ChatGPT‑এর মাধ্যমে Plex Coffee দ্রুত, ব্যক্তিগত সেবা প্রদান করে

Plex Coffee তিনটি প্রতিশ্রুতিকে কেন্দ্র করে গড়ে উঠেছে: সাশ্রয়ী মূল্য, সুবিধা এবং একটি আন্তরিক কমিউনিটি. প্রযুক্তি শিল্প থেকে অনুপ্রেরণা নিয়ে, সহ-প্রতিষ্ঠাতা ফিলিপ চেং এবং ম্যাক্স ক্যাম্প ক্যাফেগুলো একটি লিন স্টার্টআপের মানসিকতা নিয়ে পরিচালনা করতেন. “নিয়োগ থেকে সাপ্লাই চেইন পর্যন্ত, যে প্রতিটি প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করা সম্ভব ছিল, তা স্বয়ংক্রিয় করা হয়েছিল,” চেং বলেন.

কিন্তু Plex এক ক্যাফে থেকে চারটিতে বিস্তৃত হওয়ার সঙ্গে সঙ্গে, প্রতিষ্ঠাতারা নতুন চ্যালেঞ্জের মুখোমুখি হন যা প্রচলিত অটোমেশন সমাধান করতে পারত না. ChatGPT Business ছিল স্বাভাবিক সমাধান.

প্রথম দিকের নিয়োগপ্রাপ্তরা সরাসরি প্রতিষ্ঠাতাদের দ্বারা প্রশিক্ষিত হয়েছিলেন, কিন্তু আরও বেশি বারিস্তা ও স্টোর ম্যানেজার যোগ দিতে থাকায়, উপস্থিতি এবং প্রতিটি অতিথির প্রতি ব্যক্তিগত মনোযোগের উপর ভিত্তি করে গড়ে ওঠা একটি সংস্কৃতি বজায় রাখা আরও কঠিন হয়ে পড়ে.

“যখন ম্যাক্স আর আমি এটা শুরু করেছিলাম, তখন আমরাই কাউন্টারের পেছনে ছিলাম. আমরা যে প্রতিটি নতুন বারিস্তাকে প্রশিক্ষণ দিয়েছি, তাদের প্রত্যেককে আমরা ব্যক্তিগতভাবে দেখিয়েছি কিভাবে গ্রাহকদের সঙ্গে যোগাযোগ করতে হয়, কিভাবে বিভিন্ন পানীয় তৈরি করতে হয়, দোকানের সমস্যাগুলো কিভাবে সামলাতে হয়,” চেং বলেন. “কিন্তু তারপর আমাদের আকার বড় হতে থাকলে, নতুন নিয়োগপ্রাপ্তদের মধ্যে সেই একই সংস্কৃতি গেঁথে দেওয়া আরও কঠিন হয়ে উঠছিল.”

Plex প্রসারিত হওয়ার সঙ্গে সঙ্গে দুটি সমস্যা দেখা দেয়: জ্ঞান ভাগাভাগি খণ্ডিত হয়ে পড়া এবং প্রশিক্ষণে অসামঞ্জস্য. খণ্ডকালীন কর্মীরা পালাক্রমে শিফটে কাজ করায়, WhatsApp গ্রুপে রুটিন প্রশ্নের পরিমাণ বেড়ে যায়: নির্দিষ্ট কিছু জিনিস কোথায় পাওয়া যাবে এবং কোনো প্রক্রিয়ার বিস্তারিত. “আমরা জ্ঞান শেয়ার করা নিয়ে ক্রমেই বেশি সমস্যায় পড়ছিলাম, আর তার ফলে WhatsApp-এ বার্তার বন্যা বয়ে যাচ্ছিল…স্টোর ম্যানেজাররা মনোযোগ দিয়ে কাজ করার সময় থেকে বারবার বিচ্যুত হচ্ছিলেন,” চেং ব্যাখ্যা করেন.

প্রশিক্ষণকে মানসম্মত করা আরও কঠিন হয়ে উঠেছিল. কর্মীদের সংখ্যা বাড়ার সঙ্গে সঙ্গে, স্টোর ম্যানেজাররা নতুন নিয়োগপ্রাপ্তদের সংস্কৃতি ও গ্রাহক অভিজ্ঞতা শেখানোর জন্য কম সময় পেতেন. চেং 25-পৃষ্ঠার একটি হ্যান্ডবুক বিতরণ করার চেষ্টা করেছিলেন, কিন্তু “আসলে কেউই সেটির সঙ্গে সম্পৃক্ত হচ্ছিল না.”

Plex Notion-এ তাদের জ্ঞানভান্ডার কেন্দ্রীভূত করে শুরু করেছিল, কিন্তু তারা এক পর্যায়ে আটকে গেল. “কীওয়ার্ড সার্চ তেমন ভালোভাবে কাজ করে না, কারণ প্রত্যেকে তারা যা খুঁজছেন তা বর্ণনা করতে ভিন্ন ভিন্ন শব্দ ব্যবহার করেন,” চেং বলেন.

দলটি Notion কানেক্টর সক্রিয় করেছিল, যা ChatGPT‑কে আপনার Notion ফাইল এবং উইকি থেকে প্রাসঙ্গিক তথ্য ব্যবহার করে উত্তর দিতে সক্ষম করে, যাতে কর্মীরা স্বাভাবিক ভাষায় তাদের যা দরকার তা শুধু জিজ্ঞাসা করতে পারে.

“এতে নির্দিষ্ট কিছু বিষয়ে আমাদের WhatsApp মেসেজ 50%-এরও বেশি কমে গেছে, কারণ মানুষ জানে কোথায় কী খুঁজে পেতে হবে,” চেং বলেন. কর্মীরা স্টোরের iPad ব্যবহার করে ChatGPT‑এর সঙ্গে কথা বলেন. ফিরে পাওয়া মনোযোগ Plex যে বিষয়গুলোকে সবচেয়ে বেশি মূল্য দেয় সেগুলোতে ব্যয় হচ্ছে: কমিউনিটি এনগেজমেন্ট এবং ইভেন্ট, যা পরিচালনা করার জন্য স্টোর ম্যানেজারদের এখন সময় আছে.

ChatGPT Business-এর মাধ্যমে, চেং তার 25-পৃষ্ঠার হ্যান্ডবুকটি নতুনভাবে কাজে লাগাতে পেরেছিলেন: “আমি এই হ্যান্ডবুকটি একটি কাস্টম GPT‑তে আপলোড করেছি, যা আমি আমাদের অনবোর্ডিং ইমেলে শেয়ার করি.” GPT‑কে কোম্পানির মূল মূল্যবোধের পাশাপাশি Plex কোথা থেকে তার কফি সংগ্রহ করে সে ধরনের প্রযুক্তিগত নির্দিষ্ট তথ্য শেখানোর জন্য প্রম্পট করা হয়েছে.

“শুধু তথ্য ঢেলে দেওয়ার পরিবর্তে, এটি কথোপকথনের মাধ্যমে আকর্ষণীয়ভাবে তা উপস্থাপন করে,” চেং বলেন. এর মানে জ্ঞান আরও ভালোভাবে মনে থাকে এবং স্টোর ম্যানেজারদের আর প্রতিটি নতুন নিয়োগপ্রাপ্তকে প্রশিক্ষণ দিতে এত বেশি সময় ব্যয় করতে হয় না: “অনবোর্ডিংয়ের সময় কয়েক সপ্তাহ থেকে কয়েক দিনে নেমে এসেছে.”

অনবোর্ডিং এবং নলেজ শেয়ারিং সুষ্ঠুভাবে চলতে শুরু করার পর, Plex Coffee ChatGPT Business প্রয়োগের অন্যান্য উপায় নিয়ে পরীক্ষা-নিরীক্ষা শুরু করে.

• সম্প্রসারণ গবেষণা: Plex-এর সম্প্রসারণের সঙ্গে সঙ্গে, চেং নতুন লোকেশন মূল্যায়নের জন্য ChatGPT Business ব্যবহার করেন: “আমি সময়ের সাথে গ্রাহকের পরিমাণের ভিত্তিতে রাজস্ব সম্ভাবনার হিসাব করতে ডীপ রিসার্চ টুলস ব্যবহার করি.”
• চাহিদার পরিবর্তন বোঝা: কোনো দিন বা সপ্তাহ বিশেষভাবে ধীর বা শক্তিশালী হলে, “ChatGPT সাধারণত অসাধারণ ব্যাখ্যা দেয়, যেমন কতজন শিক্ষার্থী চলে যাচ্ছে বা সেই সপ্তাহে কী কী ঘটনা ঘটছে. চাহিদার ধরন তাৎক্ষণিকভাবে এবং আরও গভীরভাবে বোঝা অমূল্য.” চেং বলেন.
• সরবরাহ অর্ডার স্বয়ংক্রিয় করা: সরবরাহকারীদের কাছে অর্ডার দেওয়া সময়সাপেক্ষ, কারণ প্রত্যেকের আলাদা পোর্টাল এবং কর্মপ্রবাহ রয়েছে. এটা সমাধান করতে, Plex “আমাদের সরবরাহকারীদের কাছ থেকে সরাসরি Agent-এর মাধ্যমে অর্ডার করার” বিষয়টি নিয়ে পরীক্ষা করছে,” চেং বলেন. বহু-শহরজুড়ে থাকা চেইনের ক্ষেত্রে, এটি পুনরাবৃত্তিমূলক প্রশাসনিক কাজ কমাতে এবং প্রয়োজনীয় স্টক সবসময় উপলভ্য রয়েছে তা নিশ্চিত করতে পারে.

• অনবোর্ডিংয়ের সময় কয়েক সপ্তাহ থেকে কয়েক দিনে কমিয়ে আনা হয়েছে
• অপারেশনাল প্রশ্ন নিয়ে WhatsApp মেসেজ 50%-এরও বেশি হ্রাস পেয়েছে
• স্টোর ম্যানেজাররা কমিউনিটি এনগেজমেন্টে মনোযোগ দেওয়ার সময় ফিরে পেয়েছেন
• বিভিন্ন স্থানে দ্রুততর, আরও ধারাবাহিক প্রশিক্ষণ
• চাহিদার ধরন এবং সম্প্রসারণ পরিকল্পনা সম্পর্কে উন্নত দৃশ্যমানতা

চেং-এর জন্য, AI গ্রহণ করা Plex Coffee-কে আরও স্থিতিস্থাপক ও অভিযোজনক্ষম করে তোলে.

অপারেশনকে সাশ্রয়ী ও দক্ষ রেখে 10-টি ক্যাফেতে সম্প্রসারণের পরিকল্পনা নিয়ে, Plex Coffee স্কেল করার ক্ষেত্রে ChatGPT Business-কে একটি অপরিহার্য অংশীদার হিসেবে দেখে. কিন্তু নিছক দক্ষতার বাইরেও, AI আতিথেয়তার মানবিক দিকটি বিকশিত হওয়ার সুযোগ তৈরি করছে—বারিস্তারা অতিথিদের সঙ্গে সময় কাটাতে, ইতিবাচক অনুভূতি শেয়ার করে নিতে এবং কোম্পানি বড় হলেও ক্যাফের অভিজ্ঞতাকে ব্যক্তিগত রাখতে পারছে.