Promega adopta ChatGPT en el seno de la empresa para agilizar las actividades de Producción, Ventas y Marketing

Promega⁠(se abre en una ventana nueva) es una empresa líder en el sector de las ciencias biológicas que desarrolla reactivos y sistemas integrados para fines de investigación y de tecnología aplicada. Empresas de todo el mundo confían en sus productos, que han ayudado a avanzar notablemente en disciplinas como el estudio de nuevos tratamientos, la investigación clínica y la medicina legal.

La amplia adopción de ChatGPT ha ayudado a Promega a acelerar la fabricación de productos de calidad para el ecosistema biotecnológico, una iniciativa que ha empezado en las capas más altas de la empresa. «Llevamos la innovación en la sangre, y en el futuro nos centraremos en desarrollar soluciones aprovechando mejor las ideas y las competencias de nuestra plantilla», explica Bill Linton, director ejecutivo de Promega. «La inteligencia artificial conecta perfectamente con esta visión, ya que nos permite explorar mejor nuestras habilidades».

Todo empezó cuando Poncho Meisenheimer, vicepresidente de Investigación y Desarrollo de Promega, enseñó ChatGPT a Bill Linton. 

Linton vio al instante el potencial de la aplicación para ayudar a sus empleados a gestionar los miles de productos y las más de 60 000 cuentas de la empresa: «Me imaginé a nuestros departamentos usando ChatGPT para diseñar productos, pidiéndole asesoramiento o aprovechándolo para aumentar su productividad», explica Linton.

Tras la luz verde de Linton, el entusiasmo por ChatGPT se contagió a toda la empresa, que decidió lanzar un programa piloto para identificar posibles aplicaciones. En la actualidad, ChatGPT está perfectamente integrado en los procesos de Promega, que cuenta con más de 1400 GPT personalizados que se usan en el 80 % de la empresa.

Las operaciones del área de Producción de Promega son complejas. Cuando se fabrican 4000 productos, se necesita una buena previsión para actuar de forma ágil. Los clientes, además, expresan necesidades muy específicas, lo cual no hace sino agravar un proceso ya de por sí muy complejo. 

ChatGPT ayuda a la plantilla de Promega a anticipar estas necesidades. Kristen Yetter, directora general de Promega, usa ChatGPT para hacer una previsión de los plazos y costes asociados a la sustitución de equipos. «ChatGPT describe los supuestos en los que se basan sus previsiones de plazos y costes, que yo luego puedo modificar», explica Yetter. «En cuestión de minutos, tengo una previsión anual de la inversión que necesito para sustituir los equipos obsoletos».

Otros cargos han diseñado GPT personalizados para recopilar información compleja más rápido. «Ayudo a los clientes a desarrollar ensayos personalizados», explica Caitlin Stalling, investigadora de Promega. «Para diseñar estos proyectos, a menudo tengo que recopilar las especificaciones de las proteínas a partir de distintas bases de datos. Mi GPT personalizado, que recurre a API públicas en segundo plano, recopila la información relevante en cuestión de segundos indicándole tan solo el nombre de la proteína. Esto agiliza mucho el proceso».

Los integrantes del equipo de Control de Calidad de Promega han conseguido automatizar las solicitudes y respuestas de los clientes con un GPT personalizado que se integra con su flujo de trabajo en Power Automate. «Con esta solución asistida por IA, damos respuestas puntuales y precisas a más de 250 encuestas sobre calidad al año», asegura Abigail David, directora del departamento de Control de Calidad. «La automatización reduce la carga de trabajo interna en más de 600 horas anuales y brinda a nuestros clientes documentación clave, como certificaciones y políticas sobre calidad sin apenas esfuerzo».

Los equipos de Ventas y Marketing de Promega también buscaban fórmulas para agilizar su carga de trabajo, teniendo en cuenta el extenso catálogo de productos de la empresa. A tal fin, desarrollaron GPT personalizados para escalar sus iniciativas de marketing con soluciones como: 

• My Prospecting Pal GPT, que identifica rápidamente la información clave sobre un cliente potencial y sugiere productos Promega que pudieran interesarle. «El GPT es capaz de sugerir iniciativas de investigación que podrían beneficiarse de los productos de Promega, o incluso destacar los intereses que tienen en común el vendedor y el cliente potencial para entablar una conversación más natural y fluida». Gracias a GPT, el tiempo que dedicamos al análisis de clientes potenciales se ha reducido entre 1 y 4 horas por cliente. Ahora podemos centrarnos más en reforzar las relaciones comerciales», asegura Franchestia Flennory, gestora de cuentas de Promega. 
• Email Marketing Strategist GPT, que reduce a la mitad el tiempo que va desde la creación de contenidos hasta el lanzamiento de la campaña. En cuestión de meses, se redactaron miles de correos electrónicos publicitarios en la mitad del tiempo habitual. El resultado es una reducción de 135 horas de trabajo. «El tiempo que nos ahorramos acordando la estrategia de los correos electrónicos podemos dedicarlo a la experiencia del usuario», afirma Kari Siegenthaler, coordinadora de marketing de Promega. «No recuerdo la última vez que escribí un correo sin usar este GPT».

Según Promega, el éxito de la adopción de su ChatGPT se debe al enfoque proactivo y centrado en datos de la directiva, que se ha orquestado a través de su Consejo Asesor en materia de IA.

Encabezado por altos directivos de distintos departamentos, este grupo lideró iniciativas para fomentar la adopción de la IA y la experimentación, lo que se tradujo en multitud de conclusiones clave que el equipo pudo trasladar a otros departamentos: 

• Concede a tus equipos licencias suficientes para que puedan desatar su creatividad. A continuación, destina más recursos a los que obtengan mejores resultados.
• Supervisa el uso que se hace en la empresa para detectar a tiempo aplicaciones que puedan tener un impacto en la organización.
• Organiza talleres y reuniones con regularidad para que resulte más ameno familiarizarse con la IA.
• Refuerza la confianza de la plantilla con datos: Promega descubrió que incluso los empleados que daban instrucciones básicas a ChatGPT rendían mejor que quienes no usaban la herramienta.
• La directiva tiene que dar ejemplo usando ChatGPT con asiduidad.

Promega tiene intención de seguir promoviendo el uso de la inteligencia artificial entre sus departamentos. «Nuestra visión es integrar todos nuestros procesos con ChatGPT y el resto de herramientas asistidas por IA», asegura Linton.

Con la mirada puesta en el futuro, admite que el dominio de la inteligencia artificial será un factor diferencial en las ciencias biológicas, un sector sujeto a una alta competitividad. «Nuestra capacidad de dominar la IA constituirá una ventaja muy poderosa, en especial a la hora de desarrollar herramientas que ayuden a los investigadores a explorar avances significativos en la investigación y la innovación».