Zenken เพิ่มประสิทธิภาพให้กับทีมขายขนาดเล็กด้วย ChatGPT Enterprise

Zenken ผสาน GPT‑5, GPT แบบกำหนดเอง, การสร้างรูปภาพ และโมเดลและเครื่องมือ OpenAI ล่าสุดเข้าด้วยกันเพื่อเร่งการเติบโตของธุรกิจหลักทั้งสองของบริษัท ได้แก่ การตลาดบนเว็บ และธุรกิจด้านทรัพยากรบุคคลในต่างประเทศที่กำลังเติบโตอย่างรวดเร็ว ในฐานะหนึ่งในบริษัทแรกๆ ในญี่ปุ่นที่เปิดตัว ChatGPT Enterprise ทั่วทั้งองค์กร Zenken กำลังนำแนวทางที่มุ่งเน้น AI เป็นหลักไปใช้จริง และเห็นผลกระทบทางธุรกิจที่ชัดเจน

วันนี้ Zenken รายงานว่า:

• อัตราการใช้งานประจำสัปดาห์ของ ChatGPT Enterprise มากกว่า 90%
• ประหยัดเวลาโดยเฉลี่ย 30-50% ในงานที่ใช้ความรู้
• เพิ่มเวลาทำงาน 5-15 ชั่วโมงต่อพนักงานต่อเดือน โดยนำเวลาเหล่านั้นไปลงทุนในงานที่มีมูลค่าสูงกว่า
• ประหยัดต้นทุนการจ้างเหมาภายนอกต่อปี 50 ล้านเยน เมื่อเทียบกับปีที่แล้ว

ก่อนที่ Zenken จะนำ ChatGPT Enterprise มาใช้ Zenken อาศัยกระบวนการแบบแมนนวลสำหรับงานที่ต้องใช้ความรู้หลากหลายประเภท พนักงานใช้เวลามากในการวิจัย สรุป แปล และสร้างเนื้อหา ทีมขายยังต้องเผชิญกับระยะเวลาเตรียมตัวที่ยาวนานสำหรับการประชุมกับลูกค้า ซึ่งทำให้จำนวนและคุณภาพของบทสนทนากับลูกค้าลดลง

เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้ Zenken จึงตัดสินใจนำ AI มาใช้ในลักษณะที่มีโครงสร้างและปลอดภัย Yuji Okada ผู้จัดการฝ่ายวางแผนองค์กรในแผนกบริหาร อธิบายว่าเมื่อประเมินโซลูชันที่เป็นไปได้ ก็ “มุ่งเน้นไปที่ความสามารถ 12 ประการที่จำเป็นต่อธุรกิจของเรา เช่น ความปลอดภัยและการสนับสนุนขั้นสูงสำหรับการคิดที่ซับซ้อน” และกล่าวย้อนว่า “ChatGPT Enterprise เป็นโซลูชันเดียวที่ตอบโจทย์เงื่อนไขทั้งหมดเหล่านี้ได้” เขากล่าวว่า "เนื่องจากเราต้องจัดการกับข้อมูลของลูกค้าและข้อมูลภายในที่อ่อนไหว การป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลเป็นสิ่งที่ไม่สามารถต่อรองได้" ChatGPT Enterprise รับประกันว่าข้อมูลของเราจะไม่ถูกนำไปใช้ในการเทรน AI ของตนเอง ฟีเจอร์ความปลอดภัยนี้ทำให้เรามั่นใจในการจัดการข้อมูลที่เป็นความลับได้อย่างปลอดภัย"

ความพร้อมใช้งานของโมเดลการให้เหตุผลเป็นอีกเหตุผลสำคัญที่ทำให้เลือกใช้ ChatGPT Enterprise ในธุรกิจการตลาดบนเว็บหลักของ Zenken ทีมจำเป็นต้องวิเคราะห์ความท้าทายทางธุรกิจของลูกค้าอย่างลึกซึ้ง และเสนอแนวทางแก้ไขเชิงกลยุทธ์ โมเดลการให้เหตุผลที่ OpenAI เปิดตัวในปี 2024 มอบการสนับสนุนขั้นสูงสำหรับการคิดที่ซับซ้อนที่ Zenken ต้องการ และยังช่วยเร่งการใช้งาน AI ของบริษัทให้รวดเร็วยิ่งขึ้น Okada อธิบายว่า “โมเดลการให้เหตุผลก้าวไปไกลกว่าการให้ข้อมูลเพียงอย่างเดียว และสนับสนุนการตัดสินใจในระดับผู้บริหารในด้านต่างๆ เช่น การวิเคราะห์ตลาด กลยุทธ์การแข่งขัน และการประเมินโอกาสทางธุรกิจใหม่ๆ”

วันนี้ โมเดลการให้เหตุผลช่วยยกระดับคุณภาพของการวางแผนและการวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์ในทุกทีม และยังใช้เพื่อตรวจสอบปัญหาการบริหารจัดการของ Zenken และความท้าทายใหม่ๆ จากมุมมองเชิงกลยุทธ์ สิ่งนี้ได้กลายเป็นแรงขับเคลื่อนสำคัญของการเติบโตทางธุรกิจของ Zenken

ผลลัพธ์ของ ChatGPT Enterprise นั้นเห็นได้ชัดเจนเป็นพิเศษในด้านการขาย ก่อนใช้ ChatGPT Enterprise ทีมขายต้องใช้เวลามากในการเตรียมงาน เช่น การค้นคว้าข้อมูลลูกค้าเป้าหมาย การสร้างเอกสารข้อเสนอ และการเขียนอีเมลขาย Okada เล่าย้อนความว่า “แม้กระทั่งก่อนที่เราจะคิดถึงการเพิ่มจำนวนลูกค้าที่เราเข้าหา คนของเราก็เสียเวลาไปมากกับการเตรียมการอยู่แล้ว "เนื่องจากพวกเขาต้องตอบคำถามและสร้างเอกสารข้อเสนอ เวลาที่พวกเขาสามารถใช้กับลูกค้าได้จริงจึงมีจำกัด และบางครั้งเราก็พลาดโอกาสไป” การเขียนอีเมลแต่ละฉบับก็ใช้เวลาเช่นกัน ซึ่งสร้างขีดจำกัดตามธรรมชาติว่าพนักงานขายจะสามารถติดต่อผู้มุ่งหวังได้มากแค่ไหนในหนึ่งวัน

การนำ ChatGPT Enterprise ไปใช้งานทั่วทั้งบริษัทช่วยให้ Zenken ได้ปรับปรุงคุณภาพของกิจกรรมการขายอย่างมีนัยสำคัญ ตารางด้านล่างเปรียบเทียบกระบวนการขายก่อนและหลัง ChatGPT ในแต่ละขั้นตอน

ด้วยเหตุนี้ Zenken จึงเห็นการเติบโตอย่างชัดเจนในผลการขาย:

• ข้อเสนอที่ผ่านการตรวจสอบเบื้องต้นเพิ่มขึ้น 15 ถึง 20%
• อัตราความสำเร็จสำหรับดีลใหม่เพิ่มขึ้น 5 ถึง 10%
• อัตราการอนุมัติสำหรับข้อเสนอฉบับสุดท้ายเพิ่มขึ้นประมาณ 30%

“ChatGPT ช่วยให้เราลดเวลาที่ต้องใช้ในการค้นคว้าและเตรียมการลงได้ ขณะเดียวกันก็ทำให้บทสนทนาของเรากับลูกค้าราบรื่นยิ่งขึ้น” Okada อธิบาย

ChatGPT Enterprise ยังได้กลายเป็นสิ่งจำเป็นต่อธุรกิจทรัพยากรมนุษย์ในต่างประเทศที่เติบโตอย่างรวดเร็วของ Zenken เนื่องจากพนักงานส่วนใหญ่เป็นเจ้าของภาษาญี่ปุ่น บริษัทจึงเคยต้องใช้เวลาและงบประมาณอย่างมากในการแปลประกาศรับสมัครงาน สัญญา และเอกสารอื่นๆ สำหรับผู้สมัครจากต่างประเทศ Okada เล่าย้อนว่า “เมื่อเราจำเป็นต้องสื่อสารในหลายภาษา รวมถึงภาษาอังกฤษ เครื่องมือแปลแบบดั้งเดิมมักไม่สามารถถ่ายทอดบริบทและนัยสำคัญที่ถูกต้องได้ ซึ่งทำให้การสื่อสารระหว่างประเทศบางส่วนค่อนข้างท้าทาย”

หลังจากที่ได้นำ ChatGPT Enterprise ไปใช้งาน ทีมสามารถแปลเอกสารได้อย่างแม่นยำในหลากหลายประเภทเป็นภาษาอังกฤษและภาษาอื่นๆ สิ่งนี้ทำให้สามารถลดต้นทุนการจ้างงานภายนอกได้ ขณะเดียวกันก็เพิ่มความเร็วในการแปลอย่างมาก “แม้จะมีทีมขนาดเล็กกว่า แต่เราก็สามารถรักษาองค์กรที่ต่อไปขับเคลื่อนการเติบโตของรายได้” Okada กล่าว

พนักงานยังใช้ ChatGPT ในภาษาอื่นๆ นอกเหนือจากภาษาอังกฤษเพื่อรวบรวมข้อมูลจากเว็บไซต์ข่าว บทความทางเทคนิค และแหล่งข้อมูลอื่นๆ ที่สำคัญต่อธุรกิจ สิ่งนี้ทำให้ออกแบบบริการใหม่และโครงการริเริ่มทางธุรกิจได้ง่ายขึ้นโดยคำนึงถึงการขยายสู่ระดับโลก และเปิดการใช้งานให้พนักงานที่ Zenken สามารถมีส่วนร่วมโดยตรงในงานข้ามพรมแดนได้มากกว่าที่เคย

ChatGPT Enterprise กำลังเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานประจำวันของ Zenken ทีมต่างๆ ใช้ ChatGPT เพื่อสร้างร่างแรกของอีเมลขาย ข้อเสนอ เนื้อหาการตลาด และเอกสารภายในได้ภายในไม่กี่นาที และโดยรวมแล้วประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นประมาณสองเท่าทั่วทั้งองค์กร งานที่เคยจ้างเหมาภายนอกก่อนหน้านี้ถูกนำมาดำเนินการภายในมากขึ้นเรื่อยๆ ส่งผลให้ลดต้นทุนการจ้างเหมาภายนอกต่อปีลงได้ราว 50 ล้านเยน และช่วยให้อัตรากำไรดีขึ้น “แทนที่จะต้องติดอยู่กับงานที่ทำซ้ำๆ พนักงานทั่วทั้งบริษัทตอนนี้มีเวลามากขึ้นเพื่อมุ่งเน้นที่สาระสำคัญของข้อเสนอของพวกเขา” Okada กล่าว

การนำไปใช้ยังแข็งแกร่งในระดับบุคคลด้วยเช่นกัน การใช้งาน ChatGPT Enterprise เป็นประจำทุกสัปดาห์สูงกว่า 90% และพนักงานส่งข้อความเฉลี่ยประมาณ 900 ข้อความต่อคนในแต่ละเดือน “มันกลายเป็นเรื่องที่เราทำจนชินไปแล้วที่จะหันไปหา ChatGPT ก่อนเป็นอันดับแรก” Okada อธิบาย “เราใช้ ChatGPT เพื่อพัฒนาสมมติฐานเบื้องต้น จากนั้นจึงนำไปหารือกับผู้จัดการหรือเพื่อนร่วมงานของเรา "การทำงานในลักษณะนี้ได้ลดเวลาที่ผู้คนรู้สึกติดขัดก่อนที่จะพูดคุยกับผู้อื่นหรือก้าวไปข้างหน้าได้อย่างมาก”

สำหรับ Zenken แล้ว ChatGPT Enterprise เป็นมากกว่าแค่เครื่องมือ ตามที่ Okada กล่าว มันได้กลายเป็นพันธมิตรที่กำลังเปลี่ยนแปลงวิธีคิดและการทำงานของพนักงาน ขณะนี้บริษัทมองว่า ChatGPT Enterprise เป็นแพลตฟอร์มหลักที่สนับสนุนทุกอย่าง ตั้งแต่ประสิทธิภาพในการทำงานประจำวัน การวางแผนเชิงกลยุทธ์ การพัฒนาบุคลากร และท้ายที่สุดคือการเปลี่ยนแปลงทั่วทั้งบริษัท