The Den ahorra 10-15 horas semanales con ChatGPT Work

The Den Family Social⁠(se abre en una nueva ventana) es un club social en Denver que combina hospitalidad, comunidad, trabajo y juego para ofrecer a madres y padres un lugar donde puedan sentirse ellos mismos y donde sus hijos también sean bienvenidos. El negocio nació de la experiencia de su fundadora, Chandler Lipe, al convertirse en madre y de su convicción de que madres y padres merecen espacios de calidad, inspiradores y diseñados para su bienestar.

Cuando The Den inició la construcción y los preparativos para abrir un segundo local, Chandler recurrió a ChatGPT Work para gestionar la creciente carga administrativa. Su pequeño equipo ahora ahorra entre 10 y 15 horas a la semana y prepara solicitudes de licencias y subvenciones en horas en lugar de días, lo que le da más capacidad para crecer sin dejar de centrarse en las familias a las que atiende.

Para abrir su segundo local, el equipo de The Den tuvo que poner en práctica los conocimientos y la experiencia adquiridos en el primero. Con los plugins de Gmail, Slack y Google Drive, le pidieron a ChatGPT Work que recopilara y analizara información de todo el negocio y propusiera los siguientes pasos.

Ahora, la planificación es más organizada, rápida y fácil de replicar. El equipo sigue verificando la precisión de los resultados de ChatGPT Work y tomando las decisiones finales.

Un ejemplo es la segunda solicitud de licencia para vender alcohol de The Den. Cuando surgió de pronto la oportunidad de adelantar la audiencia, The Den usó ChatGPT Work para reunir rápidamente los documentos, identificar qué faltaba y convertir los archivos a los formatos requeridos.

The Den usa el mismo flujo de trabajo para responder a convocatorias de subvenciones con plazos ajustados. Solicitar subvenciones ahora toma dos horas en lugar de tres días, lo que significa más oportunidades para apoyar el crecimiento de The Den.

El equipo directivo de The Den también usa ChatGPT para analizar preguntas y desarrollar propuestas antes de presentar los problemas al grupo. Chandler calcula que esto le ahorra unas 7 horas semanales de conversaciones exploratorias, lo que le permite centrarse en tomar decisiones.

Por ejemplo, Brooke, responsable de programación y alianzas de The Den, buscaba una forma más consistente de gestionar las alianzas a medida que crecía el negocio. Analizó el problema con ChatGPT y compartió lo que sabía sobre qué alianzas habían funcionado, cuáles no y por qué. El resultado fue una propuesta de estructura para las alianzas que el equipo directivo podría revisar.

The Den también aplica este enfoque al análisis financiero y la planificación operativa. Maia, la gerente general, reunió informes financieros del contador, así como datos de ventas e inventario de los sistemas de punto de venta. Luego usó ChatGPT para organizar esa información y obtener una visión clara del negocio que facilita la previsión de las necesidades de inventario y las decisiones sobre cómo gestionar las compras y los sistemas en ambos locales.

A medida que el club se expande, Chandler dedica una parte importante de su tiempo a trasladarse entre locales y reuniones. Está empezando a usar ChatGPT Voz para aprovechar sus traslados y avanzar en el trabajo: explicar en voz alta un correo para que ChatGPT lo redacte, registrar tareas de seguimiento de una reunión u organizar una idea mientras aún la tiene fresca. Después puede revisar el trabajo y enviarlo cuando esté lista, en vez de volver a su escritorio con una lista de pendientes cada vez más larga.

The Den también planea explorar Codex para crear sistemas más personalizados, como una app para que los miembros registren su llegada y se inscriban en clases, mejores conexiones entre sus sistemas de punto de venta y alertas de Slack que mantengan conectado al equipo de ambos locales.

Todo este trabajo responde al motivo por el que Chandler fundó The Den: ofrecer a madres y padres un lugar donde puedan sentirse ellos mismos y donde sus hijos también sean bienvenidos.