Zenken củng cố một nhóm bán hàng tinh gọn bằng ChatGPT Enterprise

Zenken kết hợp GPT‑5, các GPT tùy chỉnh, tạo sinh ảnh, cùng các mô hình và công cụ OpenAI mới nhất để tăng tốc cả hai hoạt động kinh doanh cốt lõi: tiếp thị web và lĩnh vực nhân sự quốc tế đang phát triển nhanh chóng. Là một trong những công ty đầu tiên ở Nhật Bản triển khai ChatGPT Enterprise trên toàn tổ chức, Zenken đang đưa cách tiếp cận lấy AI làm trọng tâm vào thực tiễn và đang thấy tác động kinh doanh rõ rệt.

Hiện tại Zenken báo cáo:

• Có hơn 90% lượng sử dụng hiện hoạt hàng tuần của ChatGPT Enterprise.
• Tiết kiệm thời gian trung bình từ 30 đến 50% cho các nhiệm vụ công việc tri thức.
• Tiết kiệm 5 đến 15 giờ cho mỗi nhân viên mỗi tháng, thời gian này được tái đầu tư vào công việc có giá trị cao hơn
• Tiết kiệm 50 triệu yên chi phí thuê ngoài hàng năm so với năm trước

Trước khi áp dụng ChatGPT Enterprise, Zenken áp dụng các quy trình thủ công cho nhiều nhiệm vụ liên quan đến kiến thức. Nhân viên dành nhiều thời gian cho việc nghiên cứu, tóm tắt, dịch thuật và tạo nội dung. Các nhóm bán hàng cũng phải đối mặt với thời gian chuẩn bị dài cho các cuộc họp với khách, điều này làm giảm số lượng và chất lượng của các cuộc trò chuyện với khách hàng.

Để giải quyết những vấn đề này, Zenken đã quyết định áp dụng AI theo cách có cấu trúc và an toàn. Yuji Okada, Quản lý Phòng Hoạch định Doanh nghiệp thuộc Khối Hành chính, giải thích rằng khi họ đánh giá các giải pháp tiềm năng, họ “tập trung vào mười hai năng lực cần thiết cho doanh nghiệp của chúng tôi, như bảo mật và hỗ trợ nâng cao cho tư duy phức tạp,” và nhớ lại rằng “ChatGPT Enterprise là giải pháp duy nhất đáp ứng tất cả các điều kiện này.” Ông lưu ý, "Vì chúng tôi xử lý thông tin khách hàng và thông tin nội bộ nhạy cảm, việc ngăn chặn rò rỉ dữ liệu là điều không thể thương lượng. ChatGPT Enterprise đảm bảo dữ liệu của chúng tôi sẽ không được sử dụng để huấn luyện AI của mô hình này. Tính năng bảo mật này cho phép chúng tôi tự tin xử lý dữ liệu mật một cách an toàn."

Tính khả dụng của các mô hình suy luận cũng là lý do mang tính quyết định để chọn ChatGPT Enterprise. Trong hoạt động tiếp thị web cốt lõi của Zenken, các nhóm cần phân tích sâu các thách thức kinh doanh của khách và đề xuất các giải pháp chiến lược. Mô hình suy luận do OpenAI phát hành vào năm 2024 cung cấp sự hỗ trợ tiên tiến cho tư duy phức tạp mà Zenken đang tìm kiếm và đã thúc đẩy hơn nữa việc sử dụng AI của công ty. Okada giải thích, “Mô hình suy luận vượt xa việc chỉ đơn thuần cung cấp thông tin và hỗ trợ việc ra quyết định ở cấp quản lý trong các lĩnh vực như phân tích thị trường, chiến lược cạnh tranh và đánh giá các cơ hội kinh doanh mới.”

Hôm nay, mô hình lý luận cải thiện chất lượng của việc lập kế hoạch và phân tích chiến lược trên các nhóm và cũng được sử dụng để xem xét các vấn đề quản lý nội bộ và những thách thức mới của Zenken từ góc độ chiến lược. Nó đã trở thành một yếu tố then chốt thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh của Zenken.

Tác động của ChatGPT Enterprise đặc biệt rõ rệt trong lĩnh vực bán hàng. Trước khi sử dụng ChatGPT Enterprise, nhóm bán hàng đã phải dành nhiều thời gian cho công việc chuẩn bị như nghiên cứu khách hàng tiềm năng, tạo tài liệu đề xuất và viết email bán hàng. Okada nhớ lại, “Ngay cả trước khi chúng tôi có thể suy nghĩ về việc tăng số lượng khách hàng mà chúng tôi tiếp cận, nhân viên của chúng tôi đã mất rất nhiều thời gian cho việc chuẩn bị. Vì nhân viên phải phản hồi các yêu cầu và tạo các tài liệu đề xuất, thời gian các nhân viên thực sự có thể dành cho khách hàng bị giới hạn, và đôi khi chúng tôi đã bỏ lỡ các cơ hội. Việc viết từng email cũng mất thời gian, điều này tạo ra một giới hạn tự nhiên về số lượng khách hàng tiềm năng mà một nhân viên bán hàng có thể tiếp cận trong một ngày.

Bằng cách triển khai ChatGPT Enterprise trên toàn công ty, Zenken đã cải thiện đáng kể chất lượng các hoạt động bán hàng của mình. Bảng dưới đây so sánh quy trình bán hàng trước và sau khi sử dụng ChatGPT ở từng giai đoạn.

Do đó, Zenken nhận thấy có sự cải thiện rõ rệt trong hiệu suất bán hàng:

• Các đề xuất vượt qua đánh giá sơ bộ tăng từ 15 đến 20%
• Tỷ lệ thắng cho các thương vụ mới tăng từ 5 đến 10%
• Tỷ lệ phê duyệt cho các đề xuất cuối cùng tăng khoảng 30%

“ChatGPT giúp chúng tôi rút ngắn thời gian cần thiết cho việc nghiên cứu và chuẩn bị, đồng thời cũng giúp các cuộc trò chuyện với khách hàng diễn ra mượt mà hơn,” Okada giải thích

ChatGPT Enterprise cũng đã trở nên thiết yếu đối với mảng kinh doanh nguồn nhân lực ở nước ngoài đang phát triển nhanh chóng của Zenken. Vì phần lớn nhân viên là người bản ngữ tiếng Nhật, công ty trước đây đã phải dành nhiều thời gian và ngân sách đáng kể để dịch các bài đăng tuyển dụng, hợp đồng và các tài liệu khác cho các ứng viên quốc tế. Okada nhớ lại, “Khi chúng tôi cần giao tiếp bằng nhiều ngôn ngữ, bao gồm cả tiếng Anh, các công cụ dịch thuật thông thường thường không truyền tải được đúng ngữ cảnh và sắc thái, khiến một số hoạt động giao tiếp quốc tế trở nên khá thách thức.”

Sau khi triển khai ChatGPT Enterprise, nhóm đã có thể dịch chính xác nhiều loại tài liệu sang tiếng Anh và các ngôn ngữ khác. Điều này cho phép họ cắt giảm chi phí thuê ngoài trong khi tăng đáng kể tốc độ dịch thuật. “Ngay cả với một nhóm nhỏ hơn, chúng tôi vẫn có thể duy trì một tổ chức tiếp tục thúc đẩy tăng trưởng doanh thu,” ông Okada cho biết.

Nhân viên cũng đang sử dụng ChatGPT bằng các ngôn ngữ ngoài tiếng Anh để thu thập thông tin từ các trang tin tức, bài viết kỹ thuật và các nguồn khác quan trọng đối với doanh nghiệp. Điều này giúp việc thiết kế các dịch vụ mới và các sáng kiến kinh doanh với mục tiêu mở rộng toàn cầu trở nên dễ dàng hơn, đồng thời cho phép nhiều người hơn tại Zenken tham gia trực tiếp vào công việc xuyên biên giới hơn bao giờ hết.

ChatGPT Enterprise đang định hình lại cách công việc hàng ngày được thực hiện tại Zenken. Các nhóm hiện đang sử dụng ChatGPT để tạo các bản nháp đầu tiên của email bán hàng, đề xuất, nội dung tiếp thị và tài liệu nội bộ chỉ trong vài phút, và năng suất tổng thể đã tăng gần gấp đôi trên toàn tổ chức. Công việc trước đây được thuê ngoài ngày càng được xử lý nội bộ, cắt giảm chi phí thuê ngoài hằng năm khoảng 50 triệu yên và cải thiện biên lợi nhuận. “Thay vì bị ràng buộc vào các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, nhân viên trên toàn công ty giờ đây có thêm thời gian để tập trung vào nội dung chính của các đề xuất của họ,” Okada cho biết

Việc áp dụng cũng mạnh mẽ ở cấp độ cá nhân. Tần suất sử dụng hàng tuần của ChatGPT Enterprise vượt quá 90%, và nhân viên gửi trung bình khoảng 900 tin nhắn mỗi người mỗi tháng. “Việc tìm đến ChatGPT đầu tiên đã trở thành bản năng thứ hai của chúng tôi,” Okada giải thích “Chúng tôi sử dụng ChatGPT để phát triển một giả thuyết ban đầu rồi thảo luận về giả thuyết đó với các quản lý hoặc đồng nghiệp của chúng tôi. Làm việc theo cách này đã giúp giảm đáng kể thời gian mọi người cảm thấy bế tắc trước khi họ trao đổi với người khác hoặc tiếp tục tiến lên."

Đối với Zenken, ChatGPT Enterprise là nhiều hơn một công cụ. Theo lời Okada, mô hình này đã trở thành một đối tác đang thay đổi cách nhân viên suy nghĩ và làm việc. Hiện tại, công ty coi ChatGPT Enterprise là một nền tảng cốt lõi hỗ trợ mọi thứ từ hiệu quả hàng ngày và hoạch định chiến lược đến phát triển nhân tài và, cuối cùng, chuyển đổi toàn công ty.