Як Gilbert + Tobin керує ШІ та масштабує його з OpenAI

Gilbert + Tobin — одна з провідних корпоративних юридичних фірм Австралії, відома роботою у сферах ринків капіталу, злиттів і поглинань, вирішення спорів та технологій. Практика фірми спирається на спеціалізовані знання, виважені судження та безпечну роботу з конфіденційною інформацією.

Коли генеративний ШІ почав змінювати інтелектуальну працю, Gilbert + Tobin побачила можливість не змінити підхід до надання юридичних консультацій, а підвищити рівень операційної роботи, яка їх забезпечує. Фірма прагнула надати кожній операційній команді ефективніші інструменти для досліджень, підготовки матеріалів та аналізу, водночас зберігаючи корпоративне управління та професійну відповідальність, на які очікують клієнти.

Спочатку ChatGPT Enterprise запровадили в операційних командах, де практичні сценарії використання можна було випробувати в контрольованому середовищі. Згодом технологію почали застосовувати в маркетингу, розвитку бізнесу, доборі персоналу, фінансах, технологіях, трансформації бізнесу та окремих напрямах юридичної практики.

Завдяки Codex фірма рухається ще далі: від ШІ, який допомагає окремим працівникам виконувати конкретні завдання, до ШІ, який виконує визначені етапи масштабніших робочих процесів.

Активна підтримка керівництва допомогла зробити впровадження ШІ доречним і обґрунтованим для всієї фірми. Генеральний директор Сем Ніклесс представив ChatGPT працівникам на прикладах із власної роботи. Його теза «Використання ШІ — це не нечесна гра» показала, що це ще один інструмент, за допомогою якого працівники можуть застосовувати власне професійне судження, а не неприйнятний спосіб скоротити шлях. Інші керівники вищої ланки також стали активними користувачами й ділилися прикладами зі своїми командами.

Gilbert + Tobin доповнила цю підтримку керівництва навчанням із урахуванням конкретних посад. Замість загального навчання команда з трансформації бізнесу долучалася до зустрічей окремих команд, щоб демонструвати робочі процеси, адаптовані до маркетингу, фінансів, добору персоналу, операційної роботи та інших функцій. Внутрішні відео, демонстрації, змагання й історії практичного застосування допомагали працівникам опановувати нові можливості ChatGPT.

Фірма не встановлювала обов’язкових цільових показників використання. Натомість працівникам показували можливості технології, водночас залишаючи за ними відповідальність за результат. Станом на червень 2026 року активно використовувалися 87% користувачів із наданим доступом — це більш ніж удвічі перевищує типовий для інших інструментів рівень упровадження в Gilbert + Tobin. Серед активних користувачів були партнери та працівники за межами технологічного підрозділу.

Gilbert + Tobin працює з конфіденційною інформацією клієнтів і компаній, зокрема з даними, до яких різні клієнти висувають різні вимоги. Упровадження ШІ супроводжувалося чіткими вказівками щодо дозволених завдань, даних, які могли вводити працівники, і порядку перевірки результатів. Фірма також оцінила договірні гарантії, рольовий доступ, вимоги до обробки даних і засоби адміністративного контролю.

Перехід до середовища OpenAI, що відповідає вимогам до локалізації даних в Австралії, дав Gilbert + Tobin змогу впевненіше розширювати доступ, дотримуючись внутрішніх вимог і очікувань клієнтів.

Нині ChatGPT допомагає виконувати низку бізнес-функцій. Він скоротив виконання завдання з пошуку кандидатів і вилучення даних приблизно з чотирьох годин до 20 хвилин. Окремий процес опрацювання рекомендацій заощаджує орієнтовно 25 хвилин на кожного кандидата, допомагаючи команді давати раду великим обсягам добору персоналу.

Команди маркетингу й розвитку бізнесу використовують ChatGPT, щоб узагальнювати матеріали попередніх пропозицій і адаптувати відповіді до нових можливостей. Щороку фірма готує від 400 до 500 пропозицій, а ChatGPT допомагає командам швидше створювати матеріали, водночас підвищуючи їхню якість і відповідність стандартам письмової комунікації фірми. Команди також використовують функцію «поглиблене дослідження» для підготовки галузевих звітів і розробки стратегій щодо секторів, клієнтів та розвитку бізнесу.

Фінансові команди використовують ChatGPT для роботи з електронними таблицями й аналізу даних. Технологічні команди застосовують його для документації, сценаріїв, навчальних матеріалів і внутрішніх інструкцій. Юристи використовують ChatGPT для операційної частини своєї роботи, тоді як спеціалізовані юридичні процеси підтримуються через схвалені платформи, зокрема платформу Harvey на основі ШІ. У всіх цих сценаріях люди й надалі відповідають за визначення меж завдання, перевірку результатів, застосування професійного судження та затвердження кінцевого робочого продукту.

Один із незвичних сценаріїв використання ChatGPT — спеціальний GPT, який допомагає керівникам випробовувати ідеї на міцність перед тим, як звертатися до генерального директора. Створений на основі схвалених зразків текстів Ніклесса, його пріоритетів, професійного досвіду, зворотного зв'язку та бізнес-контексту, цей GPT виконує роль «цифрового двійника» генерального директора, не ухвалюючи рішень від його імені й не виступаючи замість нього.

Codex допомогла Gilbert + Tobin виконувати чітко визначену багатоетапну операційну роботу під наглядом фахівців. Наприклад, вона підготувала аудиторські звіти для 300 юридичних осіб, заощадивши цілий день ручної праці в межах усього процесу. Codex також перевірила й перейменувала 1100 файлів для завантаження в іншу систему, замінивши роботу, яка раніше тривала б кілька днів.

Ці приклади демонструють, як фірма застосовує Codex до нерегулярних завдань або таких, автоматизацію яких важко обґрунтувати за допомогою звичайних повторюваних процесів. Команда з трансформації бізнесу також використала Codex, щоб на основі вимог і наявної специфікації створити робочий застосунок Python.

Gilbert + Tobin використала Codex для створення робочого процесу на основі ШІ для окремих перевірок на предмет конфлікту інтересів, протидії відмиванню коштів, перевірки політично значущих осіб та належної перевірки клієнтів. Вона виконує етапи дослідження й опрацювання, а потім готує звіт для перевірки та затвердження фахівцем. Окремі перевірки, які раніше тривали до восьми годин, тепер можна виконати за лічені хвилини.

У технологічному підрозділі фахівець команди DevOps використав Codex, щоб створити моніторингову «вартову вежу» для середовища AWS фірми. Вона об'єднує операційні сигнали, допомагає діагностувати й усувати проблеми та передає фахівцям випадки, що потребують їхньої уваги.

Gilbert + Tobin планує розширювати доступ до ChatGPT Робота та Codex у міру впровадження засобів контролю, необхідних для ширшого використання. Довгострокова мета фірми — створити взаємопов'язане робоче середовище, у якому працівники зможуть за допомогою ChatGPT отримувати доступ до схваленого контексту організації, виконувати операційні завдання й створювати готові матеріали без ручного переходу між системами.