Франчайзі: на 94% менше часу на звіряння каси з ChatGPT Work

Тед Тейлор прийшов у ресторанний бізнес після 25 років роботи в напівпровідниковій галузі. Сьогодні він — незалежний франчайзі, який керує трьома ресторанами у штаті Нью-Мексико, кожен із яких працює під двома брендами: Schlotzsky’s і Cinnabon.

Керувати ресторанами швидкого обслуговування — означає поєднувати турботу про гостей із безліччю справ, яких вони не бачать: визначати ціни в меню, керувати персоналом, обслуговувати обладнання та розробляти внутрішні правила. Тед використовує технології OpenAI, щоб швидше з усім цим упоратися.

За допомогою ChatGPT Тед швидше виконує трудомісткі завдання, як-от пошук інформації та підготовку текстів. А ChatGPT Work він використовує, щоб збирати й аналізувати великі обсяги даних про ціни, продажі, прогнози, графіки та роботу персоналу й отримувати рекомендації щодо того, на що варто звернути увагу в кожному ресторані. Це скоротило час перегляду цін на 95%, а кожного нарахування зарплати — на 4 години.

Щорічний перегляд цін у меню потребує комплексного аналізу собівартості страв, їхньої популярності, цін місцевих конкурентів, розмірів порцій, а також відмінностей в економіці замовлень у закладі та на доставку. Тед використовує ChatGPT Work, щоб урахувати всі ці чинники й отримати рекомендації щодо цін за 1–2 години замість 5 днів.

Спочатку Тед за допомогою ChatGPT Work аналізує цінові тенденції місцевих конкурентів, розміри порцій і якість страв у порівнянні з власними, щоб визначити цільові ціни та стратегії ціноутворення. Потім він надає ChatGPT Work список позицій меню за категоріями з поточними цінами в закладі та на доставку. Переважно спираючись на попередній аналіз ChatGPT, він указує, наскільки загалом хоче підвищити ціни в кожній групі та для яких позицій підвищення має бути більшим чи меншим.

Він може поглибити аналіз, додавши історію продажів окремих позицій і ціни постачальників. ChatGPT Робота може використати ці дані, щоб оцінити вплив зміни цін на продажі та оптимізувати ціни окремих позицій з урахуванням цільових показників собівартості.

ChatGPT Work створює електронну таблицю з рекомендованими цінами в закладі та на доставку. Він навіть узгоджує зміни цін із загальною стратегією ціноутворення, покликаною поліпшити результати бізнесу: утримати клієнтів, мінімізувати шок від підвищення цін і якнайкраще позиціонувати доповнення до замовлень.

Коли Тед уперше використав ChatGPT Work для ціноутворення, він також провів аналіз вручну. «ChatGPT Work провів ґрунтовніше порівняння на місцевому ринку й допоміг мені уникнути підвищень, через які деякі позиції стали б неконкурентоспроможними», — розповів він. Тед одразу почав використовувати ChatGPT для підготовки початкових рекомендацій.

Тед використовує ChatGPT Work для керування витратами на персонал у двох напрямах: аналізує показники роботи персоналу в трьох ресторанах і випробовує кращий спосіб складання тижневого графіка.

Для аналізу роботи персоналу Тед надав ChatGPT Work доступ лише для читання до даних про продажі та працю. Коли він запускає аналіз, ChatGPT Work зіставляє години за графіком, закладені в бюджет і фактично відпрацьовані, з прогнозованими та фактичними продажами. Він також аналізує попередні 12 тижнів, щоб урахувати особливості закладів, де продажі регулярно перевищують прогнози або не дотягують до них. Підсумковий звіт позначає понаднормові години, зміни, що тривають довше запланованого, і періоди нестачі персоналу, а також указує, на що керівникові варто звернути увагу.

Щоб випробувати складання графіка, Тед надав ChatGPT Work список працівників із зазначенням їхніх посад, підготовки, доступності та оплати, а також потреб закладу в персоналі за різних обсягів продажів. Разом із керівницею він порівняв запропонований ChatGPT Work графік із тим, який склала б вона. Вони виявили, яких правил бракує для залучення додаткових працівників у періоди найбільшого навантаження, й уточнили інструкції для ChatGPT Work.

Тепер ChatGPT Робота складає повний графік для цього закладу. Керівниця перевіряє його, за потреби вносить зміни й додає до системи планування змін ресторану. За оцінкою Теда, краще планування графіків із часом може знизити частку витрат на погодинну оплату праці у виручці всіх трьох ресторанів на один-два відсоткові пункти. Це може додати від 50 000 до 100 000 доларів вільного грошового потоку щороку — на підвищення зарплат, премії, інвестиції в бізнес або збільшення виплат із прибутку.

Тед також використовує ChatGPT Work в повсякденній діяльності: від розробки кадрових правил до звіряння каси й опрацювання заявок на постачання та ремонт. 

Коли штат Нью-Мексико зобов’язав ресторани мати письмову інструкцію на випадок забруднення біологічними рідинами, Тед за допомогою ChatGPT підготував її проєкт приблизно за 30 секунд. Коли Теду знадобилися правила користування соцмережами для довідника працівника, ChatGPT допоміг швидко підготувати текст, який згодом перевірила зовнішня кадрова компанія й залишила без змін.

Тед використовує ChatGPT Work для щомісячного звіряння каси в усіх трьох ресторанах. Він завантажує дані про касові операції кожного закладу та банківські виписки, а ChatGPT Work зіставляє операції з відповідними надходженнями на рахунок. Раніше щомісячне звіряння займало три години, а тепер — 5–10 хвилин. Він також заощаджує чотири години ручної роботи під час кожного нарахування зарплати, використовуючи ChatGPT Work для зведення розрахункових даних.

Щоб ресторани працювали без перебоїв, Тед також за допомогою ChatGPT Work створив вебпортал, на якому працівники можуть подавати заявки на постачання чи ремонт. Портал надсилає йому сповіщення на окрему електронну адресу й відстежує статус кожної заявки.

Підхід Теда до використання ChatGPT Work може стати в пригоді будь-якому власнику малого бізнесу. Він надає ChatGPT ті самі дані й орієнтири, на які спирався б, ухвалюючи рішення, та порівнює результат із тим, як виконав би цю роботу сам. Зі зростанням довіри до результатів він залучає ChatGPT до дедалі більшої кількості бізнес-завдань, але завжди перевіряє результати, перш ніж застосовувати їх на практиці.

Для Теда цінність ChatGPT Роботи не обмежується заощадженими годинами. Тепер він може проводити аналіз, на який інакше міг би не знайти часу, і більше уваги приділяти клієнтам, працівникам та розвитку бізнесу.