Polimill xây hạ tầng AI công thế hệ mới cho Nhật Bản

Polimill khởi đầu với Surfvote, một nền tảng để người dân trao đổi quan điểm về chính trị và xã hội. Trong quá trình làm việc với chính quyền địa phương, công ty nhận thấy một thách thức mang tính cơ cấu: các nhóm thuộc khu vực công phải tập trung xử lý công việc hằng ngày nên có rất ít thời gian đưa tiếng nói của người dân vào chính sách.

Để mở rộng sự tham gia của người dân, trước tiên Polimill cần nâng cao hiệu quả hoạt động của chính quyền. Công ty bắt đầu xây dựng một nền tảng AI tạo sinh cho quy trình làm việc của khu vực công và ra mắt QommonsAI vào tháng 10 năm 2024. Hiện nay, QommonsAI cung cấp AI chuyên biệt cho nhiều lĩnh vực như trả lời chất vấn tại hội đồng, dịch vụ công, phúc lợi xã hội và tra cứu pháp luật. Hiện có khoảng 1.050 địa phương và khoảng 550.000 công chức trên khắp Nhật Bản sử dụng nền tảng này. Được xây dựng bằng công nghệ OpenAI, QommonsAI đang vượt ra ngoài vai trò một công cụ nâng cao năng suất cho nhân viên để trở thành hệ điều hành công phục vụ hoạt động của chính quyền địa phương Nhật Bản như Polimill hình dung.

Một trong những trở ngại lớn nhất khi đưa AI tạo sinh vào chính quyền là dữ liệu phân mảnh. Mỗi địa phương có quy trình làm việc và định dạng tài liệu riêng, còn hồ sơ trước đây thì nằm rải rác. Ví dụ, để chuẩn bị câu trả lời chất vấn tại hội đồng, nhân viên có thể phải xem xét thủ công biên bản của nhiều năm nhằm bảo đảm câu trả lời nhất quán với chính sách cấp tỉnh. Ngay cả mô hình AI mạnh nhất cũng không thể đưa ra thông tin chuyên sâu có tính ứng dụng nếu dữ liệu nền chưa được sắp xếp.

Polimill đã thu thập và chuẩn hóa biên bản hội đồng trên khắp Nhật Bản, sau đó dùng AI để bổ sung siêu dữ liệu và xây dựng nền tảng tìm kiếm có độ chính xác cao, hoạt động xuyên suốt giữa các địa phương và giai đoạn.

Công ty mở rộng cấu trúc này từ hoạt động hội đồng sang phúc lợi, pháp luật và các lĩnh vực hành chính khác. Bằng cách đưa dữ liệu chuyên biệt và AI vào một nền tảng duy nhất, đồng thời cho phép tìm kiếm qua giao diện chung, QommonsAI biến thông tin hành chính phân tán thành tri thức có thể sử dụng trong công việc hằng ngày. Cấu trúc đó là nền tảng cho tầm nhìn của Polimill về QommonsAI như một nền tảng dùng chung cho chính quyền.

Các mô hình GPT của OpenAI là công nghệ cốt lõi của QommonsAI. Trong khu vực công, quản lý thông tin và khả năng sẵn sàng cho kiểm toán là những yêu cầu thiết yếu. QommonsAI có các biện pháp kiểm soát vận hành, cho phép quản trị viên xem lại lịch sử sử dụng tính năng và giới hạn những mô hình được cung cấp theo chính sách của tổ chức.

Đồng thời, Masahiro Wakabayashi, CAIO của Polimill, cho biết năng lực đa dạng và mức độ quen thuộc của các mô hình GPT là những lý do chính để công ty lựa chọn chúng. Mức độ phổ biến rộng rãi của ChatGPT rất quan trọng khi công chức cần sử dụng một công cụ mới sau khi triển khai. Ngay cả khi không quen với thuật ngữ kỹ thuật hay tên các mô hình khác, việc biết hệ thống dựa trên công nghệ ChatGPT được sử dụng rộng rãi cũng giúp giảm rào cản ban đầu đối với việc ứng dụng.

Theo Polimill, các mô hình GPT là lựa chọn được dùng thường xuyên nhất cho công việc hằng ngày trong tính năng trò chuyện chung của QommonsAI. Từ đọc tệp đến hỗ trợ trao đổi hằng ngày, khả năng đáp ứng ổn định nhiều yêu cầu công việc bằng một mô hình duy nhất của GPT giúp QommonsAI bén rễ trong thực tiễn.

Công nghệ OpenAI cũng đã thay đổi quy trình phát triển của Polimill. Công ty áp dụng Codex trong toàn bộ quy trình, từ xác định yêu cầu, kiểm tra tính nhất quán với mã hiện có trên GitHub đến triển khai và kiểm thử. Các kỹ sư có thể tập trung xem xét kế hoạch do AI tạo ra và đưa ra quyết định cấp cao, trong khi AI tự chủ thực hiện nhiều công việc triển khai hơn.

Nhờ tốc độ viết mã của AI và khả năng tiếp tục làm việc trong nền, tốc độ phát triển đã tăng gấp 3–5 lần so với trước. Wakabayashi cho biết chu trình kiểm chứng gồm xây dựng nguyên mẫu, giới thiệu cho các nhóm chính quyền địa phương và thu thập phản hồi đã được đẩy nhanh đáng kể.

Sự hỗ trợ trực tiếp của OpenAI tiếp tục đẩy nhanh công việc này. Hoạt động hợp tác bao gồm chia sẻ phương pháp hay nhất từ các ví dụ tiên tiến trên thế giới, cung cấp thông tin phù hợp với Polimill và hỗ trợ thiết kế chính quy trình phát triển, kể cả xác định bước nào nên giao cho AI và bước nào cần con người xem xét, chịu trách nhiệm.

Khi các mô hình và năng lực tiếp tục phát triển, phương pháp phát triển có AI hỗ trợ cũng không ngừng thay đổi. Các công ty riêng lẻ khó có thể theo dõi những ví dụ tiên tiến trên toàn cầu và đưa chúng vào tổ chức kỹ thuật của mình. Wakabayashi cho rằng khả năng liên tục học hỏi từ OpenAI và áp dụng những hiểu biết đó tại Polimill có giá trị không kém hiệu suất của chính API.

Với công nghệ OpenAI làm cốt lõi, Polimill tiếp tục mở rộng QommonsAI theo hướng trở thành nền tảng phục vụ hoạt động của chính quyền địa phương. Các kết quả chính về mức độ ứng dụng và sử dụng gồm:

• Khoảng 1.050 địa phương và khoảng 550.000 công chức trên khắp Nhật Bản đang sử dụng QommonsAI.
• Polimill đã xây dựng hạ tầng hợp nhất biên bản hội đồng và thông tin hành chính phân tán trên khắp Nhật Bản, đồng thời cho phép tìm kiếm xuyên tổ chức.
• Codex và sự hỗ trợ trực tiếp của OpenAI đã đẩy nhanh các chu trình kiểm chứng và triển khai, nâng tốc độ phát triển lên gấp 3–5 lần.
• Khả năng suy luận tiên tiến của các mô hình GPT giúp nhân viên ít kinh nghiệm sử dụng AI và thông tin hành chính tích lũy để soạn thảo đề xuất chính sách có chất lượng gần bằng đề xuất của các công chức kỳ cựu.

Giá trị của QommonsAI không chỉ nằm ở khả năng tìm kiếm thông tin nhanh hơn. Trong quá trình kiểm chứng của Polimill, nhân viên ít kinh nghiệm đã sử dụng AI và thông tin hành chính tích lũy để soạn thảo đề xuất chính sách; những đề xuất này được đánh giá gần bằng đề xuất của các công chức giàu kinh nghiệm.

Tuy vậy, đề xuất của các công chức giàu kinh nghiệm vẫn nhận được đánh giá cao nhất. Theo phân tích của Polimill, khác biệt đến từ tri thức ngầm: khả năng phán đoán thực tiễn không được ghi trong tài liệu hướng dẫn, chẳng hạn các thủ tục cần thiết để hiện thực hóa một đề xuất chính sách hoặc những mối quan ngại của người dân.

Polimill dự định ghi lại cách các công chức kỳ cựu hướng dẫn AI nghiên cứu và cách họ chỉnh sửa kết quả, qua đó biến những phán đoán chưa từng được ghi chép thành tri thức của tổ chức. Mục tiêu không phải dùng AI để thay thế nhân viên lành nghề, mà là phát huy năng lực của họ và truyền lại bí quyết cho thế hệ sau. QommonsAI có thể trở thành nền tảng cho hình thức chuyển giao tri thức mà Polimill hình dung dành cho chính quyền.

Vào mùa thu năm 2026, Polimill dự kiến triển khai toàn diện Qommons ONE, một cửa hàng nơi các công ty bên ngoài có thể cung cấp ứng dụng cho chính quyền địa phương. Trung tâm của nền tảng sẽ là một siêu tác nhân, kết hợp nhiều hệ thống AI chuyên biệt và ứng dụng của khu vực tư nhân. Người dùng chỉ cần nêu mục tiêu, hệ thống sẽ gọi các AI hoặc ứng dụng cần thiết để tạo ra sản phẩm thực tế, từ nội dung nghiên cứu đến bài thuyết trình.

Để hiện thực hóa tầm nhìn đó, Polimill coi năng lực đầu vào và đầu ra đa dạng của các mô hình GPT cùng kinh nghiệm phát triển tác nhân mà OpenAI tích lũy được là những nền tảng quan trọng. OpenAI cũng hỗ trợ phát triển thông qua hoạt động kiểm chứng kỹ thuật và các mẫu riêng lẻ. Khi các mô hình và phương pháp phát triển tiếp tục tiến bộ, Wakabayashi nhận thấy việc hợp tác chặt chẽ với OpenAI để đưa những hiểu biết mới nhất vào Polimill mang lại giá trị lớn.

Bằng cách nhanh chóng đưa những hiểu biết đó vào quá trình phát triển, Polimill có thể tiếp tục cải tiến Qommons ONE. Tham vọng của công ty không chỉ dừng ở hiệu quả hành chính. Thời gian mà AI giải phóng có thể giúp công chức lắng nghe tiếng nói của người dân kỹ hơn và hỗ trợ họ tốt hơn. Hệ điều hành công đó chính là tương lai của chính quyền mà Polimill đang hướng tới.

Trên hành trình hướng tới hạ tầng công thế hệ mới, nơi chính quyền, doanh nghiệp và người dân kết nối qua AI, công việc của Polimill mới chỉ bắt đầu.