Jinsi HSP GRUPPE inavyojenga uwezo wa AI kwa ushauri wa kodi

Takwimu za matumizi katika simulizi hili zinahusu eneokazi la pamoja la ChatGPT Enterprise linalotumiwa na HSP GRUPPE na Kanzleipakt, likijumuisha makundi 81 ya shirika. HSP GRUPPE yenyewe ni mtandao wa kampuni za ushauri wa kodi, ukaguzi wa hesabu na sheria ambazo zinajitegemea kisheria.

Kwa zaidi ya miongo miwili, HSP GRUPPE⁠(fungua katika dirisha jipya) imeendelea kuwekeza katika kuweka kidijitali na kusawazisha michakato ya kampuni za kitaalamu. Muda mrefu kabla ya AI zalishi, mtandao huu wa kampuni ulisawazisha michakato, ukajumuisha usimamizi wa ubora na kukuza utamaduni wa uboreshaji endelevu katika mtandao mzima.

ChatGPT ilipojitokeza, HSP iliona zaidi ya zana nyingine ya kuongeza tija. Iliona fursa ya kutafakari upya jinsi kazi za kitaalamu zingeweza kubadilika.

Badala ya kuuliza jinsi AI ingewasaidia wafanyakazi kuandika barua pepe kwa haraka au kufupisha hati, viongozi waliuliza swali pana zaidi: Nini hutokea AI inapokuwa sehemu ya muundo wa uendeshaji wa kampuni ya huduma za kitaalamu?

Maono hayo yaliifanya HSP kujumuisha ChatGPT Enterprise katika ushauri wa kodi, utafiti wa kisheria, mawasiliano na wateja, uchambuzi wa fedha na ushirikishanaji wa maarifa katika mtandao mzima wa kampuni.

HSP iliichukulia AI kama mabadiliko ya shirika, si utekelezaji wa programu tu.

Shirika lilianzisha ChatGPT Enterprise likitilia mkazo sana matumizi, utawala na ujifunzaji endelevu. Mijadala ya kila mwezi kuhusu AI iliwapa wafanyakazi nafasi ya kushiriki mifano halisi ya matumizi na kujifunza kutoka kwa wenzao. Vipengele vya usalama vya ChatGPT Enterprise vinatoa msingi muhimu wa kiufundi, huku matumizi ya taarifa zinazohusu wateja yakidhibitiwa na masharti ya ndani ya HSP kuhusu ulinzi wa data, usiri na utawala. Ukaguzi wa kitaalamu na wajibu wa mwisho daima hubaki kwa mtaalamu husika wa kodi, sheria au uhasibu.

Lengo halikuwa tu kuhimiza majaribio. Lilikuwa kujenga uwezo wa shirika ambao ungeweza kupanuliwa.

Kama Carsten Schulz anavyosema: “Watu huniuliza kipengele gani cha AI ninachokipenda zaidi. Sijibu swali hilo kamwe. Vipengele mahususi si muhimu. Ukishaelewa jinsi kila kitu kinavyoungana, AI hufungua mlango wa ulimwengu mpya kabisa.”

Katika mtandao mzima wa kampuni, wataalamu waligundua haraka njia mpya za kutumia AI katika kazi zao za kila siku, huku shirika likianza pia kusawazisha mifano ya matumizi iliyofanikiwa na kuibadilisha kuwa Mawakala maalum. Mfano mmoja ni Mawasiliano na Wateja kwa AI, Wakala wa pamoja unaosaidia kuandaa rasimu za kwanza, muundo, uwazi na lugha thabiti zaidi inayomlenga mteja. Ukaguzi wa kitaalamu na wajibu wa mwisho hubaki kwa mtaalamu husika wa kodi, sheria au uhasibu. Mfano mwingine ni Msaidizi wa Uwekaji Hesabu SKR03 & SKR04, anayesaidia kuandaa na kuainisha maswali mahususi ya uwekaji hesabu. Uamuzi wa mwisho wa kitaalamu hubaki kwa mfanyakazi. Kwa pamoja, Mawakala hawa wa pamoja hupunguza kazi zinazojirudia na kuwezesha kila mfanyakazi kufikia mbinu bora—si wataalamu wa AI pekee.

Kisha wataalamu hutumia misingi hiyo kuendeleza kazi zao wenyewe. Mshirika Msimamizi Frank Heibel hutumia ChatGPT kama mshirika wa kiufundi wa kujadiliana naye ili kutatua masuala tata ya kodi na kuboresha mawasiliano na wateja. “ChatGPT imekuwa mshirika halisi wa kujadiliana naye. Inabadilisha kabisa kiwango ambacho unaweza kufanyia kazi,” anasema.

Mshirika Magdalene Posnak alipunguza muda wa kutathmini vitega uchumi vingi vya mali isiyohamishika kutoka saa tisa hadi takribani saa mbili, hivyo kupata muda zaidi wa kuwashauri wateja. Mkurugenzi Mtendaji Marco Sell hutumia dashibodi zinazoendeshwa na AI kuwasaidia wateja kuchunguza pamoja hali mbalimbali za kifedha wakati wa mikutano, huku wakili na mshauri wa kodi Jan-Henrik Leifelt akitumia ChatGPT kuimarisha—wala si kuchukua nafasi ya—uamuzi wake wa kitaalamu.

Jambo linalowaunganisha ni rahisi: muda mchache wa kuandaa taarifa na muda mwingi zaidi wa kutumia utaalamu.

HSP tayari inajiandaa kwa awamu inayofuata ya safari yake ya AI kwa kutumia ChatGPT Work.

Wiki chache tu baada ya kupata ufikiaji, shirika lilianza kujaribu jukwaa hilo na kikundi kidogo cha wasanidi na wasimamizi kabla ya kulipanua katika eneokazi lote. Lengo ni kuelewa jinsi AI ya kiwakala inavyoweza kuendesha kiotomatiki mitiririko tata ya kazi kwa usalama, huku ikisawazisha utawala, ubora na gharama kabla ya utekelezaji mpana.

Kwa HSP, manufaa ya kiuchumi hayahusu kupunguza idadi ya wafanyakazi. Kampuni katika mtandao tayari zinafanya kazi kwa uwezo wao wote na zina mrundiko mkubwa wa kazi. Kwa hiyo, muda unaookolewa kwa ChatGPT unaweza kuelekezwa kwenye kazi zaidi za wateja, kukamilisha kazi kwa muda mfupi, kuongeza uwezo wa kutoa ushauri na kuimarisha huduma kwa wateja.

Kwa Schulz, fursa si tu kuwasaidia watu kukamilisha kazi zilizopo kwa haraka zaidi. Ni kubuni upya mtiririko wenyewe wa kazi.

Anatoa uhasibu wa mwisho wa mwaka kama mfano. Leo, wahasibu mara nyingi hugundua taarifa zinazokosekana wanapoanza tu kuandaa hesabu za mwaka, miezi kadhaa baada ya uwekaji hesabu kukamilika. HSP inachunguza jinsi ChatGPT Work inavyoweza kukagua uwekaji hesabu kila wakati, kutambua taarifa zinazokosekana mwaka mzima na kuwaomba wateja hati mapema—ili sehemu kubwa ya maandalizi iwe imekamilika kabla hata mhasibu hajafungua faili.

Mabadiliko hayo—kutoka AI inayowasaidia watu hadi AI inayoratibu kazi katika michakato yote—yanawakilisha hatua inayofuata ya mabadiliko ya HSP.

• Ilifikia matumizi hai ya kila wiki ya 84%, ikiwa na watumiaji hai 755 kila wiki na watumiaji 913 wa kipekee katika miezi sita (Februari 1 hadi Julai 14, 2026).
• Katika kipindi kilichotathminiwa kuanzia Februari 1 hadi Julai 14, 2026, watumiaji walibadilishana zaidi ya jumbe 500,000 na ChatGPT.
• Asilimia 98.6 ya wafanyakazi waliohojiwa waliripoti tija kubwa zaidi, huku 84.6% wakiripoti kuboreshwa kwa ubora wa kazi.
• Asilimia 95.9 ya waliojibu waliripoti kuokoa muda kila wiki; 63.5% waliokoa angalau saa mbili kwa wiki, na 25.7% waliokoa angalau saa tano. HSP tayari inaona kiashirio cha mapema cha utendaji katika upangaji wake wa uwezo wa kila mwaka, huku wataalamu wakipanga kazi nyingi zaidi kuliko miaka iliyopita kwa sababu wafanyakazi wanatambua uwezo wa ziada unaotokana na kazi inayosaidiwa na AI. Shirika linatarajia kutathmini athari kamili za kifedha baadaye mwaka huu.
• Asilimia 79.7 waliripoti huduma bora kwa wateja na 78.1% waliripoti kuridhika zaidi na kazi.
• Makadirio ya ndani yaliyowekwa kwa tahadhari yanakadiria takribani saa 40,000 za uwezo wa ziada kwa mwaka. Takribani saa 28,000 zinaweza kutumika kwa kazi zenye tija za wataalamu ambazo kwa kawaida hutozwa, huku takribani saa 12,000 zikitumika kwa utawala, huduma kwa wateja na usaidizi. Kwa kuzingatia viwango vya saa vya tahadhari, HSP inakadiria uwezekano wa kinadharia wa mapato ya kila mwaka wa takribani €3.8 milioni. Haya ni makadirio ya uwezo—si mapato yaliyopatikana au yaliyohakikishwa.

• Ichukulie AI kama uwezo wa shirika, si zana ya mtu binafsi. Panua majaribio yaliyofanikiwa yawe mitiririko ya kazi inayoweza kurudiwa na kunufaisha kila mtu.
• Wekeza kwanza katika misingi ya uendeshaji. Michakato thabiti, utawala na mifumo ya ubora huharakisha matumizi ya AI.
• Jenga utamaduni wa ujifunzaji endelevu. Mijadala ya mara kwa mara kuhusu AI ilisaidia mawazo yaliyofanikiwa kuenea haraka katika shirika lote.
• Buni upya mitiririko ya kazi—si majukumu pekee. Thamani kubwa zaidi hutokana na kutafakari upya michakato yote kuanzia mwanzo hadi mwisho, badala ya kuendesha shughuli moja moja kiotomatiki.
• Jenga AI kuzunguka uamuzi wa kitaalamu. Thamani kubwa zaidi hupatikana AI inapoimarisha utaalamu badala ya kuuchukua nafasi.

• Anza na matatizo ya biashara—si vipengele vya AI.
• Unda mijadala ya mara kwa mara ambapo wafanyakazi wanaweza kushiriki mifano ya matumizi iliyofanikiwa baina ya timu.
• Waunganishe wataalamu wa AI na wataalamu wa nyanja husika ili kubadili majaribio yaliyofanikiwa kuwa mitiririko ya kazi inayoweza kupanuliwa.
• Jaribu uwezo mpya na vikundi vidogo kabla ya kuupanua katika shirika lote.
• Pima matumizi na athari kwa biashara—si utekelezaji pekee—ili kuelewa AI inapozalisha thamani halisi.

HSP inaamini manufaa yake makubwa zaidi kutoka kwa AI bado yako mbele.

Kwa kushirikiana na Kanzleipakt, HSP GRUPPE inapanga kuanzisha timu ya pamoja inayolenga DATEV ya AI, michakato ya kampuni na maendeleo, ili kutathmini majaribio yaliyofanikiwa yaliyofanywa katika vitengo mbalimbali na kuyabadilisha kuwa mitiririko elekezi ya kazi iliyoandikwa na inayoweza kupanuliwa. ChatGPT Work na uwezo wa kiwakala zinapoendelea kukomaa, HSP inapanga kuvuka hatua ya kuwasaidia wataalamu mmoja mmoja na kuanza kuendesha kiotomatiki mitiririko yote ya kazi inayowasaidia mapema wafanyakazi na wateja.

Kwa Schulz, fursa ya muda mrefu inaenda mbali zaidi ya HSP yenyewe. Anaamini AI inaweza kuimarisha—wala si kupunguza—jukumu la wataalamu wanaoaminika kwa kuwawezesha kutumia muda zaidi kufanya maamuzi, kutatua matatizo tata na kujenga uhusiano na wateja.