Gilbert + Tobin quản trị, mở rộng AI cùng OpenAI

Gilbert + Tobin là một trong những hãng luật doanh nghiệp hàng đầu tại Úc, nổi tiếng với hoạt động trong các lĩnh vực thị trường vốn, mua bán và sáp nhập, tranh chấp và công nghệ. Hoạt động chuyên môn của hãng dựa trên kiến thức chuyên sâu, khả năng phán đoán thận trọng và việc xử lý an toàn thông tin nhạy cảm.

Khi AI tạo sinh bắt đầu định hình lại công việc tri thức, Gilbert + Tobin nhận thấy một cơ hội: không phải thay đổi cách hãng cung cấp tư vấn pháp lý, mà là nâng cao tiêu chuẩn của công việc vận hành hỗ trợ hoạt động này. Hãng đặt mục tiêu trang bị cho mọi nhóm vận hành những công cụ hiệu quả hơn để nghiên cứu, soạn thảo và phân tích, đồng thời duy trì cơ chế quản trị và trách nhiệm nghề nghiệp mà khách hàng kỳ vọng.

ChatGPT Enterprise được triển khai trước tiên cho các nhóm vận hành, nơi những trường hợp sử dụng thực tế có thể được thử nghiệm trong môi trường có kiểm soát. Từ đó, việc áp dụng được mở rộng sang marketing, phát triển kinh doanh, tuyển dụng, tài chính, công nghệ, chuyển đổi kinh doanh và một số mảng hành nghề pháp lý. Trong suốt quá trình này, trọng tâm vẫn là cách hãng vận hành chứ không phải thay thế khả năng phán đoán chuyên môn vốn là cốt lõi của dịch vụ pháp lý.

Với Codex, hãng đang tiến xa hơn nữa, chuyển từ AI hỗ trợ từng cá nhân thực hiện các tác vụ riêng lẻ sang AI hoàn thành các bước xác định trong những quy trình lớn hơn.

Sự tham gia rõ ràng của ban lãnh đạo giúp việc áp dụng AI trở nên thiết thực và chính đáng trong toàn hãng. CEO Sam Nickless giới thiệu ChatGPT với nhân viên thông qua các ví dụ từ chính công việc của mình. Thông điệp “Sử dụng AI không phải là gian lận” của ông đã định vị AI là một công cụ khác để nhân viên vận dụng khả năng phán đoán, thay vì một lối tắt không phù hợp. Các lãnh đạo cấp cao khác cũng trở thành người dùng tích cực và chia sẻ ví dụ với đội ngũ của mình.

Gilbert + Tobin kết hợp sự ủng hộ của ban lãnh đạo với hoạt động hỗ trợ phù hợp cho từng vai trò. Thay vì dựa vào chương trình đào tạo chung chung, nhóm chuyển đổi kinh doanh tham gia các cuộc họp của từng đội ngũ để trình diễn những quy trình được thiết kế riêng cho marketing, tài chính, tuyển dụng, vận hành và các bộ phận khác. Video nội bộ, các buổi giới thiệu, thử thách và câu chuyện về trường hợp sử dụng giúp nhân viên theo kịp khi ChatGPT được bổ sung những tính năng mới.

Hãng không áp đặt chỉ tiêu sử dụng. Hãng tập trung cho nhân viên thấy công nghệ có thể làm gì, đồng thời yêu cầu mỗi người chịu trách nhiệm về kết quả. Tính đến tháng 6 năm 2026, 87% tài khoản được cấp quyền đang hoạt động, cao hơn gấp đôi tỷ lệ áp dụng mà Gilbert + Tobin thường ghi nhận đối với các công cụ khác. Người dùng tích cực bao gồm cả các đối tác và nhân viên ngoài bộ phận công nghệ.

Gilbert + Tobin xử lý thông tin kinh doanh và thông tin mật của khách hàng, trong đó có dữ liệu chịu sự điều chỉnh của các yêu cầu khác nhau từ từng khách hàng. Quá trình triển khai AI được hỗ trợ bằng hướng dẫn rõ ràng về các tác vụ được phép, nội dung nhân viên có thể nhập và cách xem xét kết quả đầu ra. Hãng cũng đánh giá các biện pháp bảo vệ theo hợp đồng, quyền truy cập dựa trên vai trò, yêu cầu xử lý dữ liệu và cơ chế kiểm soát quản trị.

Việc chuyển sang môi trường OpenAI có nơi lưu trú dữ liệu tại Úc giúp Gilbert + Tobin tự tin hơn khi mở rộng quyền truy cập mà vẫn đáp ứng các yêu cầu nội bộ và kỳ vọng của khách hàng.

ChatGPT hiện hỗ trợ nhiều bộ phận kinh doanh. ChatGPT đã rút ngắn một tác vụ nghiên cứu tuyển dụng và trích xuất dữ liệu từ khoảng bốn giờ xuống còn khoảng 20 phút. Một quy trình xử lý thông tin tham chiếu khác giúp tiết kiệm khoảng 25 phút cho mỗi ứng viên, hỗ trợ đội ngũ quản lý khối lượng tuyển dụng lớn.

Các nhóm marketing và phát triển kinh doanh dùng ChatGPT để tổng hợp tài liệu chào dịch vụ trước đây và điều chỉnh nội dung phản hồi cho những cơ hội mới. Hãng thực hiện 400 đến 500 hồ sơ chào dịch vụ mỗi năm, còn ChatGPT giúp các nhóm chuẩn bị nội dung nhanh hơn, đồng thời nâng cao chất lượng và mức độ phù hợp với tiêu chuẩn viết của hãng. Các nhóm cũng sử dụng nghiên cứu sâu để hỗ trợ báo cáo ngành cùng các chiến lược về lĩnh vực, khách hàng và phát triển kinh doanh.

Các nhóm tài chính dùng ChatGPT cho công việc bảng tính và phân tích dữ liệu. Các nhóm công nghệ áp dụng ChatGPT vào tài liệu, tập lệnh, tài liệu đào tạo và hướng dẫn nội bộ. Các luật sư sử dụng ChatGPT cho khía cạnh vận hành trong công việc, còn những quy trình chuyên biệt về pháp lý của chúng tôi được hỗ trợ qua các nền tảng đã phê duyệt, chẳng hạn như nền tảng Harvey ứng dụng AI. Trong tất cả các trường hợp sử dụng này, con người vẫn chịu trách nhiệm xác định phạm vi tác vụ, kiểm tra kết quả đầu ra, vận dụng khả năng phán đoán chuyên môn và phê duyệt sản phẩm cuối cùng.

Một trường hợp sử dụng ChatGPT đặc biệt là GPT tùy chỉnh giúp các lãnh đạo kiểm chứng kỹ lưỡng ý tưởng trước khi cần đến thời gian của CEO. Được xây dựng từ các ví dụ đã phê duyệt về cách viết, ưu tiên, kinh nghiệm nghề nghiệp, phản hồi và bối cảnh kinh doanh của Nickless, GPT này đóng vai trò như “bản sao số” của CEO nhưng không thay ông đưa ra quyết định hay phát ngôn.

Codex đã giúp Gilbert + Tobin hoàn thành công việc vận hành nhiều bước đã xác định, dưới sự giám sát của con người. Chẳng hạn, Codex đã lập báo cáo kiểm toán cho 300 pháp nhân, giúp loại bỏ trọn một ngày làm việc thủ công trong toàn bộ quy trình. Codex cũng kiểm tra và đổi tên 1.100 tệp để tải lên một hệ thống khác, thay thế công việc mà trước đây phải mất nhiều ngày mới hoàn thành.

Những ví dụ này cho thấy hãng đang áp dụng Codex vào các tác vụ không thường xuyên hoặc khó có thể biện minh cho việc tự động hóa bằng những quy trình lặp lại thông thường. Nhóm chuyển đổi kinh doanh cũng đã dùng Codex để biến các yêu cầu và một bản đặc tả hiện có thành ứng dụng Python hoạt động được.

Gilbert + Tobin dùng Codex để hỗ trợ xây dựng quy trình ứng dụng AI cho một số hoạt động kiểm tra xung đột lợi ích, chống rửa tiền, cá nhân có ảnh hưởng chính trị và xác minh danh tính khách hàng. Codex hoàn thành các bước nghiên cứu và xử lý, sau đó lập báo cáo để con người xem xét và phê duyệt. Một số hoạt động kiểm tra trước đây mất tới tám giờ nay có thể hoàn thành trong vài phút.

Trong bộ phận công nghệ, một thành viên nhóm DevOps đã dùng Codex để xây dựng “tháp canh” giám sát môi trường AWS của hãng. Hệ thống này hợp nhất các tín hiệu vận hành, hỗ trợ chẩn đoán và khắc phục, đồng thời chuyển cấp những vấn đề cần con người xử lý.

Gilbert + Tobin dự định mở rộng quyền truy cập ChatGPT Công việc và Codex trong quá trình thiết lập các cơ chế kiểm soát cần thiết để triển khai trên phạm vi rộng hơn. Tham vọng dài hạn của hãng là xây dựng một môi trường làm việc liên kết, nơi nhân viên có thể dùng ChatGPT để truy cập bối cảnh tổ chức đã được phê duyệt, thực hiện tác vụ vận hành và tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh mà không phải tự chuyển đổi giữa các hệ thống.