Heimstaden đổi mới cách quản lý nhà ở bằng AI

Một trăm năm trước, quản lý một tòa nhà dân cư đồng nghĩa với việc tìm người thuê, thu tiền thuê và giữ cho bất động sản luôn trong tình trạng tốt. Ngày nay, những công việc cốt lõi ấy vẫn gần như không đổi. Điều đang thay đổi là cách thực hiện những công việc đó.

Với Heimstaden⁠(mở trong cửa sổ mới), đơn vị vận hành bất động sản nhà ở tại châu Âu, đây là một cơ hội: sẽ ra sao nếu AI có thể thay đổi căn bản cách quản lý hàng nghìn ngôi nhà?

Tháng 6 năm 2025, ban lãnh đạo Heimstaden quyết định đẩy mạnh đầu tư vào AI. Sau khi đánh giá một số nền tảng, công ty đã chọn OpenAI. Mục tiêu gồm hai phần: trao quyền cho nhân viên và xem xét lại các quy trình cốt lõi trong hoạt động kinh doanh.

Công ty hướng tới các tòa nhà có khả năng tự vận hành ngày càng cao, nơi AI có thể giúp dự đoán nhu cầu, điều phối công việc và hỗ trợ ra quyết định trong suốt vòng đời bất động sản. “Mục đích của các tòa nhà mà chúng tôi quản lý vẫn không thay đổi”, Helge Krogsbøl, Đồng Tổng giám đốc điều hành tại Heimstaden, cho biết. “Chúng tôi mang đến mái ấm cho mọi người. Nhưng cách chúng tôi vận hành các tòa nhà vẫn không ngừng thay đổi khi chúng tôi thử thách những lối mòn và áp dụng công nghệ mới.”

Hãy xem điều gì xảy ra khi một căn nhà không còn người thuê.

Theo cách làm truyền thống, để đưa căn nhà trở lại thị trường, cần định giá thuê, sắp xếp chụp ảnh, tạo quảng cáo và điều chỉnh theo nhu cầu thị trường. Mỗi khâu đều cần thời gian, sự phối hợp và ý kiến chuyên môn. Đây cũng là bài toán về thông tin: hiểu mình đang có gì, đối thủ có gì và khách hàng muốn gì.

Giờ đây, AI đang hỗ trợ tất cả các bước quan trọng trong quy trình này:

• Định giá: Phân tích và đề xuất dựa trên các công cụ được xây dựng bằng tính năng Trang web của ChatGPT

• Quảng cáo: AI chỉnh phong cách hình ảnh và viết mô tả căn hộ

• Rà soát tin đăng: Tác tử kiểm tra tất cả quảng cáo đang hiển thị theo tiêu chuẩn chất lượng của Heimstaden

• Phản hồi: Thông tin phản hồi thị trường do AI tạo giúp đội ngũ cho thuê thực hiện các điều chỉnh cần thiết, nhờ đó giá thuê ngày càng linh hoạt

Nhân viên vẫn chịu trách nhiệm xem xét và phê duyệt các quyết định. Nhưng những công việc xoay quanh các quyết định đó đang thay đổi.

Tại Hà Lan, chi phí tạo một hình ảnh bất động sản được dàn dựng nội thất ảo đã giảm từ khoảng 50 € xuống dưới 0,10 €, tương đương mức giảm hơn 99%. Heimstaden ước tính tiềm năng tiết kiệm hằng năm là 130.000 € chỉ riêng tại thị trường này.

Ý nghĩa của sự thay đổi này không chỉ nằm ở việc giảm chi phí quảng cáo. Bằng cách ứng dụng AI trong toàn bộ quy trình cho thuê, Heimstaden đang xây dựng cách đưa nhà ở ra thị trường linh hoạt hơn.

“Chiến lược AI của chúng tôi dựa trên ba trụ cột”, Nikolaj Brammer, Giám đốc kỹ thuật số của Heimstaden, cho biết. “Thứ nhất, chúng tôi trao quyền cho nhân viên thông qua đào tạo và cung cấp các công cụ phù hợp. Thứ hai, chúng tôi có một bộ phận chuyển đổi tập trung và một mạng lưới những người tiên phong về AI để thúc đẩy các sáng kiến AI quy mô lớn hơn. Thứ ba, chúng tôi củng cố nền tảng bằng cách chuẩn bị hệ thống quản lý bất động sản và mô hình dữ liệu để sẵn sàng ứng dụng AI.”

Hoạt động cho thuê đưa cả ba trụ cột vào thực tiễn: công cụ và đào tạo giúp đồng nghiệp tạo hình ảnh dàn dựng nội thất ảo và tin đăng; đội ngũ trung tâm điều phối các cải tiến trong định giá, quảng cáo, rà soát quảng cáo và phản hồi thị trường; đồng thời, chúng tôi đang mở quyền truy cập dữ liệu bất động sản cho các công cụ AI hỗ trợ định giá và tạo tin đăng.

Một số thay đổi đáng kể nhất đang diễn ra bên ngoài các đội ngũ kỹ thuật phần mềm truyền thống.

Heimstaden cần đánh giá rủi ro môi trường trên toàn bộ danh mục bất động sản của mình. Thông tin đã có sẵn, nhưng nằm rải rác trong các nguồn công khai, định dạng và bộ dữ liệu khác nhau. Để chuyển những thông tin đó thành bản đánh giá có thể sử dụng, công ty sẽ phải tốn rất nhiều công sức xử lý thủ công và nguồn lực kỹ thuật.

Julia Erlandsen, chuyên viên phân tích về phát triển bền vững môi trường tại Heimstaden, không có nền tảng phát triển phần mềm nhưng đã dùng Codex để xây dựng một cách tiếp cận khác.

Codex hỗ trợ tìm kiếm, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu, kiểm tra chất lượng cũng như phát triển các quy trình xử lý có thể chạy lại nhiều lần. Julia vẫn nắm quyền kiểm soát phương pháp và việc xác thực kết quả.

Kết quả: 20.112 bất động sản được đánh giá, hơn sáu triệu dòng dữ liệu hữu ích được tạo ra, và nguồn lực ước tính để hoàn thành công việc giảm từ năm người làm trong một năm xuống còn hai người làm trong hai tháng.

Heimstaden cũng không cần thuê chuyên gia tư vấn bên ngoài, điều vốn sẽ cần thiết nếu giải quyết vấn đề theo cách cũ.

Từ một dự án phân tích phức tạp, công việc này đang trở thành năng lực có thể áp dụng nhiều lần, hỗ trợ đánh giá rủi ro khí hậu, đáp ứng yêu cầu báo cáo và giúp nhà đầu tư ra quyết định.

Heimstaden tập trung ứng dụng AI vào những công việc mà nhân viên cần được hỗ trợ. Sau khi ChatGPT Enterprise được triển khai vào tháng 9 năm 2025, một nửa số nhân viên đã sử dụng công cụ này chỉ trong vòng hai đến ba tháng. Bộ phận chuyển đổi AI tập trung duy trì một thư viện các trường hợp ứng dụng để đồng nghiệp có thể học hỏi từ những ví dụ trong toàn doanh nghiệp.

Nhân viên sử dụng các công cụ đã được phê duyệt và tuân thủ quy định về bảo mật dữ liệu. Họ vẫn chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung do AI tạo trước khi gửi đi và phê duyệt các quyết định.

Việc ứng dụng AI còn lan tỏa tới đội ngũ nhân viên chăm sóc tòa nhà, trong đó có những người ban đầu còn hoài nghi. Tại Na Uy, một nhân viên chăm sóc tòa nhà đã dùng ChatGPT để đánh giá một căn hộ thiếu bảo dưỡng và soạn kế hoạch sửa sang theo thứ tự ưu tiên, biến những ghi nhận thực tế thành kế hoạch có cấu trúc để xem xét và hoàn thiện.

Heimstaden đã bắt đầu chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo: AI có thể làm việc xuyên suốt các hệ thống và điều phối quy trình gồm nhiều bước.

Nền tảng phân tích mua sắm của công ty, hiện đang được triển khai, kết hợp khả năng tự động hóa quy trình làm việc với các mô hình OpenAI được truy cập qua API. Được thiết kế để hoạt động trên Outlook, SharePoint và Teams, nền tảng này hỗ trợ phân tích hợp đồng, chuẩn bị đàm phán và quản lý vòng đời hợp đồng, trong khi nhân viên vẫn chịu trách nhiệm về các quyết định thương mại và việc phê duyệt.

Tham vọng dài hạn là tạo ra thay đổi căn bản hơn.

Heimstaden đang hợp tác phát triển Amplio Estate, một hệ thống quản lý bất động sản hiện đại được thiết kế để hỗ trợ các quy trình làm việc có AI thông qua MCP. Mục tiêu là cho phép nhân viên sử dụng AI, chẳng hạn như ChatGPT, để truy xuất thông tin bất động sản và thực hiện thao tác trong các hệ thống nghiệp vụ cốt lõi, dưới sự giám sát phù hợp của con người.

Đó là cách Heimstaden bắt đầu biến ý tưởng về các tòa nhà tự vận hành thành một lộ trình công nghệ thiết thực.

• Giảm hơn 99% chi phí tạo hình ảnh tại Hà Lan.

• 20.112 bất động sản được đánh giá bằng Codex, giảm nguồn lực ước tính để hoàn thành công việc từ năm người làm trong một năm xuống còn hai người làm trong hai tháng.

• 50% nhân viên sử dụng trong vòng 2–3 tháng kể từ khi triển khai.

• Tập trung vào con người: Điểm nghẽn nằm ở việc ứng dụng và khả năng hình dung những cách làm mới, chứ không phải công nghệ

• Tìm những người tiên phong: Giá trị lớn nhất đến từ những đồng nghiệp thúc đẩy thay đổi ngay tại đơn vị của mình

• Xây dựng quy trình đúng đắn: AI không thể sửa một quy trình kém hiệu quả, nhưng có thể mở rộng đáng kể quy mô của một quy trình tốt.

Tầm nhìn của Heimstaden không phải là những tòa nhà vắng bóng con người, mà là các bất động sản được hỗ trợ bởi những hệ thống ngày càng thông minh, giúp nhân viên ra quyết định tốt hơn và nâng cao khả năng giải quyết vấn đề cho khách hàng.

Các tòa nhà vẫn sẽ giữ nguyên vai trò vốn có: là nhà, là mái ấm che chở cho mọi người. Nhưng cách vận hành chúng đã thay đổi mãi mãi.