الكتابة باستخدام ChatGPT
صياغة النصوص ومراجعتها وتنقيحها بما يضمن وضوح المعنى وتركيز الهدف.
يدعم ChatGPT العديد من مهام الكتابة الشائعة في بيئة العمل، مثل إعداد النصوص من البداية، وإعادة صياغتها وتحسينها، وتكييف النبرة لتناسب جمهورًا محددًا، وتحويل الملاحظات الأولية إلى تواصل واضح. وتبرز فائدته بشكل خاص عند ضيق الوقت، أو عند البدء من صفحة فارغة، أو الحاجة إلى الوصول إلى مستوى مناسب من الصقل اللغوي.
تلميح: يستطيع ChatGPT التعامل مع الملفات التي تم تحميلها أو الوصول إلى الملفات عبر التطبيقات المتصلة. تعرف على المزيد هنا.
تسعى معظم الكتابة في بيئة العمل إلى تحقيق هدف أساسي يتمثل في تمكين القارئ من فهم المعلومات بسرعة ومعرفة الخطوة التالية. يساعد ChatGPT على تسريع الأجزاء التي تستغرق وقتًا كبيرًا عادةً، مثل صياغة مقدمة قوية، وتنظيم الأفكار، وتحسين الأسلوب، ما يتيح التركيز على القرارات والتفاصيل المهمة.
كما أنه فعّال في تكييف النبرة بما يتناسب مع مختلف الجمهور. إذ يمكن أخذ الرسالة الأساسية نفسها وإعادة صياغتها لتصبح ملخصًا تنفيذيًا، أو تحديثًا للفريق، أو رسالة موجهة للعملاء دون الحاجة إلى إعادة الكتابة من البداية.
إليك طريقة عمل بسيطة تناسب معظم مهام الكتابة:
التخطيط ← إعداد المسودة ← المراجعة ← التجهيز النهائي
- التخطيط: وضّح الهدف، والجمهور المستهدف، و"المطلوب" (ما الإجراء المطلوب بعد ذلك)
- إعداد مسودة: أنشئ نسخة أولية قابلة للاستخدام بسرعة
- المراجعة: حسّن الوضوح، والأسلوب، والنبرة، والطول
- التجهيز النهائي: نسّق المحتوى بما يتناسب مع القناة المستخدمة (بريد إلكتروني، مذكرة، أسئلة شائعة، نص عرض تقديمي، أو نص برمجي)
يحقق ChatGPT أفضل النتائج عند تزويده بالسياق والضوابط، وعند التعامل مع المخرجات باعتبارها مسودة قابلة للمراجعة وليست مرجعًا نهائيًا.
ابدأ بتحديد المهمة في جملة أو جملتين. لمن هذا المحتوى، وما الذي ينبغي أن يحدث بعد قراءته؟ تؤدي الأهداف الواضحة إلى مسودات أقوى.
بعد ذلك، زوّد ChatGPT بالمواد الأولية لديك. يمكن أن تشمل مسودة غير مكتملة، أو نقاطًا مختصرة، أو ملاحظات اجتماع، أو حقائق أساسية يجب تضمينها. وفي حال وجود قيود — مثل تجنّب المصطلحات المتخصصة، أو استبعاد الأسماء الداخلية، أو اعتماد نبرة محايدة — فينبغي توضيحها بوضوح.
بعد ذلك، حدّد التنسيق المطلوب. فكل من البريد الإلكتروني، أو الصفحة الواحدة، أو الأسئلة الشائعة، أو نص العرض التقديمي، أو النص البرمجي ينتج أسلوبًا مختلفًا من الكتابة. وإذا كنت تحتاج محتوى سهل التصفّح، فاطلب عناوين وفقرات قصيرة. أما إذا كان المطلوب نصًا جاهزًا للإرسال، فاطلب سطر موضوع، ومقدمة مختصرة، وخطوة تالية واضحة.
أخيرًا، احرص على التكرار مع تقديم ملاحظات محددة. فالطلبات العامة مثل "اجعله أفضل" أقل فاعلية من التوجيهات الدقيقة مثل "اختصر النص بنسبة 25% ووضّح دعوة الإجراء النهائية". وغالبًا ما تكون عدة جولات مراجعة مركّزة أكثر فاعلية من طلب مسودة جديدة بالكامل في كل مرة.
المهمة | السياق | النتائج المتوقعة |
اكتب مسودة بريد إلكتروني للمتابعة بعد اجتماع مشروع بين فرق متعددة الوظائف. | استخدم الملاحظات المرفقة من اجتماع حول الجدول الزمني لإطلاق منتج يضم فرق التسويق، والمنتج، والعمليات. | بريد إلكتروني موجز يتضمن سطر موضوع، وملخصًا قصيرًا، وخطوات تالية واضحة مع تحديد المسؤولين. |
حوّل الملاحظات الأولية إلى تحديث داخلي من صفحة واحدة موجه للإدارة. | الجمهور المستهدف هم كبار القادة الذين يرغبون في الحصول على ملخص سريع للتقدم المحرز والمخاطر والخطوات التالية. | تحديث من صفحة واحدة يتضمن عناوين للتقدم، والمخاطر، والأعمال القادمة. |
أعد كتابة مسودة الإعلان لتصبح أكثر وضوحًا وأسهل في التصفح. | المسودة الأصلية (مرفقة) طويلة جدًا وتستخدم مصطلحات داخلية لا يفهمها الجميع. | نسخة منقحة أقصر، وأسهل في التصفح، مكتوبة بلغة بسيطة وواضحة. |
ارجع إلى أساسيات هندسة المطالبات للتعرّف على كيفية إنشاء مطالبات عالية الجودة.
- قدّم نقطة انطلاق كلما أمكن (حتى لو كانت مسودة أولية، فهي مفيدة).
- اطلب هيكلًا أو مخططًا أوليًا أولًا عند التعامل مع النصوص الطويلة.
- أضف قيودًا مثل عدد الكلمات، ومستوى سهولة القراءة، ونبرة العلامة التجارية،، وما يجب فعله وما يجب تجنّبه.
- اطلب نسخة معدّلة مع شرح مختصر للتغييرات إذا أردت فهم سبب التعديل.
- تحقّق من الحقائق إذا كان المحتوى يتضمن أرقامًا محددة، أو سياسات، أو ادعاءات.
- إذا كان لديك أسلوب كتابة محدد ترغب في الالتزام به بشكل أكثر اتساقًا، ففكّر في إنشاء مهارة.
