommonsAI en octobre 2024. Aujourd’hui, QommonsAI fournit des IA spécialisées dans des domaines tels que les réponses aux assemblées, les services publics, l’aide sociale et la recherche juridique. Environ 1 050 municipalités et 550 000 agents publics l’utilisent désormais dans tout le Japon. Fondé sur la technologie d’OpenAI, QommonsAI évolue au-delà d’un outil de productivité pour devenir ce que Polimill considère comme un système d’exploitation public destiné au travail municipal au Japon.

La fragmentation des données constituait l’un des principaux obstacles à l’introduction de l’IA générative dans l’administration. Chaque municipalité possède ses propres processus et formats de documents, tandis que les archives sont dispersées. Par exemple, préparer des réponses pour une assemblée peut nécessiter l’examen manuel de plusieurs années de procès-verbaux afin de vérifier leur cohérence avec la politique préfectorale. Même le modèle d’IA le plus performant ne peut fournir d’informations pratiques si les données sous-jacentes ne sont pas organisées.

Polimill a recueilli et normalisé des procès-verbaux d’assemblées de tout le Japon, puis utilisé l’IA pour ajouter des métadonnées et créer une base de recherche très précise, utilisable entre différentes municipalités et périodes.

L’entreprise a étendu cette structure au-delà des assemblées, notamment à l’aide sociale, au droit et à d’autres domaines administratifs. En réunissant les données spécialisées et l’IA sur une même plateforme et en les rendant consultables depuis une interface commune, QommonsAI transforme des informations administratives dispersées en connaissances utilisables au quotidien. Cette structure fonde la vision de Polimill : faire de QommonsAI une plateforme commune aux administrations.

Les modèles GPT d’OpenAI sont au cœur de QommonsAI. Dans le secteur public, la gestion de l’information et la capacité à répondre aux audits sont essentielles. QommonsAI comprend des contrôles opérationnels qui permettent aux administrateurs de consulter l’historique d’utilisation des fonctionnalités et de limiter les modèles disponibles selon la politique de l’organisation.

Parallèlement, Masahiro Wakabayashi, directeur de l’IA de Polimill, cite la polyvalence et la notoriété des modèles GPT comme principales raisons de leur adoption. La grande notoriété de ChatGPT est importante lorsque les agents publics doivent utiliser un nouvel outil après son déploiement. Même sans connaître les termes techniques ou le nom d’autres modèles, savoir que le système repose sur la technologie largement utilisée de ChatGPT réduit l’obstacle initial à son adoption.

Selon Polimill, les modèles GPT sont l’option la plus souvent choisie pour le travail quotidien dans la fonctionnalité de conversation générale de QommonsAI. De la lecture de fichiers à l’assistance aux échanges quotidiens, la capacité de GPT à répondre de manière fiable à un large éventail de demandes professionnelles avec un seul modèle aide QommonsAI à s’implanter sur le terrain.

La technologie d’OpenAI a également transformé le processus de développement de Polimill. L’entreprise a adopté Codex dans l’ensemble du processus, de la définition des exigences aux tests, en passant par la vérification de la cohérence avec le code GitHub existant et l’implémentation. Les ingénieurs peuvent se concentrer sur l’examen des plans produits par l’IA et les décisions stratégiques, tandis que l’IA réalise de façon autonome une plus grande partie de l’implémentation.

Grâce à la rapidité du codage par l’IA et à la poursuite des tâches en arrière-plan, la vitesse de développement a été multipliée par 3 à 5. Selon Wakabayashi, le cycle de validation consistant à créer des prototypes, à les présenter aux équipes municipales et à recueillir leurs commentaires s’est considérablement accéléré.

L’accompagnement pratique d’OpenAI a encore accéléré ce travail. Cette collaboration comprend le partage des meilleures pratiques issues d’exemples internationaux avancés, la fourniture d’informations adaptées à Polimill et une aide à la conception du processus de développement lui-même, notamment pour déterminer les étapes confiées à l’IA et celles où une intervention et une responsabilité humaines sont nécessaires.

À mesure que les modèles et leurs capacités évoluent, les pratiques de développement assisté par l’IA continuent elles aussi de changer. Il est difficile pour chaque entreprise de suivre les exemples internationaux avancés et de les intégrer à sa propre organisation d’ingénierie. Wakabayashi estime que la possibilité de continuer à apprendre auprès d’OpenAI et d’appliquer ces enseignements au sein de Polimill est aussi précieuse que les performances de l’API elle-même.

Avec la technologie d’OpenAI en son cœur, Polimill a continué à développer QommonsAI pour en faire une plateforme dédiée au travail municipal. Principaux résultats en matière d’adoption et d’utilisation :

• Environ 1 050 municipalités et 550 000 agents publics utilisent QommonsAI dans tout le Japon.
• Polimill a créé une infrastructure qui unifie les procès-verbaux d’assemblées et les informations administratives dispersées dans tout le Japon, puis les rend consultables entre organisations.
• Codex et l’accompagnement pratique d’OpenAI ont accéléré les cycles de validation et d’implémentation, multipliant par 3 à 5 la vitesse de développement.
• Le raisonnement avancé des modèles GPT a aidé les employés moins expérimentés à utiliser l’IA et les informations administratives accumulées pour rédiger des propositions de politiques publiques d’une qualité proche de celles des agents chevronnés.

La valeur de QommonsAI va au-delà d’une recherche d’informations plus rapide. Lors des validations de Polimill, des employés moins expérimentés ont utilisé l’IA et les informations administratives accumulées pour rédiger des propositions de politiques publiques, qui ont reçu des évaluations proches de celles des agents expérimentés.

Dans le même temps, les propositions des agents expérimentés ont continué à recevoir les meilleures évaluations. Selon l’analyse de Polimill, cette différence provenait des connaissances tacites : un jugement pratique absent des manuels, comme les procédures requises pour concrétiser une proposition de politique publique ou les préoccupations que peuvent avoir les habitants.

Polimill prévoit d’enregistrer la manière dont les agents chevronnés demandent à l’IA d’effectuer des recherches et révisent ses résultats, afin de transformer en connaissances organisationnelles un jugement qui n’avait jamais été documenté. Plutôt que de remplacer les employés qualifiés par l’IA, l’objectif est d’amplifier leurs capacités et de transmettre leur savoir-faire à la génération suivante. QommonsAI peut servir de fondement au transfert de connaissances que Polimill envisage pour l’administration.

À l’automne 2026, Polimill prévoit le déploiement complet de Qommons ONE, une boutique où des entreprises externes pourront proposer des applications aux municipalités. Au centre se trouvera un super-agent réunissant plusieurs systèmes d’IA spécialisés et des applications du secteur privé. Les utilisateurs pourront indiquer un objectif, puis le système fera appel aux IA ou applications nécessaires pour produire des livrables concrets, de la recherche aux présentations.

Pour concrétiser cette vision, Polimill considère comme des fondements importants la polyvalence des capacités d’entrée et de sortie des modèles GPT ainsi que le savoir-faire accumulé par OpenAI dans le développement d’agents. OpenAI soutient également le développement au moyen de validations techniques et d’exemples individuels. Alors que les modèles et les méthodes de développement continuent d’évoluer, Wakabayashi voit un intérêt majeur à collaborer étroitement avec OpenAI pour intégrer les connaissances les plus récentes à Polimill.

En intégrant rapidement ces enseignements au développement, Polimill peut continuer à faire évoluer Qommons ONE. Son ambition dépasse l’efficacité administrative. Le temps libéré par l’IA peut permettre aux agents publics d’écouter plus attentivement la voix des citoyens et de mieux les accompagner. Ce système d’exploitation public représente l’avenir de l’administration auquel œuvre Polimill.

Alors que se profile une infrastructure publique nouvelle génération où administrations, entreprises et citoyens sont reliés par l’IA, le travail de Polimill ne fait que commencer.