The Den ahorra 10-15 horas semanales con ChatGPT Work

The Den Family Social⁠(se abre en una ventana nueva) es un club social de Denver que combina hostelería, comunidad, trabajo y juego para ofrecer a madres y padres un lugar donde sentirse ellos mismos y donde sus hijos también sean bienvenidos. El negocio nació de la experiencia de su fundadora, Chandler Lipe, al convertirse en madre y de su convicción de que madres y padres merecen espacios de calidad que les inspiren y estén pensados para su bienestar.

Cuando The Den comenzó las obras y los preparativos para abrir un segundo local, Chandler recurrió a ChatGPT Work para gestionar la creciente carga administrativa. Ahora, su pequeño equipo ahorra entre 10 y 15 horas a la semana y prepara solicitudes de licencias y subvenciones en horas en lugar de días. Esto les da más capacidad para crecer sin dejar de centrarse en las familias a las que atienden.

Para abrir su segundo local, el equipo de The Den tuvo que poner en práctica los conocimientos y la experiencia adquiridos con el primero. Con los plugins de Gmail, Slack y Google Drive, pidieron a ChatGPT Work que recopilara y analizara información de todo el negocio y propusiera los siguientes pasos.

Ahora, la planificación es más organizada, fácil de repetir y rápida, aunque el equipo sigue revisando los resultados de ChatGPT Work para comprobar su exactitud y tomando las decisiones finales.

Un ejemplo es la solicitud de la segunda licencia de The Den para vender bebidas alcohólicas. Cuando de pronto quedó libre una fecha anterior para la audiencia, The Den utilizó ChatGPT Work para reunir rápidamente los documentos, identificar qué faltaba y convertir los archivos a los formatos requeridos.

The Den utiliza el mismo flujo de trabajo para aprovechar convocatorias de subvenciones con plazos ajustados. Solicitar subvenciones lleva ahora dos horas, frente a los tres días de antes, lo que se traduce en más oportunidades para impulsar el crecimiento de The Den.

El equipo directivo de The Den también utiliza ChatGPT para analizar cuestiones y elaborar propuestas antes de plantear los problemas al grupo. Chandler calcula que esto le ahorra unas 7 horas semanales de conversaciones para explorar ideas, lo que le permite centrarse en tomar decisiones.

Por ejemplo, Brooke, responsable de programación y colaboraciones de The Den, quería gestionar las colaboraciones con criterios más uniformes a medida que crecía el negocio. Abordó el problema con ChatGPT, compartiendo lo que sabía sobre qué colaboraciones funcionaban, cuáles no y por qué. El resultado fue una propuesta para estructurar las colaboraciones que el equipo directivo pudiera revisar.

The Den aplica también este enfoque al análisis financiero y a la planificación operativa. Maia, la directora general, reunió los informes financieros de contabilidad y los datos de ventas e inventario de los sistemas de punto de venta. Después utilizó ChatGPT para organizar esa información y obtener una visión clara del negocio que facilita la previsión de las necesidades de inventario y las decisiones sobre cómo deben gestionarse las compras y los sistemas de ambos locales.

A medida que el club se expande, Chandler dedica mucho tiempo a desplazarse entre locales y reuniones. Está empezando a usar ChatGPT Voz para aprovechar los desplazamientos y trabajar de forma productiva: explicar de viva voz qué quiere decir en un correo para que ChatGPT lo redacte, anotar tareas pendientes tras una reunión u organizar una idea mientras aún la tiene fresca. Después puede revisar el trabajo y enviarlo cuando esté lista, en lugar de volver a su escritorio con una lista cada vez más larga de tareas pendientes.

The Den también tiene previsto explorar Codex para crear sistemas más personalizados, como una aplicación para que los socios registren su llegada y se inscriban en clases, mejores conexiones entre sus sistemas de punto de venta y alertas de Slack que mantengan conectado al equipo de los distintos locales.

Todo este trabajo responde al motivo por el que Chandler fundó The Den: ofrecer a madres y padres un lugar donde sentirse ellos mismos y donde sus hijos sean igual de bienvenidos.