Matokeo
Muda wa kujiunga kwenye mfumo ulipungua kutoka wiki hadi siku
50%
Kupunguzwa kwa maswali ya uendeshaji kwenye jumbe za WhatsApp
Plex Coffee ilijengwa kwa misingi ya ahadi tatu: bei nafuu, urahisi, na jamii inayokaribisha. Kwa kutumia msukumo kutoka kwa tasnia ya teknolojia, waanzilishi wenza Philipp Cheng na Max Kamp waliendesha mikahawa hiyo wakiwa na mawazo ya kampuni changa isiyo na uzoefu. “Kuanzia uajiri hadi ugavi, kila mchakato ambao ungeweza kufanywa kuwa wa kiotomatiki, ulifanywa kuwa wa kiotomatiki,” Cheng anasema.
Lakini Plex ilipokua kutoka duka moja la kahawa hadi anne, waanzilishi walikumbana na changamoto mpya ambazo ufanyaji otomatiki wa jadi haungeweza kutatua. ChatGPT Business ilikuwa suluhisho la asili.
“Kila mmoja katika timu yetu alikuwa tayari akitumia ChatGPT kivyake na alikuwa ameifahamu zana hiyo, na uwezo wa kuunda GPT maalum ulimaanisha kwamba tunaweza kuunda zana ndogo maalum kwa matumizi mbalimbali.”
Waajiriwa wa awali walifunzwa moja kwa moja na waanzilishi, lakini kadiri barista na wasimamizi wa maduka zaidi walivyojiunga, ikawa vigumu zaidi kuhifadhi utamaduni uliotegemea uwepo na umakini wa kibinafsi kwa kila mgeni.
“Max na mimi tulipoanzisha hili, tulikuwa sisi wenyewe nyuma ya kaunta. “Kila barista mpya tuliyemfundisha, sisi wenyewe tulimwonyesha jinsi ya kuwasiliana na wateja, jinsi ya kutengeneza vinywaji mbalimbali, na jinsi ya kushughulikia matatizo dukani,” anasema Cheng. “Lakini tulipokuwa tukikua, ilikuwa inazidi kuwa vigumu kuimarisha utamaduni huohuo kwa wafanyakazi wapya.”
Plex ilipopanuka, matatizo mawili yaliibuka: ushirikiano wa maarifa uliogawanyika na mafunzo yasiyo thabiti. Huku wafanyakazi wa muda wakibadilishana zamu, maswali ya kawaida yaliibuka katika vikundi vya WhatsApp: wapi pa kupata vitu fulani, maelezo kuhusu mchakato fulani. "Tulikuwa tunapambana zaidi na kubadilishana maarifa na hilo lilisababisha wingi wa jumbe kwenye WhatsApp… mameneja wa maduka walikosa muda wa kuzingatia kazi," Cheng anaelezea.
Mafunzo pia yakawa magumu zaidi kusanifisha. Kadri idadi ya wafanyakazi ilivyoongezeka, mameneja wa duka walikuwa na muda mchache wa kuwaelekeza wafanyakazi wapya kuhusu utamaduni na uzoefu wa wateja. Cheng alikuwa amejaribu kusambaza mwongozo wa kurasa 25, lakini “hakuna aliyekuwa akiutumia kwa dhati.”
Plex ilianza kwa kuweka maarifa yao yote mahali pamoja katika Notion, lakini wakakwama. “Utafutaji kwa maneno muhimu hauleti matokeo mazuri sana, kwa kuwa kila mtu hutumia maneno tofauti kuelezea anachotafuta,” anasema Cheng.
Timu iliwezesha kiunganishi cha Notion, ambacho huruhusu ChatGPT kujibu kwa muktadha kutoka kwenye faili na wiki zako za Notion, ili wafanyakazi waweze kuomba kwa urahisi kile walichohitaji kwa lugha rasmi ya kawaida.
“Hilo limepunguza jumbe zetu za WhatsApp kuhusu masuala fulani kwa zaidi ya asilimia 50, kwa sababu watu wanajua mahali pa kupata taarifa,” Cheng anasema. Wafanyakazi hutumia iPad ya dukani kuwasiliana na ChatGPT. Muda uliopatikana tena unaelekezwa kwenye kile ambacho Plex inathamini zaidi: ushirikiano wa jamii na matukio, ambayo wasimamizi wa duka sasa wana muda wa kuyasimamia.
Kwa kutumia ChatGPT Business, Cheng aliweza kutumia mwongozo wake wa kurasa 25 kwa njia mpya: “Nilipakia mwongozo huu kwenye GPT maalum, ambayo ninashiriki kupitia barua pepe yetu ya kuwaingiza wafanyakazi wapya kazini.” GPT inahimizwa kufundisha maadili ya msingi ya kampuni pamoja na maelezo maalum ya kiufundi kama vile Plex inavyopata kahawa yake.
“Badala ya kutoa tu taarifa, inafanya hivyo kwa njia ya kuvutia katika mazungumzo,” Cheng anasema. Hii inamaanisha maarifa yanakumbukwa vizuri zaidi, na wasimamizi wa maduka hawahitaji tena kutumia muda mwingi kufundisha kila mwajiriwa mpya: “Muda wa kuingiza kwenye mfumo umepungua kutoka wiki kadhaa hadi siku chache.”
Mara tu uanzishaji na ushiriki wa maarifa ulipokuwa unaendelea vizuri, Plex Coffee ilianza kujaribu njia nyingine za kutumia ChatGPT Business.
- Utafiti wa upanuzi: Plex inapoendelea kukua, Cheng hutumia ChatGPT Business kutathmini maeneo mapya: “Ninatumia zana za utafiti wa kina kufanya makadirio ya uwezekano wa mapato kulingana na idadi ya wateja kwa muda.”
- Kuelewa mabadiliko ya mahitaji: Ikiwa kuna siku au wiki iliyo tulivu sana au yenye shughuli nyingi sana, “Kwa kawaida ChatGPT hutoa maelezo ya kina, kama vile ni wanafunzi wangapi wanaoondoka, au ni matukio gani yanayotokea wiki hiyo. Ni jambo la thamani sana kuelewa mifumo ya mahitaji papo hapo na kwa kina zaidi.” Cheng anasema.
- Kufanya maagizo ya ugavi kuwa ya kiotomatiki: Kuweka maagizo kwa wauzaji huchukua muda, kwa sababu kila mmoja ana mifumo na taratibu tofauti za kazi. Ili kutatua hilo, Plex “inajaribu kuagiza moja kwa moja kutoka kwa wasambazaji wetu kupitia wakala,” anasema Cheng. Kwa msururu wa biashara wa miji mingi, hili huenda likapunguza kazi za usimamizi zinazojirudia na kuhakikisha bidhaa zinapatikana kila wakati.
- Muda wa kujiunga kwenye mfumo umepunguzwa kutoka wiki hadi siku
- Jumbe za WhatsApp kuhusu maswali ya kiutendaji zilipungua kwa zaidi ya asilimia 50
- Wasimamizi wa maduka walipata tena muda wa kuzingatia ushiriki wa jamii
- Mafunzo ya haraka na thabiti zaidi katika maeneo mbalimbali
- Mwonekano ulioboreshwa wa mitindo ya mahitaji na upangaji wa upanuzi
Kwa Cheng, kupokea AI kunaifanya Plex Coffee kuwa imara zaidi na yenye uwezo wa kuendana na mabadiliko.
“Kwa kujumuisha AI katika michakato yetu ya kila siku tayari sasa, tunafahamu zaidi maendeleo yanayoendelea kutokea. Haijalishi uko katika sekta gani, kuna manufaa mengi ya kupatikana kutokana na hilo.”
Ikiwa na mipango ya kupanuka hadi kufikia mikahawa 10 ya kahawa huku ikiendelea kuweka shughuli zake ziwe rahisi, Plex Coffee inaona ChatGPT Business kama mshirika muhimu katika kukuza biashara. Lakini zaidi ya ufanisi pekee, AI inatengeneza nafasi ili upande wa kibinadamu wa ukarimu ustawi—wahudumu wa kahawa wakitumia muda na wageni, kueneza hisia nzuri, na kudumisha uzoefu wa mkahawa kuwa wa kibinafsi hata kampuni inavyoendelea kukua.
