Comment Gilbert + Tobin encadre et déploie l’IA avec OpenAI

Gilbert + Tobin est l’un des principaux cabinets australiens de droit des affaires, reconnu pour son expertise des marchés de capitaux, des fusions-acquisitions, des litiges et des technologies. L’activité du cabinet repose sur une expertise spécialisée, un jugement rigoureux et le traitement sécurisé d’informations sensibles.

Lorsque l’IA générative a commencé à transformer le travail intellectuel, Gilbert + Tobin y a vu une occasion, non pas de changer sa manière de fournir des conseils juridiques, mais d’améliorer la qualité du travail opérationnel qui les sous-tend. Le cabinet a entrepris de doter chaque équipe opérationnelle d’outils plus performants pour la recherche, la rédaction et l’analyse, tout en préservant la gouvernance et la responsabilité professionnelle attendues par ses clients.

ChatGPT Enterprise a d’abord été proposé aux équipes opérationnelles, afin de tester des cas d’usage concrets dans un environnement contrôlé. Son adoption s’est ensuite étendue au marketing, au développement commercial, au recrutement, à la finance, aux technologies, à la transformation de l’entreprise et à certaines activités juridiques. Tout au long de ce déploiement, l’accent est resté placé sur le fonctionnement du cabinet, et non sur le remplacement du jugement professionnel au cœur de ses services juridiques.

Avec Codex, le cabinet va encore plus loin, passant d’une IA qui aide les personnes à accomplir des tâches distinctes à une IA qui exécute des étapes définies dans des processus plus vastes.

L’engagement visible de la direction a contribué à rendre l’adoption de l’IA pertinente et légitime dans tout le cabinet. Le PDG Sam Nickless a présenté ChatGPT aux collaborateurs à l’aide d’exemples tirés de son propre travail. Son message, « Utiliser l’IA, ce n’est pas tricher », l’a positionnée comme un outil supplémentaire permettant aux collaborateurs d’exercer leur jugement, plutôt que comme un raccourci inapproprié. D’autres cadres dirigeants sont devenus des utilisateurs actifs et ont partagé des exemples avec leurs équipes.

Gilbert + Tobin a associé ce soutien de la direction à un accompagnement propre à chaque fonction. Plutôt que de s’appuyer sur une formation générique, l’équipe de transformation de l’entreprise a participé aux réunions des différentes équipes pour présenter des processus adaptés au marketing, à la finance, au recrutement, aux opérations et à d’autres fonctions. Des vidéos internes, des démonstrations, des défis et des témoignages sur des cas d’usage ont aidé les collaborateurs à suivre le rythme à mesure que ChatGPT acquérait de nouvelles fonctionnalités.

Le cabinet n’a pas imposé d’objectifs d’utilisation. Il s’est attaché à montrer aux collaborateurs ce que la technologie pouvait accomplir, tout en les maintenant responsables du résultat. En juin 2026, 87 % des comptes activés étaient utilisés, soit plus du double du taux d’adoption habituellement observé par Gilbert + Tobin pour d’autres outils. Les utilisateurs actifs comprenaient des associés et des collaborateurs extérieurs à la fonction technologique.

Gilbert + Tobin traite des informations confidentielles sur ses clients et ses activités, notamment des informations soumises à diverses exigences de la clientèle. Le déploiement de son IA s’est appuyé sur des consignes claires concernant les tâches autorisées, les données que les collaborateurs pouvaient saisir et la manière dont les résultats devaient être vérifiés. Le cabinet a également évalué les protections contractuelles, l’accès fondé sur les rôles, les exigences de traitement des données et les contrôles administratifs.

Le passage à un environnement OpenAI avec résidence des données en Australie a donné à Gilbert + Tobin davantage de confiance pour élargir l’accès tout en respectant les exigences internes et les attentes des clients.

ChatGPT accompagne désormais plusieurs fonctions de l’entreprise. Il a ramené d’environ quatre heures à une vingtaine de minutes une tâche de recherche et d’extraction de données liée au recrutement. Un processus distinct de traitement des références permet d’économiser environ 25 minutes par candidat, au profit d’une équipe qui gère d’importants volumes de recrutement.

Les équipes de marketing et de développement commercial utilisent ChatGPT pour synthétiser les supports de présentation antérieurs et adapter leurs réponses aux nouvelles opportunités. Le cabinet produit 400 à 500 présentations commerciales par an, et ChatGPT aide les équipes à préparer leur contenu plus rapidement tout en améliorant sa qualité et sa conformité aux normes rédactionnelles du cabinet. Les équipes utilisent également la recherche approfondie pour étayer les rapports sectoriels ainsi que les stratégies par secteur, par client et de développement commercial.

Les équipes financières utilisent ChatGPT pour travailler sur des feuilles de calcul et analyser des données. Les équipes technologiques l’emploient pour la documentation, les scripts, les supports de formation et les directives internes. Les avocats qui utilisent ChatGPT s’en servent pour la dimension opérationnelle de leur travail, tandis que nos processus propres au domaine juridique sont pris en charge par des plateformes approuvées, telles que Harvey, qui repose sur l’IA. Dans tous ces cas d’usage, les collaborateurs restent responsables du cadrage de la tâche, de la vérification des résultats, de l’exercice de leur jugement professionnel et de l’approbation du livrable final.

Un cas d’usage particulier de ChatGPT est un GPT personnalisé qui aide les cadres dirigeants à éprouver leurs idées avant de solliciter le PDG. Élaboré à partir d’exemples approuvés des écrits, priorités, antécédents professionnels, retours et contexte d’entreprise de Nickless, il agit comme un « jumeau numérique » du PDG sans prendre de décisions à sa place ni parler en son nom.

Codex a aidé Gilbert + Tobin à effectuer des tâches opérationnelles définies et composées de plusieurs étapes, sous supervision humaine. Par exemple, il a préparé des rapports d’audit portant sur 300 entités, évitant une journée entière de travail manuel sur l’ensemble du processus. Codex a également vérifié et renommé 1 100 fichiers avant leur importation dans un autre système, remplaçant un travail qui aurait auparavant pris plusieurs jours.

Ces exemples montrent comment le cabinet applique Codex à des tâches irrégulières ou dont l’automatisation par des processus conventionnels et reproductibles serait difficile à justifier. L’équipe de transformation de l’entreprise a également utilisé Codex pour convertir des exigences et une spécification existante en une application Python fonctionnelle.

Gilbert + Tobin s’est servi de Codex pour contribuer à la création d’un processus fondé sur l’IA pour certains contrôles relatifs aux conflits, à la lutte contre le blanchiment d’argent, aux personnes politiquement exposées et à la connaissance client. Il effectue les étapes de recherche et de traitement, puis produit un rapport qui est examiné et validé par une personne. Certains contrôles qui prenaient auparavant jusqu’à huit heures peuvent désormais être réalisés en quelques minutes.

Au sein de la fonction technologique, un membre de l’équipe DevOps a utilisé Codex pour créer une « tour de contrôle » surveillant l’environnement AWS du cabinet. Elle centralise les signaux opérationnels, facilite le diagnostic et les mesures correctives, et transmet les problèmes qui nécessitent une intervention humaine.

Gilbert + Tobin entend élargir l’accès à ChatGPT Work et à Codex à mesure qu’il met en place les contrôles nécessaires à une utilisation plus étendue. À plus long terme, le cabinet ambitionne de créer un environnement de travail interconnecté, dans lequel les collaborateurs pourront utiliser ChatGPT pour accéder au contexte organisationnel approuvé, effectuer des tâches opérationnelles et produire des livrables finalisés sans devoir passer manuellement d’un système à l’autre.