Zenken skapar ett effektivt säljteam med ChatGPT Enterprise

Zenken kombinerar GPT‑5, anpassade GPT:er, bildgenerering och de senaste OpenAI-modellerna och -verktygen för att ta sina båda kärnverksamheter – webbmarknadsföring och den snabbt växande internationella HR-verksamheten – till nästa nivå. Som ett av de första företagen i Japan som har implementerat ChatGPT Enterprise i hela organisationen tillämpar Zenken en AI first-strategi och ser tydliga affärsmässiga effekter.

Idag rapporterar Zenken:

• Över 90 % använder ChatGPT Enterprise aktivt varje vecka
• Genomsnittlig tidsbesparing på 30–50 % för kunskapsuppgifter
• 5–15 extra timmar per anställd per månad som istället investeras i arbete med högre mervärde
• 50 miljoner yen i årliga besparingar på outsourcingkostnader jämfört med föregående år

Innan Zenken implementerade ChatGPT Enterprise förlitade sig företaget på manuella processer för en rad olika kunskapsuppgifter. Anställda ägnade mycket tid åt research, sammanfattning, översättning och innehållsskapande. Teamen hade också långa förberedelsetider inför kundmöten, vilket minskade antalet kundsamtal och kvaliteten på dem.

För att ta itu med dessa problem beslutade Zenken att införa AI på ett strukturerat och säkert sätt. Yuji Okada, chef för avdelningen Corporate Planning inom administrationen, förklarar att han vid utvärderingen av möjliga lösningar ”fokuserade på tolv nödvändiga funktioner för vårt företag, som säkerhet och avancerat stöd för komplexa tankeprocesser”. Han minns att ”ChatGPT Enterprise var den enda lösningen som uppfyllde alla dessa krav”. Han påpekar följande: ”Eftersom vi hanterar kunduppgifter och känslig intern information är det absolut nödvändigt att förhindra dataläckage. ChatGPT Enterprise garanterar att våra data inte används för att träna sin AI. Den här säkerhetsfunktionen gav oss förtroendet att behandla konfidentiella uppgifter på ett säkert sätt.”

Tillgången till resonemangsmodeller var också en avgörande orsak till att välja ChatGPT Enterprise. I Zenkens kärnverksamhet inom webbmarknadsföring måste teamen noggrant analysera kundernas affärsutmaningar och föreslå strategiska lösningar. Den resonemangsbaserade modellen som OpenAI släppte 2024 erbjuder det avancerade stöd för komplexa tankeprocesser som Zenken var ute efter och den har ytterligare ökat företagets AI-användning. Okada förklarar: ”Den resonemangsbaserade modellen går längre än att bara tillhandahålla information och erbjuder stöd vid beslutsfattande på ledningsnivå inom områden som marknadsanalys, konkurrensstrategi och utvärdering av nya affärsmöjligheter.”

Idag förbättrar den resonemangsbaserade modellen kvaliteten på den strategiska planeringen och analysen inom teamen och används även för att undersöka Zenkens egna ledningsfrågor och nya utmaningar ur ett strategiskt perspektiv. Det har blivit en viktig drivkraft för Zenkens affärstillväxt.

Effekten av ChatGPT Enterprise syns särskilt inom försäljningen. Innan säljteamet började använda ChatGPT Enterprise var de tvungna att lägga mycket tid på förberedande arbete, som att analysera potentiella kunder, utarbeta förslag och skriva säljmejl. Okada tänker tillbaka: ”Redan innan vi kunde ens tänka på sätt att nå ut till fler kunder förlorade våra medarbetare redan mycket tid på förberedelser. Eftersom de var tvungna att svara på förfrågningar och ta fram förslag var den tid de faktiskt kunde spendera med kunderna begränsad, och ibland missade vi möjligheter.” Att skriva varje enskilt e-postmeddelande tog också tid, vilket satte en naturlig övre gräns för hur många potentiella kunder en säljare kunde nå på en dag.

Genom att införa ChatGPT Enterprise i hela företaget har Zenken kraftigt förbättrat kvaliteten på sina försäljningsaktiviteter. Tabellen nedan jämför försäljningsprocessen före och efter ChatGPT för varje fas.

Detta har resulterat i en tydlig ökning av Zenkens försäljning:

• Förslag som klarar den första bedömningen har ökat med 15–20 %
• Vinstfrekvensen för nya affärer ökade med 5–10 %
• Godkännandegraden för slutgiltiga förslag har ökat med cirka 30 %

”ChatGPT hjälper oss att lägga mindre tid på research och förberedelser, samtidigt som det gör våra samtal med kunderna smidigare”, säger Okada.

ChatGPT Enterprise har också blivit avgörande för Zenkens snabbt växande utländska HR-verksamhet. Eftersom de flesta medarbetarna har japanska som modersmål var företaget tidigare tvunget att lägga mycket tid och pengar på att översätta jobbannonser, kontrakt och andra dokument för utländska kandidater. Okada tänker tillbaka: ”När vi behövde kommunicera på flera språk, däribland engelska, lyckades konventionella översättningsverktyg ofta inte förmedla rätt sammanhang och nyanser, vilket gjorde internationell kommunikation till en stor utmaning.”

Efter implementeringen av ChatGPT Enterprise kunde teamet översätta många olika typer av dokument till engelska och andra språk med hög precision. Detta gjorde det möjligt för dem att sänka kostnaderna för outsourcing och översätta betydligt snabbare. ”Trots att vi är ett mindre team har vi lyckats öka omsättningen för organisationen”, säger Okada.

Medarbetarna använder ChatGPT även på andra språk än engelska för att samla in information från nyhetssajter, tekniska artiklar och andra källor som är viktiga för företaget. Det gör det enklare att skapa nya tjänster och företagsinitiativ med global expansion i åtanke. Mer än någonsin ger det Zenken-medarbetarna möjlighet att engagera sig i gränsöverskridande arbete.

ChatGPT Enterprise förändrar hur det dagliga arbetet utförs på Zenken. Idag använder teamen ChatGPT för att på några minuter skapa första versioner av försäljningsmejl, förslag, marknadsföringsmaterial och interna dokument. Detta har ungefär fördubblat den totala produktiviteten i hela organisationen. Arbete som tidigare outsourcades utförs nu allt oftare internt, vilket har minskat de årliga outsourcingkostnaderna med cirka 50 miljoner yen och förbättrat marginalerna. ”Istället för att fastna i repetitiva uppgifter har medarbetarna i hela företaget nu mer tid att fokusera på innehållet i sina förslag”, säger Okada.

ChatGPT Enterprise är också mycket populärt på individnivå. Den veckovisa aktiva användningen av ChatGPT Enterprise överstiger 90 %, och anställda skickar i genomsnitt cirka 900 meddelanden per person varje månad. ”Det har blivit en självklarhet för oss att först vända oss till ChatGPT”, förklarar Okada. ”Vi använder ChatGPT för att utveckla en första hypotes och diskuterar sedan den med våra chefer eller kollegor. ”Att arbeta på detta sätt har drastiskt minskat tiden som medarbetarna känner att de har fastnat innan de pratar med andra eller går vidare.”

För Zenken är ChatGPT Enterprise mer än bara ett verktyg. Enligt Okada har det blivit en partner som förändrar hur medarbetarna tänker och arbetar. Företaget ser nu ChatGPT Enterprise som en central plattform som understöder allt från daglig effektivitet och strategisk planering till kompetensutveckling och, i slutändan, en omvandling av hela företaget.