Giảm 94% thời gian đối soát tiền với ChatGPT Công việc

Ted Taylor bước vào lĩnh vực kinh doanh nhà hàng sau 25 năm làm việc trong ngành bán dẫn. Hiện nay, ông là chủ cơ sở nhượng quyền độc lập, điều hành ba nhà hàng cùng mang thương hiệu Schlotzsky’s và Cinnabon tại New Mexico.

Điều hành nhà hàng phục vụ nhanh đồng nghĩa với việc phải cân bằng giữa trải nghiệm khách hàng và hàng loạt công việc phía sau mà khách hàng không thấy, như định giá thực đơn, bố trí nhân sự, bảo trì thiết bị và xây dựng chính sách. Ted dùng công nghệ của OpenAI để giải quyết tất cả những việc đó nhanh hơn.

Với ChatGPT, Ted đẩy nhanh các công việc tốn thời gian như nghiên cứu và soạn thảo. Ông dùng ChatGPT Công việc để thu thập, phân tích lượng lớn dữ liệu về giá, doanh số, dự báo, lịch làm việc và nhân công, đồng thời nhận đề xuất về những vấn đề cần chú ý ở từng nhà hàng. Nhờ đó, ông giảm 95% thời gian định giá lại và tiết kiệm 4 giờ mỗi lần xử lý bảng lương.

Định giá lại thực đơn là công việc hằng năm, đòi hỏi phân tích phức tạp về chi phí nguyên liệu theo công thức, độ phổ biến của từng món, giá của đối thủ địa phương, khẩu phần và sự khác biệt về chi phí, lợi nhuận giữa đơn tại cửa hàng và đơn giao tận nơi. Ted dùng ChatGPT Công việc để tổng hợp các yếu tố đó và nhận đề xuất giá trong 1–2 giờ thay vì 5 ngày.

Trước tiên, Ted dùng ChatGPT Công việc để nghiên cứu, xác định mục tiêu và chiến lược định giá dựa trên xu hướng giá, khẩu phần và chất lượng món ăn của các đối thủ địa phương so với nhà hàng của mình. Sau đó, ông cung cấp cho ChatGPT Công việc danh sách món ăn đã phân loại, kèm giá hiện tại tại cửa hàng và giá giao tận nơi. Ông nêu rõ mức tăng giá tổng thể mong muốn cho từng nhóm giá và những món nên tăng nhiều hoặc ít hơn, chủ yếu dựa trên phân tích trước đó của ChatGPT.

Ông có thể làm cho phân tích chi tiết hơn bằng cách bổ sung lịch sử bán hàng của từng món và giá từ nhà cung cấp. ChatGPT Công việc có thể dùng những dữ liệu này để ước tính tác động của việc thay đổi giá đến doanh số và tối ưu giá từng món theo mục tiêu giá vốn hàng bán.

ChatGPT Công việc trả về một bảng tính với đề xuất giá tại cửa hàng và giá giao tận nơi. Công cụ này còn gắn các thay đổi về giá với chiến lược định giá tổng thể nhằm tối ưu kết quả kinh doanh, như giữ chân khách hàng, hạn chế cú sốc tăng giá và định vị các món mua thêm một cách hiệu quả nhất.

Lần đầu dùng ChatGPT Công việc để định giá, Ted cũng tự phân tích thủ công. Ông cho biết: “ChatGPT Công việc đã so sánh sâu hơn với thị trường địa phương và giúp tôi tránh những mức tăng giá có thể khiến một số món mất sức cạnh tranh.” Ted lập tức chuyển sang dùng ChatGPT để xây dựng các đề xuất ban đầu.

Ted dùng ChatGPT Công việc để hỗ trợ quản lý chi phí nhân công theo hai cách: theo dõi tình hình sử dụng nhân công tại ba nhà hàng và thử nghiệm cách lập lịch làm việc hằng tuần hiệu quả hơn.

Để phân tích nhân công, Ted cấp cho ChatGPT Công việc quyền truy cập chỉ đọc vào dữ liệu doanh số và nhân công của mình. Khi ông chạy phân tích, công cụ sẽ so sánh số giờ làm việc theo lịch, theo ngân sách và trên thực tế với doanh số dự báo và thực tế. Công cụ cũng xem lại 12 tuần trước đó để tính đến những cửa hàng thường xuyên có doanh số cao hoặc thấp hơn dự báo. Báo cáo thu được chỉ ra tình trạng làm thêm giờ, ca làm kéo dài hơn dự kiến và những khung giờ thiếu nhân sự, đồng thời nêu bật các vấn đề quản lý cần xem xét.

Để thử nghiệm việc xếp lịch, Ted cung cấp cho ChatGPT Công việc danh sách nhân viên với vai trò, nội dung đã được đào tạo, thời gian có thể làm việc và mức lương của từng người, cùng nhu cầu nhân sự của cửa hàng ở các mức doanh số khác nhau. Ông và người quản lý so sánh lịch do ChatGPT Công việc đề xuất với lịch mà cô ấy sẽ tự lập, xác định những quy tắc còn thiếu về thời điểm bổ sung nhân sự vào giờ cao điểm, rồi điều chỉnh hướng dẫn cho ChatGPT Công việc.

Giờ đây, ChatGPT Công việc tạo lịch làm việc hoàn chỉnh cho nhà hàng đó. Người quản lý kiểm tra, điều chỉnh nếu cần, rồi nhập lịch vào hệ thống xếp lịch của nhà hàng. Ted ước tính rằng việc xếp lịch tốt hơn về lâu dài có thể giúp giảm tỷ lệ chi phí nhân công theo giờ trên doanh số từ một đến hai điểm phần trăm trên cả ba nhà hàng. Nhờ đó, dòng tiền tự do hằng năm có thể tăng thêm 50.000–100.000 USD để tăng lương, thưởng, đầu tư vào hoạt động kinh doanh hoặc tăng khoản chia lợi nhuận.

Ted cũng dùng ChatGPT Công việc cho hoạt động hằng ngày, từ xây dựng chính sách nhân sự đến đối soát tiền mặt và quản lý các yêu cầu cấp vật tư, sửa chữa. 

Khi New Mexico bắt đầu yêu cầu các nhà hàng phải lưu giữ quy trình bằng văn bản để xử lý sự cố liên quan đến dịch cơ thể, Ted dùng ChatGPT để viết bản nháp trong khoảng 30 giây. Khi Ted cần chính sách sử dụng mạng xã hội cho sổ tay nhân viên, ChatGPT giúp ông nhanh chóng soạn thảo hướng dẫn. Sau đó, một công ty dịch vụ nhân sự bên ngoài đã rà soát mà không cần chỉnh sửa gì.

Ted dùng ChatGPT Công việc để đối soát tiền mặt hằng tháng cho cả ba nhà hàng. Ông tải lên dữ liệu giao dịch tiền mặt và hồ sơ ngân hàng của từng cửa hàng, rồi ChatGPT Công việc so sánh các giao dịch với khoản tiền gửi tương ứng. Việc đối soát hằng tháng trước đây mất ba giờ, nay chỉ còn 5–10 phút. Ông cũng giảm được bốn giờ làm việc thủ công mỗi kỳ tính lương nhờ dùng ChatGPT Công việc để tổng hợp dữ liệu đầu vào cho bảng lương.

Để giúp các nhà hàng vận hành suôn sẻ, Ted còn dùng ChatGPT Công việc xây dựng một cổng thông tin web, nơi nhân viên có thể yêu cầu cấp vật tư hoặc sửa chữa. Cổng thông tin gửi thông báo cho ông qua một địa chỉ email riêng và theo dõi trạng thái của từng yêu cầu.

Cách Ted sử dụng ChatGPT Công việc rất thiết thực với bất kỳ chủ doanh nghiệp nhỏ nào. Ông cung cấp cho ChatGPT chính những dữ liệu và nguyên tắc mà mình sẽ dùng để ra quyết định, rồi so sánh kết quả với cách ông tự làm công việc đó. Khi ngày càng tin tưởng vào kết quả, ông mở rộng việc sử dụng sang nhiều công việc khác trong doanh nghiệp, nhưng luôn kiểm tra kết quả trước khi áp dụng.

Với Ted, giá trị của ChatGPT Công việc không chỉ nằm ở số giờ tiết kiệm được. Giờ đây, ông có thể thực hiện những phân tích mà nếu không có công cụ này, có lẽ ông sẽ bỏ qua, đồng thời dành nhiều thời gian hơn cho khách hàng, nhân viên và phát triển kinh doanh.